Praxiswissen Angebote und Kalkulationen

Einzel- und Gemeinkosten
Von Einzelkosten spricht man, wenn man die Kosten direkt einem Produkt zurechnen kann. Dies ist in einem Produktionsbetrieb z. B. beim Material oder bei Fertigungslöhnen der Fall. Der Materialverbrauch kann mithilfe von Entnahmescheinen, die Löhne können mithilfe von Stundenaufschreibungen belegt werden. Weitere Einzelkosten können sein: Werkzeuge, die Sie sich nur für die Herstellung eines einzelnen Produktes anschaffen, Transportkosten für ein einziges Produkt, Versicherungen für ein einzelnes Produkt oder Energien, wenn Sie den Strom- oder Gasverbrauch, den ein Produkt verursacht, mit einem Zähler belegen können. Auch die Kosten für Werbung können Einzelkosten sein, wenn es sich um spezielle Maßnahmen für ein Produkt handelt. Dies ist in der Praxis eher selten der Fall und erfordert einen hohen Aufwand für die Trennung bzw. Zuordnung. Daher werden die Kosten für Werbung und Energien meist wie Gemeinkosten behandelt (siehe unten Mischkostenarten).
Nur in einem Einproduktunternehmen sind alle Kosten auch Einzelkosten, da diese ja nur entstehen, um ein Produkt herzustellen (vgl. auch Kapitel 2.5.1 "Divisionskalkulation").
Gemeinkosten sind alle Kosten, die einem Produkt nicht direkt zugerechnet werden können. Gemeinkosten fallen für die Herstellung und den Verkauf von mehreren oder allen Produkten an. Typische Gemeinkosten sind Gehälter, Sozialkosten, Mieten, Abschreibungen, Versicherungen, Abgaben, Steuern, Büromaterial, Zinsen, Werbung für mehrere Produkte, Reparaturen oder KFZ-Kosten. Oder einfacher ausgedrückt: Alle Kosten, die keine Einzelkosten darstellen, sind Gemeinkosten. Die Verteilung der Gemeinkosten erfolgt vor allem bei größeren Betrieben oder Betrieben mit mehreren, organisatorisch getrennten Bereichen mithilfe von Kostenstellen und einem Betriebsabrechnungsbogen (siehe Kapitel 2.5.5 "Zuschlagskalkulation - flexibles Verfahren für zahlreiche Branchen und Anwendungen"). Häufig gibt es aber einfachere Wege, um die Gemeinkosten ebenfalls hinreichend genau auf Produkte oder Leistungen zu verteilen. Die unterschiedlichen Möglichkeiten werden Ihnen im Kapitel 2.5 "Wichtige Kalkulationsverfahren" gezeigt.
 
Variable und fixe Kosten
Variable Kosten fallen nur an, wenn produziert oder eine Leistung erbracht wird. Wird die Produktion eingestellt, entstehen keine variablen Kosten mehr. Steigt die Produktionsmenge, steigen die variablen Kosten, fällt sie, fallen auch die variablen Kosten. Typische variable Kosten sind Materialien, Fertigungs- und Akkordlöhne oder Teile der Energiekosten (Verbrauch von Kilowattstunden). Wenn Sie auf Grund mangelnder Nachfrage Ihre Produktion für eine oder zwei Wochen einstellen, müssen Sie kein Material bestellen und es entstehen Ihnen keine weiteren Kosten.
Umgekehrt verhält es sich bei den Fixkosten. Die Fixkosten bleiben zumindest über einen längeren Zeitraum konstant. Beispiele für Fixkosten sind Gehälter, Mieten, Versicherungen, Abgaben, Steuern, Reise- und Bewirtungskosten. Im Fall der beschriebenen Produktionseinstellung müssen Sie sowohl die Gehälter als auch Mieten oder Versicherungen weiterbezahlen. Auch Abschreibungen oder Zinsen sind Fixkosten. Der überwiegende Teil der Kosten eines Unternehmens sind Fixkosten. Sie lassen sich nicht kurzfristig beeinflussen.
Darüber hinaus gibt es Kostenarten, die weder vollständig fix noch vollständig variabel sind, die Mischkostenarten. Bestimmte Teile der Kosten sind abhängig vom Nutzungsverhalten, andere Teile nicht. Beispiele für Mischkostenarten sind Telefonkosten (die Grundgebühren sind fixe und die Einheiten variable Kosten, soweit Sie nicht über eine Flatrate verfügen), Energiekosten (Grundgebühren sind fixe und die Kilowattstunden sind variable Kosten) oder Instandhaltungskosten, bei denen häufig eine Art fixe Grundgebühr anfällt. Hinzu kommen die eigentlichen Instandhaltungsarbeiten, deren zeitlicher Abstand und Umfang von der Nutzungsintensität abhängt.