III. Konkrete Schritte zum Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems:
1. Das Projekt "Einführung eines Qualitätsmanagementsystems":
Ein Qualitätsmanagementsystem einzuführen ist ein komplexes Projekt.
Ziel des Projekts ist es, eine Nachweisstufe entsprechend den Normforderungen der DIN EN ISO 9001 aufzubauen und hierdurch ein tatsächlich gelebtes Qualitätsmanagementsystem zu schaffen. Der Aufbau des Qualitätsmanagementsystems ist dabei von einigen kritischen Erfolgsfaktoren abhängig. In der Praxis hat sich hierfür die Anwendung eines sogenannten Projektstrukturplans aus dem Fundus des Projektmanagements bewährt.
2. Vorbereitungsphase:
Zunächst initiiert die Geschäftsführung das Projekt und muss für die notwendigen Ressourcen sorgen. Nach der Selbstverpflichtung der Geschäftsführung wird sodann meist ein Projektteam berufen. Dieses besteht dabei aus mindestens einem Mitglied, das über die notwendigen Kenntnisse zur Einführung eines Qualitätsmanagementsystems verfügt und häufig dann auch die Projektleitung übernimmt. Das Projekt "Einführung eines Qualitätsmanagementsystems" sollte in Bezug auf seine Schritte, Abläufe, Termine und Kosten konsequent durchgeplant werden. Eine gute Projektplanung unterstützt den Projektleiter bei seiner Arbeit und verhindert, dass Kosten ausufern und Termine nicht eingehalten werden.
Von entscheidender Bedeutung für die praxisrelevante Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter. Sie sollten bereits zu Projektbeginn darüber informiert werden, dass Maßnahmen für ein Qualitätsmanagementsystem eingeführt werden und sind auch in der späteren Einführungs- und Bestätigungsphase von elementarer Bedeutung für den Erfolg des Projekts. Da mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems häufig z.T. einschneidende Veränderungen der gewohnten Abläufe einhergehen, stoßen entsprechende Maßnahmen nicht selten zunächst auf Widerstand.
Ebenfalls zu Beginn des Projekts erfolgt die Festlegung der Qualitätspolitik durch die oberste Leitung als Teil der übergeordneten Unternehmenspolitik. Die Qualitätspolitik beschreibt die qualitätsrelevante Zielsetzung der Organisation und legt hierdurch fest, was das Qualitätsmanagementsystem zu leisten hat. Aus der Qualitätspolitik werden dann messbare Qualitätsziele für alle relevanten Funktionsbereiche, Ebenen und Prozesse abgeleitet. Qualitätsziele dienen der Sicherstellung, dass die Qualitätspolitik auch umgesetzt wird.
Zur Sicherstellung der Messbarkeit der einzelnen Qualitätsziele müssen diesen Kennzahlen und Zielwerte zugewiesen werden. Die Kriterien, die dabei festgelegt werden, müssen überprüfbar sein und bedürfen einer Rückmeldung bzgl. Ihrer Wirksamkeit an die oberste Leitung, da nur messbare Qualitätsziele als Steuerungsinstrumente des Qualitätsmanagementsystems wirksam werden können.
Die Analyse des Istzustandes erfolgt nach der Festlegung der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele und erfasst im ersten Schritt sämtliche Geschäftsprozesse hinsichtlich ihrer Tätigkeiten, Abläufe, Funktionen, Zuständigkeiten und Befugnisse, aber auch hinsichtlich der verwendeten Unterlagen, Dokumente, Informationen und Nachweise. Das Ergebnis der Analyse muss ein detaillierter Überblick über alle vorhandenen, fehlenden oder nicht ausreichend wirksamen, qualitätsrelevanten Aufgaben und Tätigkeiten sein. Häufig ist zu beobachten, dass eine robuste Analyse des Istzustandes in der Vorbereitungsphase unterbleibt. Dies wohl zum einen aufgrund der Angst der beteiligten Mitarbeiter, für eine unentdeckte Schwachstelle verantwortlich gemacht zu werden und zum anderen aufgrund des Fehlens des methodischen Wissens, wie Prozesse überhaupt definiert oder analysiert werden können. Im nächsten Schritt wird sodann das Ergebnis des Istzustandes dem Sollzustand - also den konkreten Normforderungen gem. DIN EN ISO 9001 - gegenübergestellt und Nichtkonformitäten identifiziert.
