Datenschutzrechtliche Anforderungen an die E-Mail-Aufbewahrung im Unternehmen

Die E-Mail-Kommunikation ist aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Die E-Mail hat in der Unternehmenspraxis den Geschäftsbrief, der mit der Briefpost übermittelt wird, seit geraumer Zeit abgelöst. Aufgrund dessen muss die betriebliche E-Mail, ebenso wie das geschäftliche Papierdokument, aus unterschiedlichen Gründen aufbewahrt werden. Insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften verpflichten die Unternehmen, ihre geschäftlichen E-Mails teilweise langfristig zu speichern. Dennoch müssen auch die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachtet werden, da die E-Mails personenbezogene Daten der Beschäftigten und der Geschäftspartner enthalten. Die E-Mails können betrieblicher, privater oder auch gemischter Natur sein. Darüber hinaus können sie die Kommunikation mit besonderen im Unternehmen tätigen Personen und Stellen betreffen, wie etwa des Betriebsarztes und des Betriebsrates. Der Autor geht der wichtigen Frage nach, unter welchen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen das Unternehmen die ein- und ausgehenden E-Mails aufbewahren darf. Um das Spannungsverhältnis zwischen den Aufbewahrungsvorgaben und den datenschutzrechtlichen Normen untersuchen zu können, werden zunächst die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften sowie die freiwilligen Interessen des Unternehmens an einer E-Mail-Aufbewahrung dargestellt. Anschliessend analysiert der Autor innerhalb welcher Grenzen Aufbewahrungsvorgänge datenschutzkonform erfolgen können. Dies geschieht anhand der einschlägigen Regelungsregime des Telekommunikations-, Bundesdatenschutz- sowie auch des Betriebsverfassungsgesetzes. Besondere Berücksichtigung soll dabei dem datenschutzrechtlichen Schutz von privaten E-Mails geschenkt werden, insbesondere wenn das Unternehmen seinen Beschäftigten die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Dienstes gestattet hat. Ebenso muss der Schutz von besonderen Funktionsträgern im Unternehmen bei den Aufbewahrungsvorgängen durch das Unternehmen berücksichtigt werden. Darüber hinaus werden Gestaltungsvorschläge für eine datenschutzkonforme E-Mail-Aufbewahrung herausgearbeitet, die eine Implementierung von Aufbewahrungssystemen in der Praxis ermöglichen sollen.