Workbook Leadership

1 Ordnung ist das halbe Unternehmen
1.1 Praxisbeispiel: Systemsoft

Herr Marcussen und Frau Hagen - wer kennt solche extremen Charaktere aus dem Arbeitsleben nicht?

Als Chaos-Genie genießt Herr Marcussen den Ruf eines zuverlässigen, aber leicht exzentrischen Problemlösers. Die Unordnung in seinem kleinen Reich wird als Marotte betrachtet, die man gern in Kauf nimmt, solange er Leistung bringt. Fällt er jedoch einmal aus, ist die Not groß. Eine Kontrolle seiner Arbeitsleistung würde Herr Marcussen wohl als Eingriff in seine Autonomie empfinden. Die üblichen Rezepte für Mitarbeiterführung scheinen hier zu versagen.

Bei Frau Hagen scheint die Lage ähnlich vertrackt: Als Ordnungsgöttin sollte sie der Traum jedes Arbeitgebers sein. Wäre da nicht ihr Hang zum Belehren und Kontrollieren ihrer Kolleginnen und Kollegen, was für viel Ärger sorgt. Was sie an Gutem für das Unternehmen leistet, macht sie durch ihre negativen Allüren wieder zunichte.

AUSBLICK

In diesem Kapitel wollen wir u. a. folgenden Fragen nachgehen:

• Was kann man tun, um die Arbeit von Herrn Marcussen in geordnete Bahnen zu lenken?
• Mit welchen Maßnahmen lässt sich seine »Unersetzbarkeit« beenden, sodass ein möglicher Ausfall für das Unternehmen besser kompensierbar ist?
• Wie lässt sich die Ordnungskraft von Frau Hagen nutzen, ohne dass ihre Ordnungswut zu sehr ins Gewicht fällt?
• Welche praktischen Möglichkeiten gibt es, die Arbeitssituation für sie und ihre Kolleginnen Kollegen schnell und effektiv zu verbessern?
• Welche weiteren extremen Mitarbeitertypen gibt es und wie sollten Sie mit ihnen umgehen?
• Wir können Aufgaben neu auf Mitarbeiter verteilt werden?

1.2 Zahlen, Daten und Fakten über das Arbeiten in Unternehmen

Ob wohlorganisiert oder eher chaotisch: Schauen wir uns einmal an, in welchen Organisationsformen und vor allem mit welchen Ergebnissen in deutschen Unternehmen gearbeitet wird.

Rund 30 % der Beschäftigten in Deutschland arbeiten in Unternehmen, die eine Matrix-Organisation haben. Damit ist eine zweidimensionale Struktur gemeint, die nach Funktionsbereichen (zum Beispiel Produktion, Marketing, Vertrieb) und nach Märkten, Produkten oder Regionen gegliedert ist. Vor allem Betriebe mit mehr als 5.000 Beschäftigten sind nach dem Prinzip einer solchen Mehrlinienorganisation aufgebaut.

Die Mehrheit der Fach- und Führungskräfte ist aber immer noch in Unternehmen mit einer klassischen Einlinienorganisation tätig. Das heißt, die Aufbauorganisation ist eindimensional angelegt. Jede Organisationseinheit, zum Beispiel eine Abteilung, hat nur einen Vorgesetzten.1

Laut Daten von StepStone aus dem Jahr 2019 arbeiten nur 3 % der Beschäftigten in Unternehmen mit flexibler bzw. agiler Organisation, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich in hohem Maße selbst steuern und ihre Arbeit in Projekten organisieren.

Wie wird nun gearbeitet? Und wie zufrieden sind die Beschäftigten?

Nach einer Schätzung des Fraunhofer Instituts aus dem Jahr 2010 gehen 27 % der Arbeitszeit unproduktiv verloren. In Summe wären das knapp 60 Tage pro Jahr! Weitere 15 % bis 20 % der verbleibenden Zeit sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Suchen beschäftigt. Rückfragen und Nacharbeit gehören für rund zwei Drittel der Beschäftigten zur täglichen Arbeit.

Wenn in Unternehmen Fehler passieren, liegt die Verantwortung dafür laut einer Studie der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) zu rund 70 % in der Administration und nur zu 30 % in der Produktion.

Über die Zufriedenheit am Arbeitsplatz wird jedes Mal diskutiert, sobald eine der viel zitierten Studien des Gallup-Instituts erscheint. Diese verweisen seit Jahren auf einen hohen Anteil von Mitarbeitern, die innerlich gekündigt haben. Laut des Gallup Engagement Index 2019 gehört jeder sechste Beschäftigte zu dieser Gruppe. Lediglich 15 % der Beschäftigten haben eine emotionale Bindung zu ihrem Unternehmen, während satte 69 % sich nur wenig verbunden fühlen und quasi »Dienst nach Vorschrift« leisten.2

1.3 Von Chaos-Genies und Ordnungsgöttern

Es gibt Mitarbeiterinnen und Vorgesetzte, die sich selbst gern als Ordnungsgötter oder Chaos-Genies bezeichnen. Die einen sehen sich als Herrscher über ihren akribisch strukturierten Arbeitsplatz, die anderen als das Genie, das das Chaos beherrscht und genau weiß, wo was in dem (für Außenstehende) katastrophal unübersichtlichen Dokumenten-Tohuwabohu zu finden ist. Der Grat zum reinen Chaoten oder Kontrollfreak ist schmal und für das ungeschulte Auge oft schwer zu erkennen.

Diese Extremtypen prägen das Betriebsklima jedoch sehr viel mehr als die Mehrheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die weder durch eine besondere Ordnung noch durch eine besondere Unordnung auffällt. Da sich in fast jedem Unternehmen der ein oder andere Typus wiederfindet, möchte ich hier ein besonderes Augenmerk auf das Erkennen dieser Charaktere richten. Das Wissen darum, ob Sie eine solche Mitarbeiterin oder einen solchen Mitarbeiter in Ihrer Abteilung haben, ist allerdings nur der erste Schritt. Im zweiten Schritt sollten Sie sich als zuständige Führungskraft überlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen, um Betrieb und Beschäftigten gerecht zu werden. Wie solche Lösungen konkret aussehen können, stelle ich im Beratungsansatz anhand ausgewählter Beispiele näher vor.

Das Chaos-Genie

Albert Einstein hat einmal gesagt: »Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos.« Dieses berühmte Zitat tragen unstrukturierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gern als Schild der Rechtfertigung vor sich her. Und tatsächlich spricht nichts gegen Platz für Individualität und Kreativität am Arbeitsplatz. In vielen Branchen ist sie sogar unabdingbar! Aber wenn das Durcheinander zu groß ist, dauert die Arbeit länger und ist ineffizient. Dies gilt nicht nur für den eigenen Schreibtisch, sondern hat auch Einfluss auf vor- und nachgelagerte Leistungen der Kollegen und somit indirekt auf die Unternehmensstruktur.

Besonders schwierig wird es immer dann, wenn es sich bei einem Chaos-Genie nicht um eine Kollegin oder einen Kollegen, sondern um eine Führungskraft handelt. Denn jemand, der selbst komplett unstrukturiert ist, kann auch keine klar definierten Anweisungen geben.

Die Abgrenzung vom reinen Chaoten zum Chaos-Genie besteht darin, dass bei Letzterem Chaos nie reines Chaos ist. Ob es nun um die Anordnung der Sterne im Universum, das Streifenmuster im Fell eines Zebras, die Folge der Schaltungen in unseren Nervenzellen oder die Form der Wirbel von Milch in einer Kaffeetasse geht: Was auf den ersten Blick Zufall zu sein scheint, hat nach den Erkenntnissen der Chaosforschung doch seine Regelmäßigkeit.3 Was das Chaos-Genie vom reinen Chaoten unterscheidet, ist also sein eigenes funktionierendes System. Dieses System zeigt sich für Kollegen und Chef darin, dass die Person trotz einer äußerlich völlig unstrukturierten Arbeitsweise gute bis sehr gute Leistungen erbringt.

Hierzu ein Beispiel: Der neue Projektleiter ist mit dem Bau einer neuen Kühlhalle betraut. Auf und neben dem Schreibtisch türmen sich die Akten, Baupläne hängen kreuz und quer an der Wand und am Rand des Computermonitors ist inzwischen kein Platz mehr für weitere Klebezettel. Das E-Mail-Postfach des Projektleiters enthält 1.500 ungelesene E-Mails. Der Bau wurde jedoch wie vereinbart zum festgelegten Zeitpunkt und zur vollsten Zufriedenheit aller beteiligten Personen fertiggestellt.

Wie geht man mit solchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtig um?

Von außen vorgegebene Regeln wirken beim Chaos-Genie eher kontraproduktiv. Wenn Unternehmen ihre Beschäftigten dazu verpflichten, zum Feierabend einen aufgeräumten Schreibtisch zu hinterlassen, bedeutet das für Chaos-Genies den Verlust der eigenen Übersicht und somit der Kontrolle über ihr System. Sie müssen sich dann Tag für Tag neu orientieren. Das kostet die Firma Zeit und dem Chaos-Genie Nerven. Hier gilt es Ausnahmen von der bestehenden Regel festzulegen - immer unter der Voraussetzung, dass die Leistungsvorgaben eingehalten werden.

Viel wichtiger als ein aufgeräumter Schreibtisch ist für den Betrieb jedoch die Frage: Wie gewährleisten wir im Falle plötzlicher oder geplanter Abwesenheit des Chaos-Genies eine Vertretung? Schließlich muss solch eine Lücke im Arbeitsalltag schnellstmöglich und effektiv geschlossen werden. Je höher die Position und je wichtiger die Aufgaben, desto dringlicher stellt sich diese Frage. Diese zu beantworten, liegt in der Verantwortung der Führung. Denn auch...