Sistemas workflow : funcionamiento y metodología de implantación

La tecnología de automatización de flujos de trabajo (workflow) se ha erigido, en los últimos años, como una herramienta de gran relevancia y eficiencia para llevar a cabo la necesaria coordinación de los elementos que intervienen en los procesos: usuarios, actividades, recursos y reglas de actuación. Los sistemas workflow permiten una automatización integral del entorno de los procesos, aportando el dinamismo necesario para gestionar adecuadamente la complejidad y heterogeneidad de tales elementos. Se analizan, en primer lugar, las causas de la alta dependencia tecnológica que sufren las organizaciones y que ha originado el fenómeno de la paradoja de la productividad o falta de integración entre los diversos elementos de los sistemas de la organización. Esta situación no es exclusiva de la organización privada. También es característica en la Administración pública, cuyo funcionamiento se basa en servicios canalizados a través de flujos de documentos y actividades. Las herramientas groupware son las que, tradicionalmente, se han aplicado para la automatización de entornos colaborativos. Se articulan en torno a los ejes funcionales de la comunicación, colaboración y coordinación, característica esencial de los sistemas workflow. De esta tecnología se desarrollan aspectos sobre definiciones, orígenes, estructura, funcionamiento, estándares más importantes y sus principales tipologías. Se propone además una metodología para la implantación real de un sistema workflow, la cual es adaptable a cualquier entorno corporativo, pues se fundamenta en directrices y recomendaciones en lugar de establecer acciones rígidas y concretas. Como complemento a la metodología se desarrolla un método de selección basado en la identificación y ponderación de criterios relevantes para estas aplicaciones, que facilita su proceso de adquisición.