IT-Organisationen wirksam verändern

Organisatorische Möglichkeiten zur Bearbeitung von Prozesskritiken
In den Erläuterungen zur Phase 'Leben' wurden bereits verschiedene Möglichkeiten zur organisatorischen Einordnung von Prozesskritik erläutert:

Wo können die Prozesskritiken angenommen werden? Daher gehen wir hier lediglich kurz darauf ein, wie und welchen Beitrag diese organisatorischen Möglichkeiten neben den Prozess-Paten bei der Bearbeitung leisten können und sollten.
Prozesskritiken im stillen Kämmerlein bis zum Verbesserungsvorschlag zu bearbeiten, würde zu einem 'Elfenbeinturm' führen, von dem aus alles, was mit Organisationsverbesserung zu tun hat, ausgeht. Für die Mitarbeiter sind dann manche Entscheidungen nur schwer nachzuvollziehen und stoßen unweigerlich auf Ablehnung oder Skepsis.
Die gemeldeten Prozesskritiken kommen aus der Organisation, also direkt von den Mitarbeitern selbst, und daher sollte die Organisation in der Regel auch an der Entwicklung und Umsetzung der Verbesserungen beteiligt werden. Durch diese Vorgehensweise werden die Mitarbeiter mitgenommen und motiviert, sich aktiv an Verbesserungen zu beteiligen und Strukturen neu zu gestalten.
Vielfach wird in den Organisationen bemängelt, dass die Strukturen zu festgefahren seien, man nicht über den Tellerrand schaue und eine gewisse Betriebsblindheit herrsche. In diesem Fall ist es schwierig, Verbesserungen und deren Umsetzung eine wirkliche Chance zu geben. Daher ist es wichtig, von Anfang an mehrere Personen an der Entwicklung der Verbesserungsvorschläge zu beteiligen, sodass diese auch als realistisch in der Umsetzung angesehen werden können.
Dennoch bleibt die Frage, welchen Beitrag diejenige Organisationseinheit zur Bearbeitung der Prozesskritiken leisten kann, bei der die Prozesskritiken eingehen.
Zum einen ist es wichtig, einen eindeutigen Eingangskanal zu haben, der die Prozesskritiken nicht nur annimmt, sondern auch jederzeit Auskunft über den Bearbeitungsstand geben kann. Zum anderen muss eine Menge organisiert werden, um vom Eingang der Prozesskritik in akzeptabler Zeit zu einem Verbesserungsvorschlag zu kommen. Die Ersteinschätzung kann zum Beispiel alleine (und/oder in Zusammenarbeit mit dem Melder) durch diese Organisationseinheit erfolgen, anschließend gilt es aber, wie im Zusammenhang mit der 'Ersteinschätzung ' beschrieben, die entsprechenden Personen zur weiteren Bearbeitung zu identifizieren und zu motivieren. Die folgenden Schritte (Qualifizierung und Klassifizierung) müssen ebenfalls geplant, organisiert und durchgeführt (moderiert) werden. Hierzu sind Vorbereitungen in Form von Einladungen, Raumplanung, Moderationsmaterial etc. notwendig sowie die Nachbereitung in Form von Dokumentation und Statuspflege.
Ziel während der Bearbeitung von Prozesskritiken ist es, die 'breite Masse' mitzunehmen und mit dieser gemeinsam Organisationsentwicklung zu betreiben und voranzutreiben, ohne die beteiligten Personen übermäßig zu belasten und deren Ressourcen übermäßig zu beanspruchen. Weniger komplexe Prozesskritiken können von einzelnen Mitarbeitern bearbeitet werden. Bei komplexeren Prozesskritiken hingegen sollte die Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen in einer größeren Gruppe von Mitarbeitern der Organisation stattfinden, um von Anfang an eine größtmögliche Akzeptanz zu gewährleisten. Das organisatorische Drumherum sowie die Steuerung und Planung übernimmt sinnvollerweise eine Organisationseinheit, die sich auch um die Kommunikation und das Marketing kümmert.