Führen und Führen trainieren

Zur Einstimmung

Es ist Montag im Frühjahr 2020. Gut gelaunt, allerdings etwas später als sonst, fahre ich ins Büro. Vor mir liegt ein überschaubarer Arbeitstag ohne besondere Ereignisse. So der Plan . Als ich auf den Parkplatz vor dem Kanzleigebäude einbiege, stehen dort die Fahrzeuge unserer Mitarbeiter. Die Crew ist bereits an Bord, stelle ich zufrieden fest; ein unter normalen Umständen gewohntes, in Zeiten von Corona jedoch äußerst beruhigendes Bild.

Scheinbar.

Als ich aussteige, bemerke ich ein Auto, das ich nicht kenne. Ein weißer Kleinwagen parkt zwischen den anderen Fahrzeugen. An sich nichts Ungewöhnliches. Nur in einer Zeit der Kontaktsperre schon. Denn der persönliche Kundenkontakt wurde auf nahezu null heruntergefahren. Was mir auffällt, ist das Nummernschild: Landkreiskennzeichen und Zahlen, keine Buchstaben. Unstrittig ein Behördenfahrzeug. Bestimmt ein Verwaltungsmitarbeiter, der Unterlagen für eine Gesellschaft des Landkreises vorbeibringt, für die wir beratend tätig sind. So schnell der beruhigende Gedanke kam, so falsch war er auch.

Kaum, dass ich das Gebäude betrete, kommt mir schon die Sekretärin entgegen. "Gut, dass Sie da sind, das Gesundheitsamt ist hier und will uns alle in Quarantäne schicken, weil unsere Frau Schneider an Corona erkrankt ist." Auf dem Flur trippeln einige Mitarbeiter herum; in meinem Büro stehen vor dem Besprechungstisch eine Frau und ein Mann. Auf Grund ihrer weißen Kleidung und aufgrund des Mundschutzes handelt es sich offensichtlich um das Personal des Gesundheitsamtes.

"Guten Morgen", begrüßen mich beide, ohne sich näher vorzustellen. "Guten Morgen", gebe ich zurück. "Sie sind hier wohl der Chef. Wie Ihnen die Sekretärin bereits mitteilte, kommen wir vom Gesundheitsamt und bringen Ihnen eine Quarantäneverfügung für das gesamte Unternehmen. Sie müssen die Arbeit unverzüglich einstellen und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in häusliche Quarantäne schicken. Die Anordnung gilt zunächst für zwei Wochen ab heute", kommt die Frau ohne Umschweife zum Grund ihres Besuches.

Ruhig schaue ich zunächst die Frau, dann den Mann an. "Das ist jetzt kein guter Wochenstart", so meine erste Reaktion. "Aber die Arbeit werden wir nicht einstellen, das ist unmöglich", meine zweite. Etwas irritiert blicken mich beide an. Der Mann ergreift sofort das Wort und äußert mit leicht angespanntem Ton: "Sie sollten schon tun, was wir sagen. Wenn Sie sich widersetzen, wird das Konsequenzen haben."

"Ich habe für alles Verständnis", erwiderte ich, "der erste Grundsatz, den es jetzt für mich zu beachten gilt, lautet jedoch: erst einmal Ruhe bewahren und die Optionen ausloten. Sie haben mir einen guten Morgen gewünscht, mir anschließend mitgeteilt, dass wir die Arbeit unverzüglich einzustellen haben und, dass wir alle für zunächst zwei Wochen in Quarantäne geschickt werden. Für den guten Morgen bedanke ich mich ganz herzlich, die Quarantäne ist eine sinnvolle behördliche Verfügung, der wir selbstverständlich Folge leisten werden, aber wir stellen die Arbeit nicht ein!"

"Was soll das bedeuten, Sie stellen die Arbeit nicht ein?" fragt die Frau etwas unwirsch. "Das heißt", antwortete ich, "dass wir weiterarbeiten. Eben nur nicht aus dem Büro, sondern disloziert jeder für sich von zu Hause aus. In zwei Stunden werden sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der angeordneten häuslichen Quarantäne befinden. Der Kanzleibetrieb läuft anschließend ganz normal weiter."

In etwa so hätte es sich in den Unternehmen der Dr. Benzel-Gruppe abgespielt, wenn seinerzeit tatsächlich eine Quarantäneverfügung eingetroffen wäre. Zwar ist dies bis zum Druck dieses Buches zum Glück so nicht passiert, allerdings musste tatsächlich infolge von Erkrankungen und Kontakten zu Erkrankten zeitweise in gleicher Weise agiert werden wie im fiktionalen Szenario. Und es hat funktioniert!

Es waren alle Voraussetzungen rechtzeitig geschaffen worden, um bei Eintritt dieses kurz vorher überhaupt nicht präsenten Risikoszenarios wie beschrieben reagieren zu können. Damit dies so ablaufen konnte, mussten zwei Bedingungen erfüllt sein: Zum einen musste die strategische Ausrichtung der Unternehmen so sein, dass in der konkreten Situation die Grundvoraussetzungen geschaffen und folglich die entsprechenden Ressourcen vorhanden waren, um adäquat reagieren zu können. Zum anderen hatte mit dem Auftreten der Corona-Krise auf der in diesem Falle operativen Ebene eine Beurteilung der Lage mit einem entsprechenden Entschluss zu erfolgen.

Strategisch wurde bereits vor Jahren die Entscheidung getroffen und umgesetzt, dass

alle Daten und Dokumente über ein umfangreiches Dokumentenmanagementsystem zu organisieren sind,

alle Daten und Dokumente durch den Einsatz eines Application Service Providers (Cloud-Lösung für sämtliche Daten der Unternehmen) zeit- sowie ortsunabhängig sicher verfügbar gehalten werden müssen,

folglich die Digitalisierungsquote aller Dokumente bei 100 % zu liegen hat, und

der Einsatz einer virtuellen Telefonanlage die Möglichkeit eröffnet, um ortsunabhängig in hohem Maße auch in der nichtpersönlichen verbalen sowie nonverbalen Kommunikation (Senden von internen Nachrichten, setzen von Infomarkern etc.) sehr professionell agieren zu können.

Getragen wurde die strategische Ausrichtung von den Zielen:

hundertprozentig durchgängige Dokumentenablage,

jederzeitige ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Dokumente und Daten,

Realisierung extrem hoher Sicherheitsstandards,

Reduktion von Durchlaufzeiten und Optimierung der Prozesse,

Reduktion und Auslagerung von nichtproduktiven Tätigkeiten,

Verbesserung der Produktqualität,

Ermöglichung neuer Produkte,

maximale Flexibilisierung der zeit- und ortsunabhängigen Arbeitsgestaltung,

Verbesserung der Kostenstruktur in den betroffenen Bereichen.

Die seinerzeitigen Entscheidungen und deren Umsetzung führten jetzt, in einer nicht erwarteten Krisensituation dazu, dass alle Bedingungen erfüllt waren, um quasi "auf Knopfdruck" die Kanzleimitarbeiter an jeden beliebigen Ort der Welt versetzen zu können bei weitestgehendem Erhalt der Arbeitsfähigkeit.

Operativ wurde unverzüglich, als deutlich wurde, dass mit Corona eine größere Krise verbunden sein könnte, eine Lagebeurteilung angestellt, und es war auf Basis der verfügbaren Informationen schnell erkennbar, dass es unter anderem exakt der erwähnte Quarantänefall war, auf den man sich vorzubereiten hatte.

Die Entscheidung bestand darin, die Bedingungen zu schaffen, unabhängig von den Büroräumen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnellstmöglich in die Lage zu versetzen, sämtliche Dienstleistungen uneingeschränkt erbringen zu können. Als noch auszuführende Maßnahmen wurden zur Sicherheit weitere Notebooks angeschafft, ein paar Apps für die virtuelle Telefonanlage freigeschaltet, das Personal instruiert und auf herausfordernde Zeiten eingestimmt und alle Mandanten per Mail über die Fähigkeit informiert, selbst im Quarantänefall arbeitsfähig zu sein. Fertig.

Glück gehabt, kann man da nur sagen. Denn das Risiko einer Quarantäne für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war vor Corona nicht präsent. Diejenigen Kolleginnen und Kollegen, die aus anderen Gründen die Zeichen der Zeit und damit der Digitalisierung nicht rechtzeitig erkannten, hatten tatsächlich zum Teil Pech. Es sind mehrere Fälle bekannt, wo die komplette Mannschaft in Quarantäne geschickt wurde. Was nicht nur ein Problem für die betroffene Kanzlei, sondern in besonderem Maße auch für deren Mandanten war, die gerade jetzt auf Hilfestellungen angewiesen waren.

Eine weitere Erkenntnis besteht darin, dass nicht alle Risikoszenarien bekannt oder bewusst sind. Der Ausbruch einer weltweiten Pandemie stand ganz bestimmt nicht auf der Agenda und es war, wie erwähnt, purer Zufall, dass die stringente Digitalisierung der Unternehmen nunmehr aus ganz anderen als den ursprünglich avisierten Zielen im Corona-Szenario extrem hilfreich war.

Szenenwechsel

Wir befinden uns im Jahr 52 v. Chr. Da die Leser diese Zeit nicht erlebt haben dürften und die Erinnerungen an den Geschichtsunterricht meistens nicht mehr so präsent sind, erlauben Sie uns bitte, dass wir etwas weiter ausholen.

Seit über sechs Jahren führt Gaius Julius Cäsar, dessen Name mehr als zweitausend Jahre später noch...