Projektmanagement mit Excel für Dummies

Einführung

Ein Buch wie dieses zu schreiben, ist zweifellos ein echtes Projekt:

Ein klares Ziel ist vorgegeben: Ein hilfreiches und verständliches Buch soll entstehen - mit Anforderungen an Form und Inhalt sowie mit Einschränkungen im Umfang.

Es gibt einen Zieltermin.

Budget und Ressourcen sind begrenzt.

Das Buch halten Sie nun in den Händen, somit wurde das Hauptziel erreicht. Doch wie in Projekten üblich, war die Erstellung des Manuskripts ständigen Störungen unterworfen: konkurrierende Projekte, Ressourcenmangel, Verzögerungen im Ablauf, technische Probleme - um nur ein paar aufzuzählen.

Als Autor mehrere Hundert Seiten zu füllen, mag im ersten Moment einschüchternd klingen, doch das Gegenteil ist der Fall: Die Kunst liegt im Kürzen, Zusammenfassen und dem Selektieren der Inhalte, die Ihnen als Projektleiter, Projektassistenz oder Mitglied des Projektteams in der Praxis am meisten helfen werden. Wir haben uns dieser Herausforderung gestellt und hoffen, wir können allen Projekthelden da draußen nützliche Anleitungen, Tricks und Kniffe an die Hand geben, so unterschiedlich die Vorkenntnisse mit Excel im Projektmanagement auch sein mögen.

Berufliche Weiterbildung muss keineswegs staubtrocken und hochformell sein. Kaum ein ­Projektleiter überlebt den Alltag mit theoretischen Definitionen und hochtrabend formulierten Beschreibungen - stattdessen sind praktisch anwendbare Tipps und Methoden gefragt. Da sich die »Für Dummies«-Reihe genau diesen Anspruch auf die Fahnen geschrieben hat, haben wir uns bei der Erstellung des Buchs von Beginn an in Machart und Tonfall heimisch gefühlt.

Falls Sie dieses Buch mögen, schauen Sie gern auf http://www.projekte-leicht-gemacht.de vorbei. Dort veröffentlichen wir regelmäßig Tipps und Anleitungen für den alltäglichen Projekt-Wahnsinn. Wir freuen uns darauf, Sie dort begrüßen zu dürfen!

Und nun: Viel Spaß beim Lesen!

Andrea Windolph & Dr. Alexander Blumenau

Über dieses Buch

Excel und Projektmanagement - das passt wunderbar zusammen! Oder? (Fast) jeder hat Zugriff, (fast) jeder kann es mehr oder weniger gut bedienen - und überhaupt ist Excel das Tool schlechthin im Projektmanagement-Alltag. Gleichzeitig wächst der Frust, wenn unübersichtliche Datengräber entstehen oder Dateien vor lauter Formeln und Verknüpfungen nicht mehr bedient werden können. Immer wieder kommt daher die Frage auf, ob in spezielle Projektmanagement-Software investiert werden soll oder ob Excel nicht vollkommen ausreicht. Schließlich können mit Excel alle Probleme gelöst werden. Oder?

Nein, Excel ist ganz sicher nicht die allumfassende Wunderwaffe. Schlimmer noch, wir werden Sie für einige Gefahren und Probleme durch Excel sensibilisieren, das versprechen wir Ihnen. Es wäre vermessen, zu behaupten, mit ein paar kurzen Anleitungen könne mit Excel jede Projektaufgabe gelöst werden. Dennoch wissen wir aus Erfahrung, dass viele typische Arbeitsabläufe sehr gut in Excel abgebildet oder zumindest unterstützt oder vereinfacht werden können. Wesentlich ist hierbei, die Grenzen von Excel zu erkennen und zu respektieren. In Kapitel 1 erfahren Sie mehr darüber, was Excel kann - und wo die typischen Gefahren lauern.

Selbstverständlich vermittelt das Buch auch einiges an Grundlagenwissen im Projektmanagement. Vor allem Teil II und III sind hervorragend dazu geeignet, Sie durch die klassischen Aufgaben von der Planung bis zum Abschluss eines Projekts zu führen. Dabei hält sich das Buch jedoch nicht sklavisch an ein bestimmtes Prozess- oder Vorgehensmodell. Die vorgestellten Werkzeuge und Lösungen sind unabhängig von der in Ihrem Projekt vorgegebenen Methodik verwendbar.

Die Anleitungen und Abbildungen in diesem Buch beruhen auf der Version Excel 2016 für Windows. Das Beschriebene lässt sich dennoch fast ausnahmslos auch in den Vorgängerversionen Excel 2013 und 2010 umsetzen. Gleiches gilt für Excel 2016 für Mac, wenngleich sich hier aufgrund der Mac-typischen Benutzerführung Menüs und Eingabemasken zum Teil erheblich unterscheiden. Für den geübten Anwender von Excel für Mac sollte die Übertragung kein Problem darstellen. Stehen einzelne Funktionalitäten unter Mac (noch) nicht zur Verfügung, so weisen wir an entsprechender Stelle darauf hin.

Was dieses Buch ist

Sie halten ein Buch in den Händen, das Ihnen als Hilfsmittel im Projektalltag zur Verfügung steht. Sie erhalten konkrete Anleitungen zur Lösung typischer Probleme. Sehen Sie es als ­Lösungsbuch, nicht als Lehrbuch.

Obwohl wir weder die Grundlagen von Excel noch Projektmanagement im Detail vorstellen, erklären wir neue Begriffe, damit Sie den Beispielen und Anleitungen leicht folgen können. Je nach Thema werden einige Kapitel eher Projektmanagement- oder Excel-Wissen vermitteln.

Dieses Buch befasst sich nicht ausschließlich mit komplizierten Formeln, Diagrammen und Analysen. Zusätzlich erfahren Sie auch einiges über angrenzende Themen wie Formatierungen, Datenaustausch und Visualisierung sowie Best Practices im Umgang mit diesen Themen.

Was dieses Buch für Sie tun kann

Sie werden durch die grundlegenden Phasen von der Projektplanung bis zum Projektabschluss geführt und erhalten eine Anleitung, wie Sie diese Schritte mithilfe von Excel unterstützen und vor allem visualisieren können.

Sie lernen erprobte und bewährte Kniffe für den Alltag kennen.

Sie werden Ihre Kollegen, Vorgesetzten und Kunden angemessen beeindrucken.

Sie werden doppelte Arbeit für wiederkehrende Aufgaben vermeiden.

Sie werden neue Erkenntnisse über Ihr Projekt gewinnen und entsprechende Maßnahmen ableiten.

Sie werden die Grenzen und Gefahren von Excel erkennen und das Beste aus seinen Möglichkeiten herausholen.

Was dieses Buch nicht ist

Auch wenn der erste Teil des Buchs mit »Grundlagen« überschrieben ist, ist dieses Buch weder ein Grundlagenwerk über Projektmanagement noch über Excel. Falls Sie an einem Projektmanagement-Grundlagenbuch interessiert sind, legen wir Ihnen »Projektmanagement für Dummies« oder »Grundlagen Projektmanagement für Dummies - das Pocketbuch« ans Herz. Für Excel-Einsteiger empfehlen wir »Excel 2016 für Dummies«. Für fortgeschrittene Anwender hat der Wiley-Verlag auch »Excel-VBA für Dummies« sowie »Excel-VBA Power-Programmierung für Dummies« im Angebot. Vielleicht haben Sie auch versehentlich zu diesem Buch gegriffen und interessieren sich eigentlich für »MS Project 2013 für Dummies«? Dieses Buch ist in seinem Schwerpunkt ebenfalls alles andere als ein Projektcontrolling-Buch. Bei verstärktem Interesse an den Projektfinanzen empfehlen wir daher zusätzlich »Excel im Controlling für Dummies«.

Anhand der Alternativen sehen Sie bereits, dass in diesem Buch ein Querschnittsthema behandelt wird und sich eine gewisse Überlappung mit anderen Büchern nicht vermeiden lässt.

Excel ist kein Rundumsorglos-Programm für Projektmanager. Daher haben wir auch nicht den Anspruch, die allumfassende und technisch eleganteste Lösung für alle Probleme zu präsentieren. Vielmehr konzentrieren wir uns darauf, solide und robuste Anleitungen zu zeigen, die möglichst vielen Projektleitern eine Hilfe sein können. Falls sich bestimmte Aufgaben in anderen Programmen besser lösen lassen, weisen wir darauf hin - und stellen Ihnen meist trotzdem eine pragmatische Excel-Lösung vor.

Falls Sie sich eine konkrete Anleitung erhoffen, wie Sie Ihr erstes Projekt nach einem bestimmten Vorgehensmodell planen und umsetzen oder wie Sie ein kritisches Projekt retten können, müssen wir Sie leider ebenfalls enttäuschen. Allerdings sind wir davon überzeugt, dass die vorgestellten Werkzeuge Ihnen auch bei solchen Aufgaben behilflich sein können.

Konventionen in diesem Buch

Gleich vorweg: Sie müssen dieses Buch nicht von vorn bis hinten Seite für Seite durcharbeiten. Es ist modular aufgebaut. Wenn Sie halbwegs mit Excel und mit Projektmanagement vertraut sind, können Sie getrost einzelne Teile, Kapitel oder Abschnitte herausgreifen oder das Buch als reines Nachschlagewerk nutzen. Beachten Sie dabei: Innerhalb eines Kapitels werden häufig wiederkehrende Excel-Funktionalitäten bei ihrem ersten Auftreten ausführlich beschrieben, während später im jeweiligen Kapitel das grundlegende Vorgehen vorausgesetzt wird. Ist Ihnen die Excel-Anleitung an einer Stelle zu dünn, kann es daher helfen, das gesamte Kapitel zu lesen.

Auf nahezu jeder Seite dieses Buchs finden Sie schrittweise Anleitungen, wie Sie mit Excel zum Ziel kommen. Dabei gelten folgende Konventionen:

Es wird naturgemäß sehr häufig auf Excel-Menüpunkte und Icons verwiesen. Um diese zu finden, wird der Pfad durch die einzelnen Menüs, Untermenüs und Auswahllisten durch deren jeweilige Namen getrennt durch einen senkrechten Strich beschrieben. So führt Start|Zwischenablage|Einfügen zum Beispiel zu den Einfügeoptionen in Excel. Ist der Pfad visuell leicht zu erkennen, so werden zur Verkürzung unter Umständen Orientierungspunkte weggelassen, die keinen Mausklick erfordern. So kann in obigem Beispiel Zwischenablage entfallen, da es lediglich auf eine Gruppe in der Menüleiste verweist.

Soll in einer Anleitung zum Ausdruck kommen, dass eine Zelle einen Wert oder eine Formel enthält, so folgt das Buch der schon in anderen Bänden der für Dummies-Reihe bewährten Konvention, zunächst die Zelle zu nennen, gefolgt von einem...