Grundlagen des Projektmanagements

2 Erfolgsfaktor Projektmanagement

Gäbe es keine Projekte, so müsste man sie erfinden. Denn viele Aufgaben, die ein Unternehmen heute zu erledigen hat, müssen schnell und flexibel durchgeführt und innerhalb einer vorgegebenen Zeit beendet werden. In einer Linienorganisation mit hierarchisch gegliedertem System gibt es jedoch wenig Flexibilität auf jeder Ebene. Projekte gibt es also gerade deswegen, weil die klassische Organisationsform der Hierarchie für diese zeitlich begrenzten Aufgaben nicht oder nicht so gut geeignet ist.

Wie schon erwähnt, wird in Projekten anders gearbeitet als in der Linie. Projekte haben ihre eigenen Prozesse und Regeln. Projektleiter brauchen dafür ein spezielles Wissen, besondere Fähigkeiten und eigens für das Projektmanagement entwickelte Werkzeuge.

In diesem Kapitel erhalten Sie Antworten auf die folgenden Fragen:

• Warum braucht man Projektmanagement?
• Wie hängen Projekte mit der Organisation des Unternehmens zusammen?
• Wie laufen Projekte normalerweise ab?

Linienorganisation und Projektarbeit

Der Turmbau zu Babel, die Pyramiden in Ägypten und die Entdeckung Amerikas sind Beispiele für große Projekte in der Menschheitsgeschichte. Sie wurden durchgeführt, ohne dass es dafür ein ausgefeiltes Projektmanagement gab. Erst im 20. Jahrhundert wurden die Erfahrungen bei der Durchführung solcher Vorhaben wissenschaftlich untersucht und bisher informelle Verfahren systematisiert und als Methoden beschrieben. Das Manhattan Engineering District Project von 1941, mit dem die erste Atombombe entwickelt wurde, und das Apollo-Projekt der NASA waren die ersten nach den Prinzipien des modernen Projektmanagements durchgeführten Projekte.

Das Gegenstück zur Projektarbeit ist die klassische Linienorganisation: Diese hat dort ihre Bedeutung, wo Dienstleistungen und Produkte nach immer gleichen Regeln und Verfahren erbracht oder erstellt werden. Immer dann, wenn ein Produkt nur einmal erzeugt oder eine Dienstleistung nur einmal erbracht wird, müssen für diesen Einzelfall die Regeln und Verfahren jedes Mal neu beschrieben werden. Und genau dafür gibt es Projektmanagement.

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, mit dem ein einmaliges Produkt, eine einmalige Dienstleistung oder ein einmaliges Ergebnis geschaffen wird.

Gründe für Projektmanagement

Die folgenden Gründe sind dafür verantwortlich, dass Projekte in Unternehmen, aber auch in öffentlichen Verwaltungen eine immer größere Bedeutung gewinnen:

• Kunden brauchen immer mehr auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Dienstleistungen und Produkte. Damit werden immer mehr Einzelfertigungen notwendig.
• Produktzyklen verkürzen sich. Damit werden immer mehr Klein- und Kleinstserienfertigungen erforderlich.
• Die Anforderungen an Software werden immer spezieller und damit steigt die Bedeutung von Softwareprodukten, die auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten sind.
• Organisationsveränderungen nehmen zu und diese werden immer öfter als Projekt geplant und durchgeführt.

Projektmerkmale

An Projekten können wenige Personen beteiligt sein oder Tausende. Sie können Tage dauern oder Jahre. Sie können eine Abteilung betreffen oder mehrere Unternehmen umfassen. Unabhängig davon folgen sie immer der gleichen Logik. Sie haben typische Eigenschaften, die sie von den Aufgaben unterscheiden, die innerhalb der Linienorganisation wahrgenommen werden. Projekte sind auf ein Projektziel ausgerichtet. Während der Betrieb immer weiterläuft, ist das Projekt beendet, wenn das Ziel erreicht ist.

So stellen Sie fest, ob ein Vorhaben ein Projekt ist:

• Zeitliche Befristung: Ein Projekt hat einen definierten Anfang, aber auch ein definiertes Ende.
• Zielvorgabe: Mit dem Projekt soll ein Ziel erreicht werden. Dieses muss sich mit den Zielen der Organisation decken, in der es durchgeführt wird.
• Einmaligkeit: Die in einem Projekt durchzuführenden Aufgaben müssen einmalig oder neuartig sein.
• Komplexität: Ein Projekt besteht aus einer Vielzahl voneinander abhängigen Teilaufgaben.
• Disziplinübergreifend: An der Durchführung sind mehrere unterschiedliche Fachgebiete beteiligt, die in der Regel durch Mitarbeiter verschiedener Abteilungen vertreten werden.
• Projektspezifische Organisation: Die Organisation eines Projekts wird für jedes Projekt neu definiert und orientiert sich an den Anforderungen der Projektaufgabe.
• Unsicherheit und Risiko: Aufgrund der Einmaligkeit und der Rahmenbedingungen des Projekts ist die Durchführung immer mit Unsicherheiten verbunden, da nicht alle möglichen Ereignisse, die den Projekterfolg gefährden können, bekannt sind.

Typische Projekte sind die Entwicklung eines neuen Produkts, die Errichtung eines Gebäudes, Veränderungen in der Struktur einer Organisation, die Einführung neuer Prozesse, die Entwicklung eines Informationssystems oder die Durchführung einer Kampagne.

Projekte in die Unternehmenskultur einbinden

Ein Projekt funktioniert aber nur dann gut, wenn das Unternehmen auf Projektarbeit eingestellt ist. Projekte brauchen in der Organisation einen Freiraum, in dem sich die ihnen eigene Organisation entfalten kann. Erfolgreich sind Unternehmen mit Projektarbeit dann, wenn diese, wie die Linienarbeit, ein fester Bestandteil der Unternehmensorganisation, der Prozesse und der Unternehmenskultur ist.

Projektmanagementdreieck

Das "Magische Dreieck" des Projektmanagements in Abbildung 1 ist die symbolische Darstellung der drei zentralen Punkte, die ein Projekt kennzeichnen. Sie sind gleichzeitig auch die drei größten Risikofaktoren im Projekt. Dies sind:

• der Termin, bis zu dem das Projektziel erreicht sein muss.
• die Kosten, die für die Bearbeitung der Projektaufgabe maximal eingesetzt werden können. Dazu gehören Finanzmittel, Arbeitskräfte und andere Ressourcen.
• der Inhalt und der Umfang, welche durch das Projektziel beschrieben werden.

Abbildung 1: Zeit, Kosten sowie Inhalt und Umfang eines Projekts müssen in einem ausgewogenen Verhältnis stehen.

Diese drei Inhalte werden an die Ecken eines gleichseitigen Dreiecks gesetzt. Es stellt eine zentrale Grundaussage des Projektmanagements dar: Wenn die Fläche des Dreiecks gleich bleiben soll, dann kann eine Ecke nur dann verändert werden, wenn gleichzeitig auch mindestens eine der anderen Ecken verändert wird. Das Dreieck ist somit ein Symbol des Projektmanagements. Projekte müssen zu einem geplanten Termin beendet sein. Davon hängen die Anzahl der Mitarbeiter, die dafür erforderlich sind, aber auch Inhalt und Umfang des Projekts ab. Steht aber die Qualität des Projekts an erster Stelle, muss eventuell der Termin hinausgeschoben oder Inhalt und Umfang des Projekts müssen verringert werden, wenn man feststellt, dass die geplante Zeit nicht ausreicht.

Grenzen und Handlungsspielräume für das Projekt

Wichtige Faktoren bei Projektarbeit

Projekte werden nicht auf der "grünen Wiese" durchgeführt. Sie sind eingebettet in eine größere Organisation, ein Unternehmen, einen Verein oder eine Regierungsbehörde. Diese Organisationen beeinflussen das Projekt. In einer Organisation, die viele Regeln für die Durchführung von Projekten hat, werden Sie Ihr Projekt anders managen, als wenn Sie einer Organisation angehören, die Projekten vollkommen freien Lauf lässt. Sie werden Ihr Projekt auch anders managen je nachdem, ob die Firmenkultur durch Kooperation oder eher durch gegenseitiges Misstrauen geprägt ist. Und wenn in der Organisation Projektarbeit ein hohes Ansehen genießt, werden Sie anders vorgehen, als wenn diese nur als ein zusätzliches Übel betrachtet wird.

Projektorganisation

Eine Projektorganisation muss drei Kriterien erfüllen:

• Sie ist eine zeitlich befristete Organisation. Sie besteht nur für die Dauer des Projekts und wird danach wieder aufgelöst.
• Die Projektmitglieder werden für die Dauer ihrer Projektaufgabe von der Linie freigestellt. Dabei ist ihre Stellung innerhalb des Projektteams unabhängig von ihrer Stellung in der Linienorganisation.
• Die Zusammensetzung des Projektteams kann sich während der Laufzeit des Projekts ändern.

Es gibt keine feste Regel, nach der Projekte in die Organisation eingebunden werden. Die Spannbreite reicht von einer fast reinen Linienorganisation, bei der Projekte eine Ausnahme darstellen, bis hin zu einer Organisation, die fast ausschließlich aus Projekten besteht. Die verschiedenen Formen, wie Projekte in einer Organisation eingebunden sein können, zeigt Abbildung 2.

Abbildung 2: Die Stellung der Projekte hängt von ihrer Einbindung in die Organisation ab.

Linienorganisation

Die klassische Linienorganisation ist eine Hierarchie, bei der jeder Mitarbeiter einen Vorgesetzten hat. An der Spitze steht die Unternehmensleitung und ihr sind Bereiche, Abteilungen und Teams untergeordnet. Auch in einer Linienorganisation gibt es Projekte. So kann beispielsweise ein Entwurf in der Konstruktionsabteilung als Projekt erarbeitet werden. Aber die Kommunikation mit den anderen Abteilungen erfolgt immer über die jeweiligen Abteilungsleiter.

Die Linienorganisation hat...