Vorwort
Kapitel 1 Rechtsgrundlagen
1.1 Gesetzliche Bestimmungen und unterschiedliche Gewinnermittlungsarten
1.1.1 Überblicksweise Darstellung der gesetzlichen Regelungen für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
1.1.2 Gesetzliche Bestimmungen im Detail
1.1.3 Buchführungsgrenzen
1.1.4 Unterschiedliche Gewinnermittlungsarten im Detail
1.2 System der Einkommensteuer
1.3 System der Umsatzsteuer
1.3.1 Umsatzsteuer und Vorsteuer
1.3.2 Voraussetzungen für die Umsatzsteuer
1.3.3 Spezialfall Kleinunternehmerregelung
1.3.4 Sonderfälle
1.3.5 Checkliste Umsatzsteuer
Kapitel 2 Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Detail
2.1 Formvorschriften
2.1.1 Ordnungsmäßigkeit
2.1.2 Belegorganisation, -arten und Aufbewahrungsfristen
2.1.3 Grundlagenaufzeichnungen und Registrierkassenpflicht
2.1.4 Aufzeichnungen für die Umsatzsteuer
2.2 Laufende Aufzeichnungen nach Brutto- und Nettomethode
2.2.1 Brutto- versus Nettomethode
2.2.2 Wareneingangsbuch
2.2.3 Kassabuch
2.2.4 Bankbuch
2.2.5 Kombiniertes Bank-/Kassabuch
2.2.6 Anlagenverzeichnis
2.2.7 Sonstige Verzeichnisse
2.3 Gewinnermittlung
2.3.1 Definition Gewinn
2.3.2 Erfassungszeitpunkt der Einnahmen und Ausgaben
2.3.3 Anlagevermögen als Ausnahme vom Zu- und Abflussprinzip
2.3.4 Weitere Ausnahmen vom Zu- und Abflussprinzip
2.3.5 Betriebliche Veranlassung
2.3.6 Betriebseinnahmen im Detail
2.3.7 Betriebsausgaben im Detail
Kapitel 3 Steuererklärungen und Kontakt mit den Behörden im Allgemeinen
3.1 Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung
3.2 Einkommensteuererklärung
3.2.1 Einkommensermittlung für die Berechnung der ESt
3.2.2 Gewinnfreibetrag
3.2.3 Sonderausgaben
3.2.4 Außergewöhnliche Belastungen
3.2.5 Steuerabsetzbeträge (speziell für selbständig erwerbstätige Personen)
3.2.6 Vorauszahlung versus Jahreserklärung
3.3 Sozialversicherung
3.3.1 Bestehende Pflichtversicherung in Österreich
3.3.2 Verschiedene Vertragsverhältnisse und deren Auswirkungen auf die Sozialversicherung
3.3.3 Sozialversicherung für selbständige Tätigkeit
3.4 Außenprüfung (ehemals Betriebsprüfung) und GPLA-Prüfung
3.4.1 Rechtsgrundlagen und Inhalt der Außenprüfung
3.4.2 Rechtsgrundlage und Inhalt der GPLA-Prüfung
3.5 Onlineportale für Finanzamt und Sozialversicherung
3.5.1 Kontakt mit den Behörden
3.5.2 FinanzOnline
3.5.3 Onlineportal SVA
3.5.4 Datensammelsystem ELDA
3.5.5 WEBEKU-Portal
3.6 Zusammenfassendes Beispiel
3.6.1 Beispielhafte Angabe und erläuternde Bemerkungen
3.6.2 Darstellung des Spesenverteilers
3.6.3 Darstellung des Wareneingangsbuchs
3.6.4 Darstellung des Anlagenverzeichnisses
3.6.5 Darstellung der Umsatzsteuererklärung
3.6.6 Darstellung der Einkommensteuererklärung
Anhang
Anhang 1: Formular Einkommensteuererklärung 2016
Anhang 2: Formular Beilage zur Einkommensteuererklärung
Anhang 3: Tabelle Bankbericht mit Spesenverteiler
Anhang 4: Zusammenfassendes Beispiel zum Download (siehe unten)
Paragrafenverzeichnis
Stichwortverzeichnis
Hinweis: Inhalt beschreibt die Rechtslage in Österreich.
2. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung im Detail
2.1 Formvorschriften
Aufzeichnungen in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind aus einkommensteuerrechtlicher und im Falle der Umsatzsteuerpflicht auch aus umsatzsteuerrechtlicher Notwendigkeit zu führen. Die Aufzeichnungsvorschriften sind in unterschiedlichen Gesetzen geregelt, In weiterer Folge sind die Aufzeichnungsnotwendigkeiten von den verschiedenen Berufsgruppen abhängig.
2.1.1 Ordnungsmäßigkeit
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung handelt es sich um kein geschlossenes und selbstkontrollierendes System wie bei der doppelten Buchhaltung. Um die gesetzlichen Vorschriften jedoch zu erfüllen, müssen zahlreiche Einzelaufzeichnungen durchgeführt werden, welche folgende Eigenschaften erfüllen müssen:
- Laufende Erfassung in einem Einnahmen-Ausgaben-Journal
- Die Erfassung soll chronologisch und somit in der zeitlichen Reihenfolge erfasst sein.
- Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Betrages in der Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung (bzw Umsatzsteuervoranmeldung) ist notwendig.
- Spesenverteilung (dh Aufteilung der Ausgaben nach bestimmten Gruppen) nach der Einteilung in der Einkommensteuererklärung ist empfehlenswert.
- Eine Überprüfung muss jederzeit möglich sein.
- Aufzeichnungen müssen der Wahrheit und der Wirklichkeit entsprechen.
- Betriebseinnahmen und -ausgaben müssen lückenlos aufgezeichnet werden.
- Die Erfassung hat innerhalb einer zeitlichen Frist (abhängig davon, ob USt-Pflicht besteht oder nicht; für Zwecke der Umsatzsteuer sind die Eintragungen zeitgemäß, wenn sie spätestens ein Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats bzw des Kalenderquartals durchgeführt werden) zu erfolgen.
- Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen.
Achtung:
Die laufenden Aufzeichnungen müssen geordnet und systematisch durchgeführt werden. Ein bloßes Sammeln von Belegen und eine gruppenweise Zusammen-fassung sind nicht erlaubt. Die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben sind am Ende des Kalenderjahres zusammenzuzählen.
Wichtig:
Für die handschriftlichen Aufzeichnungen muss ein nicht leicht entfernbares Schreibmittel verwendet werden. Somit sind Bleistifte, welche leicht gelöscht werden können, nicht erlaubt. In weiterer Folge dürfen keine leeren Zwischenräume zwischen den einzelnen Eintragungen (Leerzeilen) vorhanden sein. Fehler müssen storniert und dürfen nicht gelöscht werden. Somit dürfen Streichungen nicht so durchgeführt werden, dass die durchgestrichene Zahl unleserlich wird.
Excel als alleinige Aufzeichnungshilfe ist daher nicht genügend, da hier Veränderungen ohne Nachvollziehbarkeit durchgeführt werden können. Wird die Excel-Datei nach Abschluss in ein nicht veränderbares Format gebracht und herrscht Übereinstimmung mit den ans Finanzamt gemeldeten Zahlen, besteht die Möglichkeit der Akzeptanz durch die Finanzverwaltung. Die sicherste Akzeptanz ist bei Verwendung einer ordnungsgemäßen Aufzeichnungssoftware gegeben.
2.1.2 Belegorganisation, -arten und Aufbewahrungsfristen
Der Begriff Beleg ist weder im Unternehmensrecht noch im Abgabenrecht gesetzlich definiert. Sowohl die unternehmensrechtlichen als auch die abgabenrechtlichen Bestimmungen über die Buchführungen gehen davon aus, dass die Eintragungen in die Bücher aufgrund von Belegen vorzunehmen sind. Belege sind nach herkömmlicher Vorstellung Schriftstücke (Urkunden), in denen alle Elemente eines Geschäftsfalls, welche für die Verbuchung erforderlich sind, unmittelbar im Anschluss an den Geschäftsfall festgehalten werden. Belege müssen aber nicht als Schriftstück (Papier) bestehen, sie können auch in Form von Speicherung in einem genau definierten elektronischen Datenbereich existieren. Auch ohne gesetzliche Regelung ist es ein unbestrittener Grundsatz, dass jeder Buchung ein Beleg zugrunde liegen muss - dh es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Bei den Belegarten unterscheidet man zwischen natürlichen und künstlichen sowie Eigen- und Fremdbelege.
- Natürliche Belege sind solche, die im Zuge der betrieblichen Vorgänge anfallen. Das sind zB
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Bankkontoauszüge
- Zahlungsbestätigungen (Quittungen)
- Künstliche Belege sind solche, die ausschließlich für die Buchhaltung - zur Erfüllung des Belegprinzips - angefertigt werden. Man spricht in diesem Zusammenhang von Buchungsanweisungen.
- Eigenbelege sind solche, die im Unternehmen selbst angefertigt werden, wie zB Ausgangsrechnungen.
- Fremdbelege kommen von außen, wie zB Eingangsrechnungen und Bankkontoauszüge.
Die Belegorganisation wird in den §§ 131 Abs 1 Z 5 BAO und 189 Abs 1 UGB in jener Weise vorgeschrieben, dass die zu den Büchern gehörigen Belege derart aufzubewahren sind, dass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist. Zur
Erfüllung dieser Erfordernisse bedarf es einer durchdachten Belegorganisation, die sich wie folgt gestalten soll:
- System der Belegnummerierungen
- System der Belegablage
- Beachtung der Aufbewahrungsdauer
Die Belegnummer hat die Aufgabe, den Geschäftsfall - Beleg - in seiner zeitlichen Reihenfolge zu fixieren, ihn eindeutig zu identifizieren und damit die spätere Auffindbarkeit in der Belegablage zu ermöglichen. Aus diesen Gründen sollten die Belege in verschiedene Gruppen eingeteilt werden:
- Eingangsrechnungen (Nummerierung kann sowohl intern fortlaufend sein oder man kann auch die externe Nummer verwenden)
- Ausgangsrechnungen (Nummerierung sollte intern fortlaufend sein)
- Kassabelege (Nummerierung sollte intern fortlaufend sein)
- Bankbelege (Nummerierung sollte sich an der Bankauszugsnummer orientieren)
- Buchungsanweisungen (Nummerierung sollte intern fortlaufend sein)
Wesentliches Element der Belegorganisation ist die Aufbewahrung der Belege. Die Verpflichtung zur Aufbewahrung lässt sich sowohl aus dem Erfordernis der Nachvollziehbarkeit der Geschäftsfälle (§ 189 Abs 1 UGB) als auch aus dem der Prüfbarkeit der Besteuerungsgrundlagen (§ 131 Abs 1 Z 5 BAO) ableiten. Grundsätzlich regeln beide Gesetzestexte die Aufbewahrungsfrist gleichförmig:
- Der Unternehmer hat seine Buchungsbelege sieben Jahre geordnet aufzubewahren.
- Im Zusammenhang mit Grundstücken müssen Belege 22 Jahre aufbewahrt werden.
- Darüber hinaus solange, als sie für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren, in dem eine Parteistellung gegeben ist, von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist läuft vom Schluss des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher oder Aufzeichnungen vorgenommen wurden, und für Belege, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen vom Schluss des Kalenderjahres, auf das sie sich beziehen.
