Outlook im Beruf für Dummies

Auf einen Blick

UEber die Autoren. 7

Einleitung. 17

Teil I: Die Grundlagen von Outlook . 19

Kapitel 1: Outlook im UEberblick - Die einzelnen Module. 21

Kapitel 2: Outlook als E-Mail-Programm. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Kapitel 3: Neue Nachrichten erstellen . 61

Kapitel 4: E-Mails mit Pfiff. 77

Kapitel 5: Nachrichten empfangen. 93

Teil II: Sicherheit Und Ordnung. 129

Kapitel 6: Umgang mit PST-Dateien, mehreren Konten und dem Archivieren. 131

Kapitel 7: Sicherheit und Sicherheitsrisiken. 149

Teil III: So erleichtert Ihnen Outlook das Arbeitsleben. 183

Kapitel 8: Termine in Outlook . 185

Kapitel 9: Termine eingeben, bearbeiten und verwalten. 205

Kapitel 10: Aufgaben erstellen. 259

Kapitel 11: Kontakte managen. 275

Kapitel 12: Outlook-Kontakte fuer den Serienbrief nutzen. 299

Kapitel 13: Notizen machen. 315

Kapitel 14: Importieren, exportieren und synchronisieren. 323

Teil IV: Top-Ten-Teil. 361

Kapitel 15: Zehn Tipps wie Sie schneller bei Outlook werden. 363

Stichwortverzeichnis . 373

Inhaltsverzeichnis

UEber die Autoren. 7

Einleitung. 17

TEIL I:

DIE GRUNDLAGEN VON OUTLOOK. 19

Kapitel 1

Outlook im UEberblick - Die einzelnen Module. 21

Kapitel 2

Outlook als E-Mail-Programm . 29

Ein E-Mail-Konto einrichten und konfigurieren. 29

IMAP oder POP3?. 38

POP3-Konto. 39

IMAP-Konto. 39

Kurz und Buendig: POP3 versus IMAP . 39

Der Bildschirm . 40

Die Titelleiste. 41

Der Ordnerbereich. 42

Die E-Mail-Ordner . 45

Der Posteingang. 46

Postausgang und Gesendete Objekte. 50

Geloeschte Objekte. 50

Junk-E-Mails. 52

Anordnung der E-Mails. 56

Erweiterte Ansichtseinstellungen . 59

Kapitel 3

Neue Nachrichten erstellen. 61

Eine einfache E-Mail verschicken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Cc und Bcc: Nachrichten an mehrere Empfaenger. 64

Das Adressbuch nutzen. 66

Gesendete Mails erneut verschicken. 68

Praktisch: Kontaktgruppen. 69

Dateien und andere Elemente anhaengen. 72

Outlook-Elemente anhaengen. 74

Kapitel 4

E-Mails mit Pfiff. 77

E-Mails kennzeichnen. 77

Briefpapier und Hintergrund verwenden.. 81

Einen Hintergrund fuer Mails. 83

12 Inhaltsverzeichnis

Farbverlauf als Hintergrund. 84

Bilder als Hintergrund. 84

Signaturen fuer E-Mails. 87

Lesebestaetigungen . 89

Abstimmungsschaltflaechen. 90

Kapitel 5

Nachrichten empfangen. 93

E-Mails oeffnen, beantworten und weiterleiten. 93

Der Lesebereich. 95

Mails beantworten oder weiterleiten. 96

Weitere Antwortmoeglichkeiten . 99

Einstellungen fuer Antworten und Weiterleitungen. 101

Aktionen mit QuickSteps. 102

Den Posteingang aufraeumen. 110

E-Mails verschieben. 110

Einfache Regeln nutzen. 113

Komplexe Regeln erstellen. 114

Regeln zum Aufraeumen. 118

Eine Abwesenheitsnotiz erstellen. 120

Geschickter Umgang mit Spam-Mail. 123

Nachrichten filtern. 124

Blockieren von Nachrichten. 127

TEIL II:

SICHERHEIT UND ORDNUNG. 129

Kapitel 6

Umgang mit PST-Dateien, mehreren Konten

und dem Archivieren. 131

Umgang mit PST-Datendateien. 131

Datendateien verwalten. 132

Wechsel in das neue Format . 134

PST-Datei deaktivieren . 134

Die Outlook-Ordner. 135

Ordner anlegen . 135

Ordner verwalten. 137

Mehrere Kontaktordner und das Adressbuch. 138

Aufraeumen und archivieren. 139

Archivieren . 139

Archivierte Daten wiederherstellen. 142

Das Postfach aufraeumen. 143

Der Umgang mit mehreren E-Mail-Konten . 144

Einstellungen zum Empfang. 145

Versandt von E-Mails. 146

Signatur auswaehlen. 147

Inhaltsverzeichnis 13

Kapitel 7

Sicherheit und Sicherheitsrisiken. 149

Zertifikate fuer digitale Signaturen und Verschluesselung. 150

Das Verfahren der Verschluesselung . 150

Eine digitale ID anfordern. 151

Der Umgang mit Zertifikaten. 159

Einstellungen fuer die E-Mail-Zertifikate. 166

E-Mails mit digitaler Signatur. 168

Signierte E-Mails versenden. 168

Signierte E-Mails empfangen. 168

Verschluesselung von E-Mails. 170

Vorbereitungen fuer verschluesselte E-Mails. 171

Verschluesselung fuer E-Mails als Absender. 175

Verschluesselung fuer E-Mails als Empfaenger. 176

Sicherheitsrisiken bei der E-Mail-Korrespondenz. 177

Sicherheitseinstellungen in Outlook kontrollieren. 178

Ungewollte Botschaften per E-Mail verteilen. 180

TEIL III:

SO ERLEICHTERT IHNEN OUTLOOK DAS ARBEITSLEBEN. 183

Kapitel 8

Termine in Outlook. 185

UEbersicht ueber den Kalender. 185

Weitere Elemente anzeigen lassen. 187

Verschiedene Ansichten des Kalenders. 192

Das Zeitraster aendern. 198

Erweiterte Ansichtseinstellungen . 199

Kapitel 9

Termine eingeben, bearbeiten und verwalten. 205

Termine eingeben. 205

Termine bearbeiten und loeschen . 212

Wiederkehrende Termine - Terminserien. 213

Besprechungen im Kalender managen. 217

Zu einer Besprechung einladen. 217

Die Antworten auf eine Besprechungsanfrage

entgegennehmen. 222

Auf eine Besprechungsanfrage reagieren. 223

Einen freien Termin fuer eine Besprechung finden . 225

Einrichten der Frei/Gebucht-Informationen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229

Mit mehreren Kalendern arbeiten . 232

Einen neuen Kalender anlegen . 232

Mehrere Kalender am Bildschirm anzeigen. 233

Termine sortieren, gruppieren, filtern. 235

Sortieren. 237

Gruppieren. 239

14 Inhaltsverzeichnis

Filter. 244

Geburtstage aus der Liste entfernen . 246

Ansichten speichern. 247

Vom Suchen und Finden. 249

Feiertage hinzufuegen und entfernen. 253

Feiertage eintragen. 253

Feiertage aus Listen ausblenden. 253

Feiertage wieder entfernen . 254

Kapitel 10

Aufgaben erstellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Aufgaben erstellen . 260

Die Aufgabenliste anpassen. 263

Aufgaben bearbeiten und ergaenzen. 265

Aufgaben zuweisen. 267

Eine Aufgabe delegieren. 267

Aufgaben empfangen. 271

Kapitel 11

Kontakte managen. 275

Einen neuen Kontakt eintragen. 276

Einen E-Mail-Adressaten den Kontakten hinzufuegen. 282

Ein neuer Kontakt in der Firma . 284

Eine Datei anfuegen. 285

Aktionen starten . 286

Die verschiedenen Ansichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Den Kontaktordner durchsuchen. 293

Mit mehreren Kontaktordnern arbeiten . 295

Kapitel 12

Outlook-Kontakte fuer den Serienbrief nutzen. 299

So geht's auf die Schnelle. 299

Kontaktdaten auswaehlen. 301

Kontakteintraege anpassen. 303

Kleine Tricks . 307

Die Postanschrift nutzen. 307

Mit vorhandenen Word-Serienbriefen arbeiten. 308

Daten fuer nochmalige Verwendung als DOC-Datei speichern . 310

Die Serienbrieffelder auswaehlen. 312

Kapitel 13

Notizen machen. 315

Eine neue Notiz anlegen. 315

Ansichten fuer Notizen. 317

Notizen bearbeiten und loeschen. 319

Inhaltsverzeichnis 15

Kapitel 14

Importieren, exportieren und synchronisieren. 323

E-Mails per IMAP synchronisieren. 324

Der Umgang mit E-Mails. 324

Ein IMAP-Konto unter Android einrichten . 333

Kontakte, Termine und Aufgaben synchron halten. 337

Outlook-Daten exportieren und importieren. 343

Importieren und Exportieren. 344

Outlook-Daten von einer Installation zur anderen transferieren. 353

TEIL IV:

TOP-TEN-TEIL. 361

Kapitel 15

Zehn Tipps wie Sie schneller bei Outlook werden . 363

Startordner festlegen. 363

Den Schnellzugriff anpassen. 364

Die Reihenfolge der Ordner im Ordnerbereich anpassen . 364

Postordner als Favoriten . 366

Kontakte als Favoriten . 366

Kontakte verknuepfen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367

Personenbereich einblenden. 368

Geloeschte Elemente automatisch leeren. 370

Die E-Mail-Kopfzeile gibt Auskunft . 371

Quicksteps fuer Weiterleitungen. 371

Stichwortverzeichnis . 373