Vorwort
Kap 1 Einleitung
1.1 Was ist eine Rechnung?
1.2 Wofür brauche ich eine Rechnung?
1.2.1 Vorsteuerabzug
Kap 2 Allgemeines
2.1 Berechtigung und Verpflichtung zur Rechnungsstellung
2.1.1 Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung
2.1.2 Konsequenzen bei fehlender/mangelhafter Rechnungsstellung
2.2 Frist zur Rechnungsausstellung
2.2.1 Verkürzte Rechnungsstellungsfrist
2.3 Rechnungsstellung durch Dritte
2.4 Verschiebung der Steuerschuld
2.4.1 Spätere Rechnungsstellung
2.4.2 Steuerschuld bei Dauerleistungen
Kap 3 Rechnungsmerkmale
3.1 Name und Anschrift
3.1.1 Leistungsempfänger
3.1.2 Leistender Unternehmer
3.2 Gelieferter Gegenstand/erbrachte Dienstleistung
3.3 Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
3.3.1 Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen
3.3.2 Rechnungen in fremder Währung
3.4 Rechnungsdatum und Liefer- bzw Leistungsdatum
3.4.1 Ausstellungsdatum
3.4.2 Liefer- bzw Leistungsdatum
3.5 Rechnungsnummer
3.6 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3.6.1 Wofür brauche ich eine UID?
3.6.2 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3.6.3 Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers
3.6.4 Wie überprüfe ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
3.6.5 Wie beantrage ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?
Kap 4 Rechnungen in Sonderfällen
4.1 Rechnungen über Lieferungen bzw Dienstleistungen innerhalb Österreichs
4.1.1 Kleinbetragsrechnungen
4.1.2 Maschinelle automatisch erstellte Rechnungen
4.1.3 Rechnungen über Sachgesamtheiten
4.1.4 Fahrausweise für Personenbeförderung im Inland
4.1.5 Rechnungen über Mautgebühren
4.1.6 Anzahlungs- und Endrechnungen
4.1.7 Dauerrechnungen
4.1.8 Sammelrechnungen
4.1.9 Rechnungen über steuerfreie Lieferungen oder Dienstleistungen
4.1.10 Reiserechnungen
4.1.11 Rechnungen bei Differenzbesteuerung
4.1.12 Rechnungen von Kleinunternehmern
4.1.13 Rechnungen über Innenumsätze
4.2 Rechnungen über grenzüberschreitende Lieferungen bzw Dienstleistungen
4.2.1 Rechnungen für Reverse-Charge Leistungen
4.2.2 Rechnungen für innergemeinschaftliche Lieferungen
4.2.3 Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge
4.2.4 Rechnungen im Versandhandel
4.2.5 Rechnungen bei Dreiecksgeschäften
4.2.6 Rechnungen über grenzüberschreitende Personenbeförderung
Kap 5 Gutschriften
5.1 Was ist eine Gutschrift?
5.2 Voraussetzungen für eine Gutschrift
5.3 Zugang der Gutschrift
5.4 Einverständnis über die Abrechnung mittels Gutschriftsverfahren
5.5 Widerspruch des leistenden Unternehmers
Kap 6 Die elektronische Rechnung
6.1 Was ist eine elektronische Rechnung?
6.2 Voraussetzungen
6.3 Zustimmung des Rechnungsempfängers
6.4 Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit der Rechnung
6.4.1 Elektronische Signatur
6.4.2 EDI-Verfahren
6.4.3 Andere technische Verfahren
6.4.4 Innerbetriebliches Steuerungsverfahren
Kap 7 Steuerschuld kraft Rechnungsstellung
7.1 Unrichtiger Steuerausweis
7.1.1 Erhöhter Steuerausweis
7.1.2 Verminderter Steuerausweis
7.2 Unberechtigter Steuerausweis
7.3 Duplikate
Kap 8 Berichtigung von Rechnungen
8.1 Belastungsnoten
8.2 Möglichkeiten der Berichtigung
8.3 Wirkung der Berichtigung
8.4 Sammelberichtigung
8.5 Notwendigkeit bzw Verpflichtung zur Berichtigung
Kap 9 Aktuelle Rechtsprechung des EuGH
9.1 Rückwirkende Rechnungsberichtigung (Rs Senatex)
9.2 Fehlende Rechnungsmerkmale (Rs Barlis 06)
Kap 10 Aufbewahrung von Rechnungen
10.1 Aufbewahrungsfrist
10.2 Art der Aufbewahrung
10.2.1 Elektronische Aufbewahrung von Papierrechnungen
10.2.2 Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen
10.3 Aufzubewahrende Dokumente
10.3.1 Kleinbetragsrechnungen
10.3.2 Buchnachweis
10.3.3 Ausfuhrdokumente
10.3.4 Zolldokumente
10.3.5 Rechnungen mit ausländischer Vorsteuer
10.3.6 Barbelege
Anhang
Beispielrechnung 1: Rechnung durch Dritten
Beispielrechnung 2: Rechnung mit unterschiedlichen Steuersätzen
Beispielrechnung 3: Fremdwährungsrechnung
Beispielrechnung 4: Kleinbetragsrechnung
Beispielrechnung 5: Fahrausweis als Rechnung
Beispielrechnung 6: Anzahlungsrechnung
Beispielrechnung 7: Endrechnung nach Anzahlungsrechnung
Beispielrechnung 8: Dauerrechnung
Beispielrechnung 9: Rechnung über steuerfreie Leistung
Beispielrechnung 10: Rechnung über Nächtigungsleistung an Dienstnehmer
Beispielrechnung 11: Rechnung bei Differenzbesteuerung
Beispielrechnung 12: Rechnung über Reverse-Charge-Umsatz
Beispielrechnung 13: Rechnung über innergemeinschaftliche Lieferung
Beispielrechnung 14: Rechnung über Lieferung eines neuen Fahrzeugs an Privaten
Beispielrechnung 15: Rechnung bei Versandhandel
Beispielrechnung 16: Rechnung über Dreiecksgeschäft
Beispielrechnung 17: Gutschrift
Beispielrechnung 18: Barzahlungsbeleg
Zusätzlich steht Käufern der Anhang als Download unter www.dbv.at/downloads/ im Menüpunkt "Ergänzungen zu dbv-Werken" zur Verfügung
Kap 6 Die elektronische Rechnung
6.1 Was ist eine elektronische Rechnung?
Neben Rechnungen in Papierform sind in Österreich auch elektronische Rechnungen zulässig. Zur Aufbewahrung der elektronischen Rechnung siehe Tz 10.2.2.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die
- in einem elektronischen Format ausgestellt und
- elektronisch empfangen wird.
Gesetzlich ist keine besondere Form der elektroni-schen Übermittlung vorgesehen (zB als E-Mail Anhang oder Web-Download). Das Einscannen von Papierrechnungen und Versenden per E-Mail wird als "Ausstellung in einem elektronischen Format" angesehen. Per Fax übermittelte Rechnungen gelten in Österreich als elektronisch übermittelt, unabhängig davon, ob für die Übertragung ein Standard-Fax oder ein Computer-Fax verwendet wird.
6.2 Voraussetzungen
Elektronische Rechnungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung der Rechnung;
- Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung;
- Gewährleistung der Lesbarkeit der Rechnung.
6.3 Zustimmung des Rechnungsempfängers
Die Zustimmung des Rechnungsempfängers über die Ausstellung einer elektronischen Rechnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann daher auch beispielsweise in einer Rahmenvereinbarung oder den AGB erklärt werden. Die stillschweigende Billigung der tatsächlichen Ausübung der elektronischen Rechnungsstellung durch den Rechnungsempfänger soll ebenfalls als Zustimmung gelten.
6.4 Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit der Rechnung
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsdauer gewährleistet sein.
Echtheit der Herkunft bedeutet, dass die Sicherheit der Identität des leistenden Unternehmers und/oder Rechnungsausstellers gewährleistet ist.
Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass gewährleistet ist, dass die erforderlichen Rechnungsmerkmale nach Ausstellung der Rechnung nicht nachträglich geändert wurden. Daraus folgt jedoch nicht, dass die Rechnung inhaltlich richtig ist.
Lesbarkeit der Rechnung bedeutet, dass die Rechnung von Menschen lesbar sein muss, also mit Hilfe von vorhandener technischer Ausrüstung so dargestellt wird, dass sie vom Menschen inhaltlich erfasst und verstanden werden kann. Es muss überprüft werden können, dass das vorgelegte lesbare Format gegenüber der Ausgangsdatei inhaltlich nicht verändert wurde.
Hinweis:
Die Lesbarkeit muss über die gesamte Aufbewahrungsdauer sichergestellt werden. Dies sollte bei der Wahl des elektronischen Formats und des Aufbewahrungsmittels berücksichtigt werden.
Zur Gewährleistung dieser Voraussetzungen stehen dem Unternehmer folgende Verfahren zur Verfügung, aus denen er frei wählen kann:
- Verwendung einer elektronischen Signatur bzw eines elektronischen Siegels;
- Verwendung des EDI-Verfahrens;
- Übermittlung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL, wobei dies momentan nur dann möglich ist, wenn der Bund als Leistungsempfänger auftritt;
- Verwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.
6.4.1 Elektronische Signatur
Es muss eine qualifizierte elektronische Signatur bzw ein elektronisches Siegel verwendet werden, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung zu garantieren.
Mit 1. Juli 2016 hat sich der Rechtsrahmen für elektronische Signaturen grundlegend geändert:
Seit diesem Zeitpunkt ist nicht mehr das Signaturgesetz, sondern die europäische Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG, ABl. Nr. L 257/73 vom 28. August 2014 ("eIDAS-VO") anzuwenden.
Der wesentliche Unterschied zwischen einem elektronischen Siegel und einer elektronischen Signatur ist, dass elektronische Siegel auch auf juristische Personen lauten können.
Hinweis:
Nach Ansicht der Finanzverwaltung wird auch eine fortgeschrittene Signatur akzeptiert, sofern die Signaturprüfung über die RTR oder eine vergleichbare ausländische Stelle möglich ist. Eine Liste der anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieter findet sich unter http://www.signatur.rtr.at
6.4.2 EDI-Verfahren
Die Verwendung des elektronischen Datenaus-tausches (EDI) gewährleistet ebenfalls die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung. Seit dem 1. Jänner 2013 entfällt die Verpflichtung zur Ausstellung einer Sammelrechnung. Es ist aber weiterhin der Abschluss einer Vereinbarung über die Verwendung des EDI-Verfahrens notwendig.
