Microsoft Excel Pivot-Tabellen - Das Praxisbuch

Kapitel 2

Entdecken Sie die Möglichkeiten von PivotTables und PivotCharts

In diesem Kapitel lernen Sie .

• etwas über die Anwendungsmöglichkeiten von PivotTables und PivotCharts,
• wie Sie PivotTables aufbauen und gestalten,
• das Layout von PivotTables,
• die Gruppierung und deren Möglichkeiten,
• Datenschnitte aufzubauen und PivotTables zu steuern,
• Sortieren und Filtern in PivotTables sowie
• das Arbeiten mit dem Element Zeit.

Sie haben bisher Ihre Daten mit Formeln und Funktionen ausgewertet. Sind Sie dabei mit viel Mühe, aufwendigen Modellen und Methoden zu Ihren Ergebnissen gekommen, so bieten Ihnen PivotTables jetzt völlig neue Möglichkeiten: Sie können große Datenmengen schnell filtern, selektieren, umgestalten, berechnen, auswerten, neu anordnen oder in unterschiedlichsten Formen zusammenfassen und aggregieren. Nicht zuletzt lässt sich mit wenigen Handgriffen auch noch ein ansprechendes PivotChart erstellen.

Die PivotTable ist eine interaktive Tabelle, in der sich Daten in einer oder mehreren Gruppen zusammenfassen lassen. Jede Spalte in den Basisdaten wird mit ihrer Bezeichnung in der ersten, obersten Zelle in der PivotTable zu einem Feld. Gruppen entstehen unter Verwendung mathematischer Funktionen wie beispielsweise Summe oder Anzahl.

Sie erstellen eine PivotTable mithilfe des PivotTable-Assistenten. Anschließend können Sie die Felder beliebig in den jeweiligen Bereichen anordnen sowie jederzeit verschieben. Daten lassen sich unter wechselnden Gesichtspunkten verändern und auch neu bewerten. Innerhalb einer PivotTable sind die Daten nicht veränderbar - aber die Anordnung der Felder und die damit verbundene Sicht auf die Daten können angepasst bzw. verändert werden. Durch diesen Mechanismus ist eine versehentliche Veränderung der Daten beim Pivotisieren ausgeschlossen. Gewünschte bzw. erforderliche Änderungen führen Sie immer in den Basisdaten aus.

Die PivotTable bietet eine interaktive Möglichkeit für verschiedene Anwendungen:

• Sie ermöglicht eine schnelle Analyse und übersichtliche Aufbereitung Ihrer umfangreichen numerischen Daten.
• Mit wenigen Handgriffen und von Assistenten unterstützt erreichen Sie schnell eine anschauliche Darstellung Ihrer Daten.
• Änderungen, Ergänzungen und das Hinzufügen neuer Elemente lassen sich in überschaubaren Schritten schnell erledigen.
• Um bestimmte Ereignisse hervorzuheben, können Sie die Datenebenen sowohl erweitern als auch reduzieren. Ferner lässt sich ein »Drilldown« der zusammengefassten Daten ausführen, um damit die Datensätze aufzulisten, die hinter einem Ergebnis liegen.
• Außerdem können Sie die PivotTable auch als Zwischeninstrument für die Zusammenführung unterschiedlicher Daten einsetzen.
• Die PivotTable eignet sich auch als Instrument, um Daten in eine andere Form, eine sequenzielle Liste, zu konvertieren.
• Um sich auf interessante und nützliche Teilmengen konzentrieren zu können, gibt es die Möglichkeit der Gruppierung, Filterung und bedingten Formatierung.
• Umfassende Formatierungsmöglichkeiten und vorgefertigte Formatvorlagen unterstützen Sie bei ansprechenden Darstellungen am Bildschirm und ebenso bei Berichten, die gedruckt werden sollen.

Hinweis

Die PivotTables und PivotCharts, die Sie in den folgenden Kapiteln sehen, wurden mit Microsoft Excel 2019 und Excel Microsoft 365 erstellt.

Lassen sich alle Daten mit PivotTables auswerten?

Um mit PivotTables sinnvoll und zielgerichtet arbeiten zu können, spielt die Qualität der Basisdaten eine große Rolle. Deshalb sollten Sie für die Arbeit mit PivotTables - für Berechnungen bzw. Auswertungen - einige Dinge beachten. Die grundsätzliche Organisation der Daten richtet sich nach den Anforderungen, die auch bei Datenbanken zu erfüllen sind. Beachten Sie demnach folgende neun Anforderungen:

• Jede Spalte benötigt eine Überschrift als Feldnamen (Feldbezeichner), der möglichst kurz gehalten werden sollte.
• Der Datenbereich muss mindestens aus zwei Zeilen bestehen.
• Die Anzahl der Spalten ist nur durch die Größe des Tabellenblattes begrenzt und innerhalb der PivotTable durch den zur Verfügung stehenden Speicherplatz.
• Der Quellbereich darf keine leeren Spalten oder Zeilen enthalten.
• Eine Spalte mit Datum sollte immer in jeder Zelle einen gültigen Datumseintrag aufweisen (ein fehlendes oder fehlerhaftes Datum führt zu einem falschen Ergebnis).
• Innerhalb der Zeilen oder Spalten dürfen keine Berechnungen mit Zwischensummen bzw. Teilergebnisse enthalten sein.
• keine Gliederung in einem Tabellenblatt mit Daten für die PivotTable-Auswertung
• Vermeiden Sie Gesamtsummen am Ende des Quelldatenbereichs. Sind dennoch welche vorhanden, dürfen sie auf keinen Fall in den Datenbereich der PivotTable eingeschlossen werden. Durch Einschluss solcher Zeilen entstehen falsche Ergebnisse.
• Die Anreicherung von Daten durch zusätzliche berechnete Spalten (Felder) ist erlaubt, in einigen Fällen sinnvoll, in manchen Fällen sogar erforderlich.
• Stellen Sie dynamische Quellbereiche der PivotTable durch Bereichsnamen ebenfalls dynamisch zur Verfügung (beispielsweise durch die Verwendung von »intelligenten Tabellen«) - so umgehen Sie wiederkehrende manuelle Datenbereichsanpassungen). Intelligente Tabellen sind immer notwendig, wenn Sie mit dem Datenmodell arbeiten.
• Ausgeblendete Zeilen oder Spalten in den Quelldaten werden in den PivotTables in die Berechnung mit einbezogen und angezeigt.

Die verschiedenen Wege zu einer PivotTable

Wollen Sie eine PivotTable erstellen, stehen Ihnen drei unterschiedliche Wege zur Verfügung, nämlich über:

1. empfohlene PivotTables
2. den PivotTable-Assistenten
3. den Befehl Einfügen/PivotTables

Der Weg über die empfohlenen PivotTables [1] ist für die Anwender interessant, die wenig bis keine Erfahrung mit PivotTables haben oder keine Vorstellung davon, wie sie eine PivotTable aufbauen und Daten auswerten können. Hier bietet Excel Unterstützung und zeigt eine Auswahl von vordefinierten Varianten an. Anhand dieser Beispiele kann sich der Anwender ein Bild vom Ergebnis seiner Auswertabsicht machen.

Der Weg über den PivotTable-Assistenten [2] steht nicht ohne Vorbereitung oder das Kennen des ShortCuts zur Verfügung ++. Er bietet jedoch neben dem reinen Aufbau einer PivotTable noch einige zusätzliche Möglichkeiten, Daten auszuwerten oder Arbeitsschritte im Hintergrund einer PivotTable zu erledigen. Auf diese Möglichkeiten gehe ich in den praktischen Beispielen detailliert ein.

Der von Ihnen gezielt gesteuerte und kontrollierte Weg zu einer PivotTable führt über den Befehl Einfügen/PivotTable zum Dialog PivotTable erstellen, in dem Sie die für Ihre Zwecke entsprechenden Auswahlmöglichkeiten bearbeiten (Abbildung 2.1).

Abbildung 2.1:In diesem Dialogfeld bearbeiten Sie die Einstellungen und Optionen für die PivotTable.

Diese Prozessschritte führen Sie zu einem Pivot-Bericht

Eine PivotTable erstellen Sie immer in einem obligatorischen Prozessablauf. Es ist jedoch möglich, dass Sie für das Ergebnis Ihres Berichts einige Schritte nicht benötigen.

Abbildung 2.2:Erstellen einer PivotTable und zusätzliche Möglichkeiten zur Bearbeitung und Gestaltung einer PivotTable

Mit folgenden Schritten erstellen Sie Ihre PivotTable:

1. Eine intelligente Tabelle erzeugen oder den Quellbereich selektieren
2. Den Befehl PivotTable aufrufen und den Ausgabebereich der PivotTable bestimmen (Abbildung 2.2)
3. Das Layout der PivotTable finden: Welche Felder müssen an welche Position?
4. Das Ergebnis des PivotTable-Berichts
5. Aggregatfunktionen auswählen: Mit welcher Funktion sollen die Daten zusammengefasst werden?
6. Elemente nach Wunsch sortieren
7. Datenmenge durch Filter reduzieren
8. Elemente gruppieren
9. PivotTable-Bericht formatieren und präsentieren

Jetzt erstellen Sie eine PivotTable

Übungsdateien

Die Übungsdaten zu diesem und den folgenden Beispielen finden Sie in der Excel-Datei Kap_02_UEB.xlsx. Die Pivot-Arbeitsschritte in diesem Kapitel wurden mit Microsoft Excel 365 durchgeführt.

Öffnen Sie diese Datei und wechseln Sie auf die Registerkarte Basisdaten. Dort finden Sie Daten, die zur Erstellung einer PivotTable geeignet sind. Zuerst positionieren Sie die Einfügemarke innerhalb des Datenbereichs und führen folgende Schritte...