Wenn das Finanzamt klingelt

Kap 3 Außenprüfung/Betriebsprüfung

3.1 Wer bestimmt, wann welcher Unternehmer geprüft wird?
Im Regelfall erfolgt die Auswahl von zu prüfenden Unternehmen seitens der Finanz nach folgenden Gesichtspunkten:

- Zeitauswahl: Wurde ein Unternehmen bereits seit längerer Zeit nicht mehr geprüft, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung.
- Gruppenauswahl: Die Auswahl wird einem Zufallsgenerator überlassen (ähnlich den Lotterien).
- Einzelauswahl: Die Auswahl erfolgt aufgrund individueller Entscheidungen, etwa durch Anzeigen, Ungereimtheiten bei den Unterlagen oder ungenauen Erklärungen.

Es zeigt sich daher, dass es in keiner Weise ersichtlich ist, wann mit einer Betriebsprüfung zu rechnen ist. Aus eigener Erfahrung ist zu sagen, dass es Unternehmer gibt, die bereits seit mehr als zehn Jahren nicht geprüft wurden, während es andere Betriebe gibt, die fast eine lückenlose Prüfung erfahren.
Weiters sei in diesem Zusammenhang darauf hingewiesen, dass durch die immer tiefere Detaillierung der in den Steuererklärungen anzugebenden Daten der Steuerpflichtige für die Finanzverwaltung immer transparenter wird. Somit stehen dieser nicht nur jährliche Detaildaten zur Verfügung, darüber hinaus werden diese durch die elektronische Übermittlung direkt in das System der Finanzverwaltung eingespielt.
Dadurch fällt es sehr leicht, diverseste Auswertungen (Vorjahresvergleiche, Branchenvergleiche) zu erstellen und bei Abweichungen unmittelbar zu reagieren. Somit ist aus unserer Sicht in Hinkunft mit deutlich zielgerichteteren Prüfungen zu rechnen.
Die Prüfungen werden zum Jahresende im Rahmen eines Jahresprüfungsplanes, der im Endeffekt eine Liste aller zu prüfenden Unternehmen des folgenden Jahres enthält, erstellt. Dieser Jahresplan wird auf die vorhandenen Gruppen- bzw Teamleiter heruntergebrochen und von diesen wiederum an die ihm zugeordneten Prüfer weitergeleitet.
Derart erhält jeder Prüfer vorab einen Jahresplan an durchzuführenden Prüfungen. In welcher Reihenfolge er diese Prüfungen durchführt, dh wann er beim Unternehmer klingelt, bleibt im Großen und Ganzen dem Prüfer überlassen.

3.2 Aktenbeschaffung
Zuerst beschafft sich der Prüfer den Steuerakt des Steuerpflichtigen, der unter anderem folgenden Inhalt hat: Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Vollmachten, Fragebögen anlässlich des Neubeginns, Gesellschaftsverträge, Identitätsnachweise, Firmenbuchauszüge, Unterschriftsprobenblätter, Schriftverkehr, Kontrollmitteilungen.
Seine (Vorab-)Informationen bezieht der Prüfer hauptsächlich aus dem Akteninhalt und den Vorberichten (Prüfungsberichte früherer Prüfungen), die auch zur Festlegung der konkreten Prüfungsfelder dienen.
Er kann sich natürlich auch des (allenfalls vorhandenen) Kontrollmaterials bedienen: Kontrollmitteilungen (meist aus anderen Prüfungen), Auskünfte von Staatsbürgern (es besteht eine Auskunftsverpflichtung), Beistandspflicht anderer Behörden, Mehrwertsteueraustauschsystem (MIAS).
Immer wichtiger wird auch die Informationsquelle des Internets und hier natürlich die Homepage des zu prüfenden Unternehmens.

3.3 Ankündigung der Prüfung
Kündigt sich eine Betriebsprüfung tatsächlich an, müsste dies, hält sich der Prüfer an die Regeln, zumindest eine Woche vor seinem geplanten Prüfbeginn sein. Im Regelfall meldet sich der Prüfer beim bevollmächtigten Steuerberater, in manchen Fällen wird allerdings der Unternehmer direkt kontaktiert.

TIPP: Meldet sich der Prüfer beim Unternehmer direkt, empfiehlt es sich, dass der Prüfer sofort, falls eine steuerliche Vertretung besteht, auf den Steuerberater verwiesen wird. Der Prüfer sollte darauf hingewiesen werden, dass die Prüfungsdetails durch den Steuerberater abgeklärt werden.
In der Regel versuchen manche Prüfer durch den direkten Anruf leichtere Zugeständnisse (vor allem beim Prüfungsort, siehe diesbezüglich die Ausführungen unter Pkt 3.9) zu erhalten.

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6.3 Häufige Prüfungsfeststellungen

Folgende Prüfungsschwerpunkte können aus der Praxis berichtet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie möglichst viele Punkte mit ja beantworten können:

- Arbeitszeitaufzeichnungen sind vorhanden und die darin aufgezeichneten Stunden wurden richtig verrechnet.

Achtung: Hier kann leicht ein Quercheck erfolgen, indem die verschiedensten Aufzeichnungen miteinander verglichen werden. (Wurde an dem Tag, an dem Kilometergeld verrechnet wurde, tatsächlich gearbeitet?)

Beliebt ist auch die Kontrolle von Tankrechnungen (von Betriebsmitteln, etwa Stapler) - wurde am Tag der Betankung laut Aufzeichnungen auch gearbeitet?

- Kilometergelder, die von Dienstnehmern verrechnet werden, sind mit km-Anfangs- und Endständen des Privatfahrzeuges versehen.

Die Prüfer verlangen nicht nur die effektiv gefahrenen betrieblichen km, sondern dazu auch den Anfangsstand und den Endstand lt Tacho. Optimalerweise können die Kilometerstände mit Servicerechnungen oder privaten Tankbüchern plausibilisiert werden.

- Durchschnittsberechnungen bei regelmäßig ausbezahlten Überstunden/Prämien/Zulagen wurden durchgeführt.
- Überprüfung ausbezahlter freier Überstunden (zB Abstimmung eines Überstundenpauschales von 5 Überstunden mit den bestehenden Arbeitszeitaufzeichnungen, ob die Stunden wirklich geleistet wurden).
- Gibt es schriftliche Vereinbarungen mit den Dienstnehmern (Arbeitsverträge, Vereinbarungen über freiwillige Zahlungen etc)?
- GmbH-Geschäftsführerbezüge und Lohnnebenkosten.

Ist sichergestellt, falls für einen mehrheitlich beteiligten Geschäftsführer km-Gelder/Diäten ausbezahlt werden oder ein Sachbezug für die Privatnutzung eines Pkws verrechnet wurde oder die Beiträge für die gewerbliche Sozialversicherung durch die GmbH bezahlt wird, dass für alle diese Zahlungen zusätzlich Lohnnebenkosten (DB, DZ, KommSt) abgeführt werden müssen?

- Kontrolle der Reisekostenaufzeichnungen wegen Steuerfreiheit der Diäten (Gegenkontrolle mit AZ-Aufzeichnungen möglich).

Hier sind vielfache Gegenkontrollen möglich: Wurde an Tagen, an denen Reisekosten verrechnet wurden, laut Arbeitszeitaufzeichnungen tatsächlich gearbeitet? Wann war der Dienstnehmer in Urlaub/Krankenstand, wurden zu diesem Zeitpunkt Reisekosten verrechnet? Wurden diese Kosten weiterverrechnet, dh kann die Reisetätigkeit durch Kundenabrechnungen plausibilisiert werden? Welche Regelungen bestehen hier im Kollektivvertrag?

- Fremdleistungen in der Buchhaltung werden genau durchleuchtet.

Hier wird oft geprüft, wer für Sie Leistungen erbracht hat. Anhand der Tätigkeiten des Leistenden wird geprüft, ob nicht ein meldepflichtiges Dienstverhältnis gegeben war.

Achtung: Gewerbeschein schützt nicht vor Dienstverhältnis!

Hier werden derzeit, wohl aufgrund der prekären Situation der Krankenkassen, verstärkt viele selbständig Tätige im Rahmen von Prüfungen als Dienstnehmer qualifiziert. Als Beispiele seien erwähnt: fallweise beschäftigte Schauspieler, Vertretungsärzte, Tierärzte bzw allgemein Freiberufler. Generell werden alle im Werkvertrag tätigen Personen (welche buchhalterisch als Fremdleistungen erfasst werden) genauestens unter die Lupe genommen. Oftmals genügen der Prüfung minimale Argumente für das Unterstellen eines Dienstverhältnisses, wie etwa eine E-Mail-Adresse des Werkvertragsnehmers, welche auf die Firma hinweist, für die er tätig ist. Daraus wird sofort auf eine Eingliederung in den Betrieb des Auftraggebers geschlossen.
Wichtig in diesen Fällen ist, dass gute Argumente vorhanden sind, die sowohl eine persönliche als auch sachliche Weisungsgebundenheit des Auftragnehmers ausschließt.
Durch das seit 1.7.2017 geltende Sozialversicherungs-Zuordnungsgesetz wurde festgelegt, dass, sollte im Rahmen einer PLAB seitens des Prüfers eine Umwidmung eines selbständigen Subunternehmers in einen Dienstnehmer angedacht werden, die Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen ohne unnötigen Aufschub zu verständigen ist. Die involvierten Behörden haben dann gemeinsam über die Einstufung zu entscheiden.

- Gewährung freiwilliger Leistungen

Wurden Gutscheine nur anlässlich einer Firmenfeier, zB Weihnachten, verteilt? In welchem Rahmen wurden Geschenke an Mitarbeiter gegeben? Wer kam in den Genuss einer Fortbildung und welche betrieblichen Gründe waren dafür gegeben?

- Privatnutzung Pkws/Wohnungen

Falls Firmengegenstände durch Dienstnehmer privat genutzt werden, ist ein Sachbezug zu rechnen.

- Halber Sachbezug bei Pkw

Falls der Firmen-Pkw nicht mehr als 500 km im Monat privat genutzt wird, braucht nur der halbe Sachbezug gerechnet werden. Für die Kontrolle ist ein Fahrtenbuch zu führen.

Achtung: Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte sind Privatfahrten!