NEUES ZEITMANAGEMENT ALS SELBST- UND ENERGIEMANAGEMENT

Es ist keine Hexerei, die Produktivität zu erhöhen. Man muss nur am richtigen Ort ansetzen und seinen Alltag als Ganzes betrachten. Die folgenden neun Tipps helfen Ihnen dabei. Alle sind sehr einfach umzusetzen. Sie werden sehr schnell merken, wie Sie Schritt für Schritt produktiver und - viel wichtiger! - zufriedener werden.

Im Zentrum: gute Entscheidungen

Möchten Sie von mir in komprimierter Form wissen, was es wirklich braucht, um produktiv zu arbeiten, lautet meine Antwort: die Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen, und die Fähigkeit, sich zu fokussieren. Das sind wohl die beiden wichtigsten Kompetenzen, die Sie überhaupt brauchen. Um den Fokus kümmern wir uns in einem späteren Kapitel, zunächst geht es um die Entscheidungen.

Wenn wir etwas tun, passiert das nie einfach so im luftleeren Raum, sondern wir haben einen Grund. Manchmal ist uns der Grund bewusst, manchmal nicht. Häufig basieren unsere Handlungen auf Entscheidungen, die wir - auch wiederum bewusst oder unbewusst - getroffen haben. Entscheidungen wie: Was will ich überhaupt tun? Was ist mir wichtig? Welche Werte sind mir wichtig? Welche Rollen will ich wahrnehmen, welche muss ich wahrnehmen? Doch dann geht es weiter, jeden Tag aufs Neue: Was tue ich jetzt? Was tue ich jetzt nicht? Wo beginne ich? Wo mache ich weiter? Wie gehe ich mit diesem um? Wie mit jenem?

Mit einem guten Zeitmanagement übernehmen Sie die Verantwortung für sich selbst, die eigene Entwicklung und die eigene Produktivität. Dazu sind bewusste Entscheidungen nötig. Treffen wir die nicht, werden wir von unseren Launen oder von den Entscheidungen anderer gesteuert.

Mit Entscheidungen das Steuer übernehmen

Jeder Tätigkeit liegt eine Entscheidung zugrunde, häufig unbewusst, idealerweise bewusst. Denn mit bewussten Entscheidungen haben wir unseren Tag eher im Griff. Natürlich kann uns niemand dafür eine Garantie geben, doch etwas kann ich Ihnen mit Sicherheit garantieren:

Mit einer Entscheidung trennen Sie zwei Dinge voneinander. Sie bejahen etwas und lehnen ganz viele andere Möglichkeiten ab:

Ich entscheide mich, jetzt an diesem Buch zu arbeiten, und damit dagegen, E-Mails zu beantworten, mit Kunden zu telefonieren, im Internet zu surfen und vieles mehr.

In diesem Beispiel war es einfach: Das Buch zu schreiben ist momentan die Aufgabe mit der größten Wirkung. Häufig ist es aber nicht so klar. Wir wählen eine Möglichkeit aus und lehnen viele andere, sehr gute oder fast schon optimale Möglichkeiten ab. Das macht es häufig auch so schwierig, sich zu entscheiden. Ob dann die Möglichkeit, die wir gewählt haben, wirklich die beste war, zeigt sich erst im Nachhinein. Auch dazu ein Beispiel:

Sie nehmen an einer Konferenz teil. Während dieser Zeit können Sie keine Angebote schreiben, keine Dienstleistung erbringen oder keine Produkte herstellen. Trotzdem ist die Teilnahme an der Konferenz vielleicht eine gute Idee. Hier können Sie nämlich Kontakte zu interessanten Menschen knüpfen, die später zu Ihren Kunden werden. Ob das wirklich so passieren wird, wissen Sie zum Zeitpunkt der Entscheidung nicht, sondern erst viel später. Im Nachhinein erkennen Sie vielleicht, dass Sie lieber im Büro geblieben wären.

In den Wirtschaftswissenschaften taucht dieses Prinzip unter dem Begriff Opportunitätskosten auf: Vordergründig kostet es mich nichts, wenn ich ein Bürogebäude nicht optimal auslaste und einige Räume leer stehen. Doch dadurch entgehen mir Mieteinnahmen. Das sind klassische Opportunitätskosten, also entgangene Erträge oder - noch besser - entgangener Nutzen.

Solche Opportunitätskosten entstehen bei jeder Entscheidung. Dadurch, dass ich jetzt schreibe, kann ich keine neuen Aufträge akquirieren. Mir entgehen jetzt also vielleicht neue Einnahmen. Eine seriöse Entscheidung berücksichtigt dies.1

Bleiben Sie bei Ihrer Entscheidung!

Diese Unsicherheit bei Entscheidungen - auch bei kleinen - müssen wir aushalten können. Grübeln wir ständig über getroffene Entscheidungen, ist die Gefahr groß, künftig gar keine Entscheidungen mehr zu treffen oder getroffene Entscheidungen ständig zu ändern. Diese Grübeleien führen häufig zum Aufschieben. Nehmen Sie deshalb als Grundsatz:

Passen Sie aber auf: Der Grat zur Sturheit ist schmal! Ändern sich die Bedingungen oder haben falsche Voraussetzungen zur Entscheidung geführt, dann muss sie natürlich angepasst oder wieder aufgehoben werden. Wo der Grat zur Sturheit wirklich liegt, ist schwer zu sagen. Das können Sie höchstens über kritische Reflexion, gesunden Menschenverstand oder Intuition herausfinden.

Entscheiden Sie zügig

Besonders Alltagsentscheidungen und viele persönliche, kleinere Entscheidungen müssen nicht lange reifen. Das bedeutet natürlich nicht, dass sie nicht wichtig wären. Stattdessen hat das mit der Tragweite der Konsequenzen und der natürlichen Entscheidungsmüdigkeit zu tun.

Jede Entscheidung kostet nämlich ein wenig Kraft - nicht zuletzt auch Willenskraft. Denn diese brauchen wir bei allem, was wir bewusst tun, um unsere Ziele oder die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Die Willenskraft wiederum ist wie ein Muskel. Sie kann trainiert werden (wie das geht, zeige ich Ihnen in einem späteren Kapitel) und sie kann ermüden. Je weniger Willenskraft wir haben, desto schwerer fallen uns Entscheidungen. Das ist die Entscheidungsmüdigkeit, die wir alle kennen.

Stellen Sie sich Ihre Willens- oder Entscheidungskraft als Topf vor. Im Verlauf des Tages schöpfen Sie bei jeder Entscheidung etwas aus diesem Topf. Irgendwann ist der Topf leer und Sie können sich nicht mehr entscheiden. Wobei: Auch keine Entscheidung zu treffen, ist eine Entscheidung - leider meistens nicht die beste.

Viele bekannte Persönlichkeiten kennen diese Entscheidungsmüdigkeit. Kein Wunder: Sie müssen ja auch sehr viel entscheiden. Deshalb treffen sie viele kleine Entscheidungen, besonders Alltagsentscheidungen, nicht mehr. Oder besser gesagt: Sie treffen diese Entscheidungen einmal - und bleiben dann dabei. Hier ein Beispiel:

Vom ehemaligen US-Präsidenten Barack Obama weiß man, dass er nur graue oder dunkelblaue Anzüge trägt. Er hat sich bewusst dafür entschieden und muss nicht mehr jeden Morgen vor dem Kleiderschrank stehen und sich überlegen: Welchen Anzug trage ich heute?

Keine Angst, Sie müssen Ihre Garderobe nicht verändern. Der Grundgedanke dahinter ist für uns alle nützlich. Es geht darum, die Entscheidungs- und Willenskraft für die wirklich bedeutsamen Entscheidungen aufzuheben. Deshalb ist es wichtig, Alltagsentscheidungen und viele persönliche, kleinere Entscheidungen schnell zu treffen.

Andere Entscheidungen brauchen eine gewisse Reifezeit, besonders wenn sie weitreichende Konsequenzen für Ihren Job, Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter oder Ihre Familie haben. Hier lohnt sich gründliches Nachdenken. Entscheiden Sie also im passenden Tempo, aber in jedem Fall so rasch wie möglich. Die Geschwindigkeit passt sich der Tragweite der Entscheidung an, ist jedoch nie niedriger als nötig.

Am Anfang stehen unsere Werte, Rollen und Ziele

Obschon Entscheidungen die Grundlage für unsere Arbeit und unseren Tag sind, stehen sie nicht im luftleeren Raum. Denn sie werden nie aus dem hohlen Bauch getroffen - ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht. Auch intuitive Entscheidungen haben eine Grundlage: Mindestens unsere Werte und Rollen entscheiden mit.

Viele Entscheidungen ergeben sich direkt aus unseren Rollen: Sie haben vielleicht die Rolle "Chefin" und müssen deshalb entscheiden, wen Sie einstellen. Oder Sie haben die Rolle "Vater" und müssen deshalb mitentscheiden, auf welche Schule Ihr Kind gehen soll. Ohne diese Rollen kämen diese Fragen gar nicht auf Sie zu.

Für was oder wen Sie sich entscheiden, ist auch abhängig von Ihren Werten. Für diese haben Sie sich übrigens auch irgendwann einmal entschieden. Werte und Rollen beeinflussen also unsere Entscheidungen. Die Entscheidung liegt bei uns, ob wir diese bewusst treffen wollen oder nicht! Hier schließt sich der Kreis.

Dann kommt noch ein Drittes hinzu: Sobald wir etwas bejahen und damit auch viele andere Dinge ablehnen, nehmen wir eine Auswahl vor. Um auswählen zu können, müssen wir zunächst wissen, was wir überhaupt wollen. Oder: Wir müssen uns entscheiden, was wir überhaupt wollen und was unsere Ziele sind. Zu diesem Thema kommen wir detaillierter ab Seite 39.

Entscheiden heißt auch Nein sagen

Egal, wie viele Stunden Ihr Tag hätte: Sie werden nie genug Zeit für alles finden. Je mehr Zeit Sie haben, desto mehr werden Sie erledigen wollen und annehmen - und desto mehr Aufgaben erhalten Sie auch. Damit...