Controlling in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft

2 Kennzahlen

Im Umfeld des wirtschaftlichen Handelns, gleichgültig in welcher Form, in welcher Branche oder in welcher Größenklasse, existieren riesige Datenmengen. Mit jeder Entscheidung kommen neue Werte hinzu. Die Anzahl der für eine Entscheidung notwendigen Informationen ist so groß, dass diese Daten nicht alle detailliert berücksichtigt werden können. Um dennoch handlungsfähig zu bleiben, die Situation richtig einschätzen und die Entwicklung korrekt darstellen zu können, müssen die Daten komprimiert werden. Dazu setzt das Controlling definierte Kennzahlen ein, die von den entscheidenden Verantwortlichen für ihre Aufgaben genutzt werden können.

Hinweis: Datentreiber Digitalisierung

Daten entstehen in den Arbeitsprozessen. Werden diese manuell ausgeführt, werden nur die wichtigsten Daten aufgeschrieben und aufbewahrt. Mit steigender IT-Unterstützung wächst auch die Zahl der Informationen, die digital anfallen und gesammelt werden. Die Digitalisierung der Abläufe schafft riesige Datenmengen, die das Controlling nicht mehr manuell verarbeiten kann. Eigenes entwickelte Werkzeugen behandeln die Datenbestände vor, erst dann können sie genutzt werden. Im Grunde werden aus den Big Data die Informationen ausgesiebt und zu Kennzahlen verarbeitet, die wiederum zur Berechnung von weiteren Kennzahlen eingesetzt werden.

Kennzahlen sind nicht gleich Kennzahlen. Sie unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Komplexität. Einfach zu errechnen und zu verstehen sind Summenwerte, in denen selbst große Datenmengen zu einzelnen Zahlen zusammengefasst werden können. Die Berechnung von Durchschnitten als Kennzahlen ist etwas aufwändiger. Vor allem ist bereits bei dieser einfachen Kennzahl eine Definition zur exakten Bestimmung notwendig, da die Grundgesamtheit für die Durchschnitte erläutert werden muss. Andere Kennzahlen werden mit Hilfe sehr komplexer Formeln berechnet und sind daher mit hohem Aufwand verbunden. Beispiele dafür sind optimale Losgrößen, der Cashflow oder der ROI (Return on Investment).

2.1 Anforderungen an Kennzahlen

Damit Kennzahlen im unternehmerischen Handeln korrekt eingesetzt werden können, müssen sie verschiedenen Anforderungen genügen:

• Zweck: Kennzahlen sind für einen bestimmten Zweck entwickelt worden. Der gleiche Zweck einer Kennzahl kann allerdings, eingesetzt für unterschiedliche Aufgaben, zu unterschiedlichen Werten führen. So ist z. B. die Kennzahl »Umsatz« für die Beurteilung von einzelnen Wohnobjekten als Mieterlöse pro Objekt oder für die Beurteilung der Unternehmensleistung als Mieterlöse pro Monat unterschiedlich verwendbar.
• Definition: Kennzahlen sind immer exakt definiert. Dafür gibt es bewährte und allseits bekannte Definitionen aus der Betriebswirtschaftslehre, Formeln und Inhalten sind genau festgelegt. Werden unternehmensintern Kennzahlen gebildet, müssen sie ebenfalls für alle Empfänger exakt definiert werden.
• Reproduzierbar: Die exakte Definition hilft dabei, dass die Ergebnisse der Kennzahlenberechnung reproduzierbar sind. Diese Anforderung muss jedoch auch für die zugrundliegenden Daten gelten, die ebenso exakt definiert und unverändert bleiben müssen.
• Abhängigkeit: Die Kennzahlen müssen die Entwicklung der verdichteten Originalzahlen wiedergeben. Die Abhängigkeit der Kennzahl von den verwendeten Parametern muss nachvollziehbar sein. Entwickeln sich die Daten positiv, muss sich auch die Kennzahl positiv entwickeln und umgekehrt.
• Akzeptanz: Die Kennzahlen müssen von den Entscheidern, die sie verwenden sollen, akzeptiert werden. Der Zusammenhang zwischen der Kennzahl und den zugrundliegenden Daten mit deren Entwicklung muss von den Fachleuten anerkannt sein. Das ist bei Kennzahlen, die von außen vorgegeben werden, einfacher, als bei neuen, internen Werten.

Die Anforderungen hören sich einfach an und sind einleuchtend, doch in der Praxis werden sie nicht immer erfüllt. In vielen Unternehmen werden Kennzahlen vereinfacht oder in einigen Bestandteilen neu definiert, damit sie gewohnten oder vorgeblich unbedingt notwendigen Aussagen entsprechen. Aufgabe des Controllings ist es, Abweichungen zu vermeiden, und falls das nicht möglich ist, sie zu dokumentieren. Damit wird das Risiko der fehlerhaften Verwendung der Kennzahlen, das nach einer gewissen Zeit durch ein Vergessen der Anpassungsgründe droht, verringert. Neben den Chancen bleiben dennoch weitere, den Kennzahlen immanente Risiken.

2.2 Chancen und Risiken der Verwendung von Kennzahlen

Kennzahlen gehören zu den Kerninhalten der Controllingreports. Nur selten werden sämtliche Daten, die zu einem Thema tatsächlich vorhanden sind, an die verantwortlichen Entscheider berichtet. Da die Verwendung von Kennzahlen einen Aufwand verursacht, muss die Verwendung für die Unternehmenssteuerung Chancen eröffnen oder Vorteile zeitigen. Die Risiken der Verdichtung originärer Inhalte durch Kennzahlen darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dazu später (siehe Kapitel 2.2.2).

2.2.1 Chancen

Der Umgang mit vielen Zahlen ist so alltäglich, dass sie gar nicht als Kennzahlen erkannt werden. Das hat seine Ursache in den Vorteilen der Verwendung von Kennzahlen gegenüber der Arbeit mit den originären Zahlen.

Allein schon Datenmenge macht es unmöglich, bei jeder wichtigen Entscheidung alle vorliegenden Informationen im Detail zu berücksichtigen. Das ist in Abhängigkeit von der Verwendung der Werte auch nicht notwendig. Der Gesamtumsatz spielt für die Beurteilung des Unternehmenserfolges eine wichtige Rolle, nicht jedoch der konkrete Umsatz mit einem einzelnen Kunden. Für den zuständigen Außendienstmitarbeiter ist das anders. Dieser ist sehr an dem Umsatz mit seinem Kunden interessiert.

Viele Kennzahlen bilden einen komplexen Sachverhalt ab. Es macht keinen Sinn, dass Entscheider die Kennzahl selbst nachvollziehen und durchrechnen. Dabei käme es zu Fehlern und Abweichungen, Arbeitszeit würde vergeudet. Besser ist es, wenn komplexe Sachverhalte im Controlling zu einer Kennzahl komprimiert werden, die dann allen zur Verfügung steht, die diese Information benötigen.

In einer Kennzahl sind oft mehrere Parameter zusammengefasst. Deren Entwicklung kann so mit einem einzigen Wert erkannt und überwacht werden.

Da die Kennzahlen klar definiert sind, sind auch dass die Ergebnisse immer eindeutig. Fehler oder individuelle Anpassungen im Inhalt der Zahlen kommen nicht vor. Die Kennzahlen aus dem Controlling unterliegen immer den gleichen Bedingungen.

Die Verwendung von Kennzahlen in komplexen Controllingstrukturen macht weitere Berechnungen einfacher. So kann eine Abweichungsanalyse für die Kennzahlen durchgeführt werden, was die Analyse vieler Einzelwerte erspart.

2.2.2 Risiken

Immer dann, wenn Zahlen aus verschiedenen Quellen oder aus vielen Einzelwerten verrechnet werden, kommt es zu Risiken. Dabei ist die Gefahr, dass sich auch im Controlling bei der Rechnung Fehler einschleichen, nicht das größte Problem.

Datenverlust wegen Verdichtung

Durch die Verdichtung vieler Werte auf eine Kennzahl geht selbstverständlich die Information zu den einzelnen Daten verloren. Dieser Informationsverlust kann dazu führen, dass kritische Entwicklung nicht erkannt werden. Das ist z. B. dann der Fall, wenn sich gegenseitig aufhebende Entwicklungen in einer Kennzahl wiederfinden.

Beispiel: Mieterlöse im Durchschnitt

Die durchschnittlichen Mieterlöse pro Quadratmeter werden aus den Erlösen jeder einzelnen Wohnung berechnet. Solange sich die Kennzahl im erwarteten Bereich befindet, scheint hinsichtlich der erzielten Mieterlöse alles in Ordnung. Wenn sich ein radikaler Rückgang der Mieterlöse in mehreren Objekten abzeichnet, zugleich sich aber eine wesentliche Steigerung der Erlöse pro Quadratmeter in einem neuen Objekt ergeben, so überdecken sich diese gegenläufigen Entwicklungen in der Kennzahl gegenseitig. Die drohende Entwicklung in den kritischen Objekten wird nicht erkannt, es wird nicht reagiert.

Dieser Informationsverlust muss regelmäßig geprüft werden. Ein Mittel dazu ist die Anpassung von Planwerten aufgrund neuester Entwicklungen auch außerhalb der Kennzahlen. Wenn also z. B. ein neues Objekt, höherwertig als die bisherigen Objekte, aufgenommen wird, muss das den durchschnittlichen Plan-Mieterlös erhöhen. Die Kennzahl muss also neben einem aktualisierten Vergleichswert bestehen, was sonst verdeckte Entwicklungen sichtbar macht.

Inkongruenz zwischen Verständnis und Aussage einer Kennzahl

Es besteht die Gefahr, dass die Kennzahl inhaltlich nicht das abbildet, was angenommen wird. Nicht immer sind die Zusammenhänge zwischen den verwendeten Parametern allen...