QuickBooks 2010 Solutions Guide for Business Owners and Accountants

Introduction

How This Book Is Organized . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

Conventions Used in This Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

1 Creating a New QuickBooks File

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

EasyStep Interview-Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6

Converting from Other Accounting Software to QuickBooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

Setting Up a QuickBooks Data File for Accrual or Cash Basis Reporting . . . . . . . . . . . .22

2 Reviewing the Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

Understanding the Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38

Importing a Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40

Preferences That Affect the Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48

Accounts That QuickBooks Creates Automatically . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50

Methods to Troubleshoot and Correct Chart of Account Issues . . . . . . . . . . . . . . . . . .51

3 Reviewing the Items List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61

Differences Between the Chart of Accounts, Items, Classes, and Customer Types . . . . .62

Using Item Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Finding Item Errors in QuickBooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Fixing Item Errors in QuickBooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .74

Creating Items as Subitems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81

4 Easily Review Your QuickBooks Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83

Client Data Review-Improved for 2010! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84

Choosing a Reporting Basis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .85

Reviewing the Balance Sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86

Additional Data Reviews . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96

5 Power Reports For Reviewing Your Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101

How Can These Power Reports Help Me? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Troubleshoot Account Balances-Improved for QuickBooks 2010! . . . . . . . . . . . . . . .103

The Working Trial Balance Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Tracking Changes to Closed Accounting Periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Using the Audit Trail Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Using the Credit Card Audit Trail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111

Using the Voided/Deleted Transactions Summary or Detail Report . . . . . . . . . . . . . . .114

Creating the Retained Earnings QuickReport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115

Using the Ctrl+Y Keyboard Shortcut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Running the Transaction List by Date Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118

Documenting Changes Made to a Data File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120

6 Reviewing Your Bank Reconciliations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123

The Importance of Correct Bank Balances in Your QuickBooks Data . . . . . . . . . . . . . .124

Reconciling a Bank Account for the First Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124

Troubleshooting an Incorrectly Reconciled Bank Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130

Reconciling with an Adjustment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .139

7 Reviewing Accounts Receivable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141

Accounts Receivable Forms and Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

Preferences That Affect Accounts Receivable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144

Reports to Review When Troubleshooting Accounts Receivable Errors . . . . . . . . . . . .157

Correcting Accounts Receivable Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .165

Unique Customer Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186

8 Reviewing Undeposited Funds Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193

The Purpose of the Undeposited Funds Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194

Preference Settings That Affect Undeposited Funds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194





Reviewing the Balance in the Undeposited Funds Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197

Fixing Errors with the Undeposited Funds Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204

9 Handling Current Asset Accounts Correctly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .213

Defining an Other Current Asset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214

Reviewing the Other Current Asset Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214

Troubleshooting and Creating Unique Other Current Asset Account Transactions . . . .219

10 Reviewing Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229

Overview of the Accounting for Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230

Preferences That Affect Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232

Inventory Processes and Forms and Their Effect on Accounting . . . . . . . . . . . . . . . . .236

Reviewing and Troubleshooting Inventory Balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238

Correcting Inventory Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249

How QuickBooks Handles Negative Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253

11 Reviewing Accounts Payable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261

Accounts Payable Forms and Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262

Preferences That Affect Accounts Payable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268

Reports to Review When Troubleshooting Accounts Payable Errors . . . . . . . . . . . . . .275

Correcting Accounts Payable Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290

Unique Accounts Payable Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301

12 Reviewing Sales Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313

Preferences That Affect Sales Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .314

Sales Tax Items, Groups, and Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318

Assigning Sales Tax Codes to Products or Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322

Assigning Sales Tax Codes and Sales Tax Items to Customers . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323

Reports to Review When Troubleshooting Sales Tax Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324

Properly Paying Sales Tax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .331

Correcting Sales Tax Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .335

Unique Sales Tax Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .341

13 Reviewing Opening Balance Equity Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .347

Purpose of the Opening Bal Equity Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348

Transactions in the Opening Bal Equity Account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .348

Reports to Review and Troubleshoot the Opening Bal Equity Account . . . . . . . . . . . .358

Closing Opening Bal Equity into Retained Earnings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360

Setting a Closing Date and Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363

14 Reviewing Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .365

Payroll Service Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366

Payroll and Employees Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368

Payroll Forms and Workflow in QuickBooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370

Using the Payroll Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .373

Using the Run Payroll Checkup Diagnostic Tool . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .375

Reports to Review When Troubleshooting Payroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .382

Adjusting Payroll Liabilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389

Unique Payroll Transactions and Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .393

15 Sharing Data with Your Accountant or Your Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .411

Sharing QuickBooks Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412

QuickBooks File Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .413

Data Sharing for the Business Owner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .418

Data Sharing for the Accountant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .432

16 Reporting Tips and Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .449

Intuit Statement Writer-Improved for 2010! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .450

Company Snapshot-Improved for 2010! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .484

Newly Redesigned Report Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .487

Reporting Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .490

Modifying Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .493

Report Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .495

Memorized Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .500

Exporting and Importing Report Templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .501

Exporting Reports to a .CSV File or to Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .503

Emailing Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .504

17 Detecting and Correcting with the Client Data Review Feature

Online only at: www.informit.com/title/9780789743220

Introduction: Features and Benefits

Starting a Client Data Review

Customizing the Client Data Review Center

Account Balances

Review List Changes

Accounts Receivable

Accounts Payable

Sales Tax

Inventory

Payroll

Bank Reconciliation

Miscellaneous

Finishing a Client Data Review

Reopening a Client Data Review

Reporting on Review Activity

Creating an External Accountant User

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .507