Textprobe:
Kapitel 2.1.2.3, Store:
Bei der Aufgabe der Speicherung von Inhalten innerhalb eines ECMS handelt es sich um eine temporäre Speicherung. Dies betrifft Inhalte, bei denen keine gesetzliche Pflicht oder Notwendigkeit zur langfristigen Archivierung besteht. Diese Inhalte werden nach Ablauf ihrer Relevanz für das Unternehmen automatisch vernichtet. Die Speicherung umfasst die drei Bereiche Repositories, Library Services und die Speichertechnologien. Als Repositories bezeichnet man Systeme, in denen Daten gespeichert werden. Library Services sind Verwaltungsdienste, die die Inhalte der Repositories verwalten, da in ihnen alle Speicherarten und Speicherorte vermerkt sind. Die Speichertechnologie beschreibt die Vielzahl der vorhandenen Speichermedien.
2.1.2.4, Preserve:
Ein wesentlicher Aspekt für die Nutzung eines ECMS ist die langfristige Archivierung der digitalen Inhalte eines Unternehmens. Die Langzeitarchivierung stellt sicher, dass Inhalte langfristig, gesetzeskonform und unveränderbar oder nur mit protokollierten Änderungen gespeichert werden. Dadurch kann der Compliance-Grundsatz eines jeden CMS erfüllt werden. Des Weiteren generiert die digitale Archivierung Kostenvorteile gegenüber einer aufwendigen Aktenarchivierung in Papierform. Diese Aufgabe übernimmt die ECM-Komponente Records Management. Das Records Management setzt dabei schon vor der Archivierung an und wird deshalb häufig auch zu den Verwaltungskomponenten gezählt. Alle Aufbewahrungspflichten und ihre Fristen werden bereits bei der Erfassung der Dokumente automatisch registriert, wodurch die Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen automatisch vernichtet werden.
2.1.2.5, Deliver:
Dieses Aufgabengebiet einer ECM-Lösung wird durch die Output-Management-Komponente erfüllt und umfasst Funktionen und Medien zur Transformation, Distribution und Sicherheit. Bei der Transformationsfunktion kommen, dem Endanwender verborgene, Dienste zum Einsatz, die Inhalte in die für die Ausgabe benötigten Formate umwandeln. Die Distribution dient der kontrollierten und nutzungsorientierten Bereitstellung der Inhalte eines ECMS. Sie stellt Inhalte für die verschiedenen Medien in optimal aufbereiteter und möglichst kostengünstigster Form zur Verfügung. Technologien zur Gewährleistung der Sicherheit prüfen Dokumente auf ihre Echtheit und Vollständigkeit. Diese Sicherheitsüberprüfungen kommen in allen weiteren ECM-Komponenten ebenfalls zum Einsatz.
