Projektmanagement

2. Die Projektpräsentation: Der große Auftritt wird inszeniert

Das Podium ist eine unbarmherzige Sache. Da steht der Mensch nackter als im Sonnenbad.

KURT TUCHOLSKY, 1890–1935,
DEUTSCHER SCHRIFTSTELLER

Kennen Sie diese gemischten Gefühle? Sie sind einerseits froh und stolz, und gleichzeitig haben Sie ein großes Unbehagen im Bauch. Der Grund dafür könnte ungefähr so aussehen: Seit langem versucht Ihr Unternehmen, einen Auftrag bei einem wichtigen Kunden zu gewinnen. Und jetzt stehen Sie fast vor dem Ziel. Ihr Chef hat Ihnen gerade folgende E-Mail vorgelesen:

Wir haben Ihr Angebot geprüft und freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie mit zwei anderen Projektvorschlägen in die engere Auswahl gekommen sind. Wir bitten Sie, unserem Vorstand Ihren Vorschlag zu präsentieren. Dazu schlagen wir einen Termin innerhalb der nächsten 14 Tage vor.

Das Projekt verkaufen

Die erste Hürde ist damit also geschafft. Jetzt richten sich alle Augen auf Sie. Das Unternehmen verbindet viele Hoffnungen mit dem Auftrag. Es wäre ein guter Einstieg bei dem neuen Kunden. Ihr Chef würde damit ein für die Auslastung der Abteilung wichtiges Projekt gewinnen. Viele Mitarbeiter könnten mit diesem Projekt motiviert werden, da sie neue und interessante Aufgaben übernehmen könnten. Und was ist für Sie drin? Sie würden Projektleiter in einer höheren Projektkategorie. Und das bedeutet in Ihrem Unternehmen mit Sicherheit einen Karrieresprung.

Aber gleichzeitig haben Sie, wie vor jeder Präsentation – ja, jetzt erst recht –, ein schwummriges Gefühl im Magen. Sie fragen sich:

? Wird es mir gelingen, dem Vorstand die richtigen Inhalte im treffenden Ton zu vermitteln?

? Welche Argumentationslogik kann den Vorstand von unserem Vorschlag überzeugen?

? Mit welcher Story kann ich das Projekt verkaufen?

? Wie kann ich verhindern, dass ich mein übliches Lampenfieber bekomme?

? Und wie bekomme ich die vielen Details in den Griff, damit ja nichts schief geht?

Projekte müssen „verkauft“ werden

Lösungen verkaufen

Der Projektleiter hat eine der Schlüsselfunktionen in der Beziehung zum Auftraggeber. Er repräsentiert das Projekt fachlich und ist damit auch immer dann gefragt, wenn dieses beim Kunden vorgestellt und verkauft werden soll. Im Projektgeschäft werden aber keine Produkte verkauft, sondern Lösungen. Den Unterschied demonstrierte für mich einmal ein Referent in einem Vortrag sehr deutlich:

Er brachte eine Bohrmaschine mit und ein Bild mit einem Bilderhaken. Er fragte die Teilnehmer: „Sie möchten das Bild hier im Seminarraum aufhängen. Würden Sie hierzu die Bohrmaschine kaufen?“ Dabei hielt er die Bohrmaschine anpreisend in die Luft. Ein Teilnehmer sagte spontan, er würde den Referenten bitten, ihm das Loch mit seiner Bohrmaschine zu bohren. Das wäre bestimmt billiger.

Das Beispiel macht mir Folgendes deutlich: Im Projektgeschäft verkaufen wir nicht die Bohrmaschine, sondern das Loch in der Wand. Es werden Lösungen verkauft, die dem Kunden kompetent erklärt werden müssen. Und da es sich um immer neue Lösungen handelt, müssen sie von demjenigen erklärt werden, der diese Lösungen entwickelt. Das ist der Projektleiter. Er ist durch seine Sachkenntnis derjenige, der dem Kunden am besten erklären kann, was für ihn die optimale Lösung sein könnte.

Immer wieder präsentieren

In den 1970er- und 1980er-Jahren hat sich – vor allem im Umfeld von Verkaufstrainings – die Präsentation zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel entwickelt. Im Projektalltag ist sie das Instrument, mit dem der Projektleiter den unterschiedlichen Anspruchsgruppen das Projekt erklärt und für das Projekt wirbt. Man spricht zu Recht davon, dass der Projektleiter sein Projekt

„verkaufen“ muss. Präsentationen erfüllen vor allem die folgenden drei Funktionen:

? In der Vorphase von Projekten wird mit Präsentationen für das Projekt geworben.

? Während des Projektverlaufs wird mit ihnen der Fortschritt des Projekts dargestellt.

? Während der Umsetzung sind sie schließlich eine wichtiges Instrument für die Information und Schulung derjenigen, die das Ergebnis des Projektes nutzen sollen.

Die Präsentation muss dem Zuhörer gefallen, nicht dem Referenten

Niemand wird von sich behaupten, dass er nach einer Präsentation alle gezeigten Folien behalten hat. Meist sind es nur drei oder vier Charts, die im Gedächtnis bleiben. Die Kunst des Referenten ist es, die Präsentation so zu gestalten, dass die Charts mit den Kernbotschaften beim Zuhörer hängen bleiben. Denn in einer Präsentation werden nicht nur Zahlen, Daten und Fakten vermittelt, sondern vor allem auch eine Botschaft.

Präsentationen sind eine eigenständige Form der Kommunikation, bei der die bildhafte Darstellung (die Visualisierung) und die sprachliche Erklärung (der Vortrag) zu einer Einheit verschmelzen. Eine Präsentation ist gelungen, wenn Wort und Bild sich gegenseitig ergänzen und sich dadurch die Verständlichkeit für die Teilnehmer um ein Vielfaches erhöht.

Inhalt und Form

Empirische Untersuchungen haben ergeben, dass die Wirkung von Präsentationen nur zu 7 Prozent auf dem Inhalt beruht. Dies zeigt, dass die Wirkung ganz entscheidend von der Art und Weise abhängt, wie der Inhalt vermittelt wird. Eine professionelle Präsentation verlangt deshalb vom Projektleiter, dass er sich auf die Zielgruppe einstellt, sein Anliegen verständlich darstellen kann und auf Fragen kompetente Antworten hat. Er muss rhetorische Fähigkeiten besitzen, visualisieren können und die Präsentationsmedien souverän beherrschen.

Professionell präsentieren

Professionell präsentieren heißt nicht, seine Präsentation mit visuellen Effekten zu überfrachten, sondern seine Fachexpertise mit Präsentationstechniken optimal zu unterstützen. Schließlich entscheiden Präsentationen oft darüber, ob ein Auftrag überhaupt akquiriert oder ein Projekt fortgeführt werden kann. Es steht also einiges auf dem Spiel.

Eine Präsentation als solche ist nie gut oder schlecht. Sie ist vielmehr entweder angemessen oder geht an den Bedürfnissen der Zuhörer vorbei. Dabei kann auch eine technisch perfekt gestaltete Präsentation die Interessen und Bedürfnisse der Zuhörer verfehlen, während andererseits eine sehr spontane, improvisierte Präsentation genau das Richtige sein kann. Bei der Präsentation steht immer der Zuhörer, der Adressat der Präsentation, im Vordergrund. Der Projektleiter darf sich beim Präsentieren also nicht dazu verleiten lassen, die Darstellung des Projektes allein aus seiner fachlichen Logik heraus abzuleiten. Er muss sich vielmehr in die Logik und Denkweise der Zuhörer hineinversetzen.

Wort und Bild: zwei Seiten einer Botschaft

Unbewusste Informationsaufnahme

Mit Ihrer Präsentation wollen Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörer gewinnen. Diese sollen sich vollkommen auf das Thema einstellen, das Sie präsentieren. Dabei spielen Bilder und emotionale Effekte eine wesentliche Rolle. Der Grund dafür liegt im Aufbau unseres Gehirns: Das Gehirn hat zwei unterschiedlich arbeitende Bereiche – die linke Gehirnhälfte, die hauptsächlich für das Logische und Sprachliche, und die rechte Gehirnhälfte, die hauptsächlich für das Bildhafte und Emotionale zuständig ist. Beide Gehirnhälften nehmen Informationen unabhängig voneinander auf, und beide können auch unabhängig voneinander arbeiten. Gedächtniskünstler nutzen diese Fähigkeit, um sich Begriffe zu merken. Sie speichern für jeden Begriff ein Bild und dazu ein Bild für eine Zahl. Die rechte Gehirnhälfte behält dann die Doppelbilder.

Linke und rechte Gehirnhälfte

Jede der Gehirnhälften erfüllt eine eigenständige Funktion: Die linke Gehirnhälfte denkt in Worten. Dabei geht sie linear vor. Jeder Gedanke wird Schritt für Schritt abgearbeitet. Sie analysiert Dinge und denkt wissenschaftlich, indem sie Gesetzmäßigkeiten erkennt, Regeln ableitet und Modelle entwickelt. Sie gibt jedem Ding in der Realität einen Namen. Damit klassifiziert sie die Welt. Die linke Gehirnhälfte arbeitet exakt, detailliert und konzentriert, und alle Denkoperationen sind voraussagbar. Sie ist für Planung und Kontrolle zuständig. Mit ihr definieren wir Ziele und Kriterien, die mit harten Fakten überprüft werden. In der linken Gehirnhälfte befindet sich zudem das Sprachzentrum.

Die rechte...