Apple Mac Excel Daten optisch aufarbeiten

Kapitel 3 Datensätze optisch darstellen

3.1 Die bedingte Formatierung

Sie haben in Excel die Möglichkeit, Zellen optisch zu verändern, je nachdem welche Bedingungen erfüllt oder eben nicht erfüllt werden. Lassen Sie uns dazu eine ganz einfache Beispieltabelle (Abbildung 3.1) erstellen.

Abbildung 3.1: Beispieltabelle für die bedingte Formatierung.

Wir haben eine Spalte mit den Firmennamen und rechts davon eine Spalte mit den entsprechenden Umsätzen. Wir möchten nun alle Umsätze kleiner 300 in Rot angezeigt lassen, alle Umsätze größer oder gleich in Grün.

Es gibt in Excel ja eine Funktion WENN. Diese kann auch Zellen prüfen, kann als Ergebnis diese Zellen aber nicht direkt farblich verändern. Dies können wir nun basierend auf Bedingungen durch die bedingte Formatierung bewerkstelligen.

Abbildung 3.2: Bedingte Formatierung in Excel.

Markieren Sie bitte als Erstes den Zellbereich B2 bis B5 (1). Danach wechseln Sie in die Registerkarte "Start" (2) und klicken rechts auf den Button "Bedingte Formatierung" (3) in der Menüleiste. Wählen Sie nun das Menü "Regeln zum hervorheben von Zellen" (4) aus und hier wiederum das aufgeklappte Menü "Kleiner als..." (5).

Abbildung 3.3: Erste Bedingung festlegen.

Nun erscheint ein weiteres Menü, indem Sie Ihre Bedingung für die Zellen B2 bis B5 festlegen. Wenn der Zellwert (1) kleiner ist (2) als der Wert 300 (3) - dann formatiere die markierten Zellen in hellroter Füllung (4). Bitte tragen Sie den Wert 300 in das leere Feld (3) von Hand ein! Die hellrote Füllung ist gut - das ändern wir später noch in andere Formatierungen ab. Bestätigen Sie nun diese erste Bedingung mit dem OK-Button (5).

Abbildung 3.4: Die erste bedingte Formatierung ist festgelegt.

Sie haben nun die erste der Bedingungen festgelegt. Nochmals - wenn der Zellwert in eine der vorher markierten Zellen (B2 bis B5) einen kleineren Zellwert als 300 hat, dann wird die entsprechende Zelle mit der hellroten Füllung umformatiert.

Bitte lassen Sie einfach den Bereich B2 bis B5 weiter markiert. Sollte der Bereich nicht mehr markiert sein - so markieren Sie bitte diesen Bereich erneut - bevor Sie nun mit der zweiten Bedingung fortfahren. Sie erinnern sich - wir wollten nun als Letztes, dass jede Zelle, welche gleich oder größer 300 ist mit der Farbe grün formatieren. Der Bereich B2 bis B5 ist markiert. Klicken Sie erneut auf den Button "Bedingte Formatierung" - danach auf "Regeln zum hervorheben von Zellen" und danach diesmal auf das Menü "Größer als..." - wieder öffnet sich ein entsprechendes Fenster, welches wir diesmal etwas anpassen müssen.

Abbildung 3.5: Die zweite bedingte Formatierung festlegen.

Klicken Sie bitte in das Dropdown-Menü (1) und wählen Sie hier aus "größer oder gleich". Im freien Feld (2) tragen Sie bitte den Wert 300 ein. Im Dropdown-Menü für die Formatierung (3) wählen Sie aus der Liste die "grüner Füllung" aus. Bestätigen Sie auch diese Bedingung mit dem OK-Button.

Fertig! Sie haben nun zwei Bedingungen festgelegt. Die erste Bedingung, wenn der Zellwert einer Zelle aus dem Bereich B2 bis B5 kleiner 300 ist, soll die Zellformatierung auf hellrote Füllung gestellt werden.

Die zweite Bedingung lautet - wenn der Zellwert einer Zelle aus dem Bereich B2 bis B5 größer oder gleich dem Wert 300 entspricht, wird die jeweilige Zelle mit grüner Füllung formatiert.

Sie können nun nach Abschluss auf eine freie Zelle im Tabellenblatt klicken. Sie sehen nun die entsprechenden Formatierungen. Die bedingte Formatierung ist allerdings aktiv! Verändert sich nun ein Wert - so verändert sich auch die Formatierung. War eben noch der Umsatz der Firma Sauer mit 200 in hellroter Formatierung - wird die Zelle grün, sobald der Umsatz auf 700 geändert wurde. Probieren Sie es aus.

Abbildung 3.6: Geänderter Umsatz bei Firma Sauer.

Die bedingte Formatierung überwacht also ständig die Zellwerte und passt die Formatierung wenn nötig entsprechend an. Sie können so viele Bedingungen auf eine Zelle oder Zellbereich festlegen, wie Sie möchten. Sie markieren immer eine Zelle oder Zellbereich und fügen eine Bedingung nach der Anderen einfach hinzu.

3.1.1 Bedingte Formatierung nachträglich ändern

Nun stellen Sie fest, dass Ihnen die bedingte Formatierung so nicht gefällt. Die Farben gefallen Ihnen doch nicht. Oder die Bedingungen selber passen nicht so ganz, wie Sie sich das vorgestellt haben. Sie möchten Zellen kleiner 400 gerne in Rot formatieren, Zellen größer oder gleich 400 Grün (aktuell ist der Schwellenwert ja 300).

Markieren Sie dazu wieder die Zellen mit einer bedingten Formatierung - in unserem Fall also den Bereich B2 bis B5. Gehen Sie im Register "Start" wieder auf "Bedingte Formatierung" und wählen aus dem Dropdown-Menü "Regeln verwalten" aus. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Abbildung 3.7: Bedingte Formatierung - Regeln verwalten.

Abbildung 3.8: Bedingte Formatierung - Regeln bearbeiten.

Sie sehen nun (Abbildung 3.8) unsere beiden Regeln. Als Erstes die Regel Zellwert größer gleich 300 Format Grün und als Zweites die Regel kleiner 300 Format Rot. Wählen Sie die erste Regel aus (1) und klicken unten links auf den Button "Regel bearbeiten" (2). Es öffnet sich ein weiteres Fenster für die erste Regel, welche Sie nun bearbeiten können.

Abbildung 3.9: Bearbeitete erste Regel.

Ändern Sie nun wie abgebildet (Abbildung 3.9) den Wert 300 auf 400 ab und bestätigen Sie den Vorgang mit dem OK-Button. Nun klicken Sie im Fenster (Abbildung 3.8) die zweite Regel an (Zellwert < 300) und erneut auf den Button "Regel bearbeiten".

Abbildung 3.10: Bearbeitete zweite Regel.

Auch diese zweite Regel (Abbildung 3.10) bearbeiten Sie nun bitte, indem Sie den Wert 300 durch den Wert 400 ersetzen und den Vorgang mit dem OK-Button bestätigen. Ihre Regelübersicht sollte nun wie folgt aussehen (Abbildung 3.11).

Abbildung 3.11: Beide Regeln wurden angepasst.

Beide Regeln sind nun angepasst. Die Formatierung wird nun auf Grün oder Rot eingestellt, wenn die entsprechende Zelle kleiner oder größer / gleich dem Wert 400 entspricht. Statt den Wert zu verändern - hätten Sie auch andere Farben einstellen oder andere Änderungen vornehmen können.

3.1.2 Bedingte Formatierungen löschen

Hier stellt sich sofort die Frage - wollen Sie alle Bedingungen mit allen Regeln löschen - oder nur eine der Bedingungen? Nehmen wir an - wieder auf unser aktuelles Beispiel bezogen - Sie möchten nur eine der Bedingungen löschen. Sie möchten alleine die Formatierung "wenn Zellwert unter 400, dann Formatierung in der Farbe Rot" behalten.

Markieren Sie erneut den Zellbereich B2 bis B5 und rufen das Menü "Bedingte Formatierung" - "Regeln verwalten" auf (Abbildung 3.7). Markieren (1) Sie nun die erste Regel "Zellwert = 400). Unten links neben dem Button "Regel bearbeiten" finden Sie einen Button mit einem minus Symbol (2). Diesen klicken Sie an. Die ausgewählte Regel wird nun gelöscht. Allerdings wird der Vorgang erst abgeschlossen, nachdem Sie die Aktion auch mit dem OK-Button (3) bestätigt haben.

Abbildung 3.12: Eine ausgewählte Regel löschen.

Abbildung 3.13: Regeln komplett löschen.

Möchten Sie alle bedingten Formatierungen und deren Regeln löschen, so markieren Sie die entsprechende Zelle oder Zellbereich und rufen das Menü "Regel löschen" auf (Abbildung 3.13). Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Regeln und Bedingungen in den zuvor markierten Zellen zu löschen. Oder Sie wählen das zweite Menü aus - und löschen damit alle Regeln im gesamten Arbeitsblatt (nicht gesamter Mappe!) - egal ob markiert oder nicht markiert.

Tipp: Sie können auch mit dem Radiergummi im Register "Start" die bedingte Formatierung mit "Formate löschen" loswerden. Allerdings nicht nur die bedingte Formatierung - sondern generell alle Formatierungen in den markierten...