Microsoft 365 - Das Praxisbuch für Anwender

Kapitel 2

Microsoft 365 im Überblick

2.1Microsoft 365 für den modernen Arbeitsplatz

Online-Abonnements für Musik, Videostreaming und viele andere Online-Produkte haben in den letzten Jahren Einzug in unsere privaten Haushalte gehalten. Wir nutzen unsere Playlists auf dem Smartphone oder streamen die geliebte Serie über eine Online-Plattform auf dem Tablet oder dem Fernseher. Dabei unterscheiden sich die buchbaren Lizenzen, die wir für eine oder mehrere Personen erwerben können und für die wir monatlich oder jährlich einen Beitrag zahlen. Nicht anders verhält es sich mit dem Abonnementdienst von Microsoft. Microsoft 365 kann für den privaten Haushalt oder für das Unternehmen direkt von Microsoft, über Online-Marktplätze oder bei Microsoft-Partnern abonniert und lizenziert werden. Der Microsoft 365-Abonnementdienst unterscheidet sich im Umfang und von privaten Haushalten, kleinen und mittelständischen bis hin zu großen Unternehmen oder Institutionen. Aber auch für Schulen, Schüler und Studenten sowie gemeinnützige Organisationen stellt Microsoft teilweise sogar kostenlose oder kostengünstige Abonnements zur Verfügung. Während wir privat eher auf das Office-Paket mit den Programmen wie Word, Excel, PowerPoint oder dem Online-Speicher OneDrive für private oder schulische Aktivitäten zurückgreifen und die Programme, die auch als Apps bezeichnet werden, auf unseren verschiedenen Geräten wie Laptop, MacBook, Tablet oder dem Smartphone digital verwenden möchten, wollen Unternehmen und Institutionen zusätzlich zu den Office-Paketen moderne Zusammenarbeitsbereiche für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen.

Die Zusammenarbeitsbereiche sollen von allen Mitarbeitern aus allen Ebenen gemeinsam genutzt werden, um sämtliche Informationen zu einzelnen Geschäftsfällen einfach zu teilen und automatisiert weiterzuverarbeiten. Damit das gelingt, wird immer mehr auf den Einsatz von mobilen Geräten gesetzt, die wir aus den privaten Bereichen kennen. Das wiederum macht es möglich, dass wir ortsunabhängig, also auch außerhalb des Unternehmens auf Informationen zugreifen oder Informationen für unsere Kollegen bereitstellen können. Aber auch die Nachfrage für eine engere Vernetzung von Mitarbeitern und unternehmensexternen Personen wie Kunden, Partnern und Lieferanten, um beispielsweise gemeinsam an Projekten zu arbeiten, ist in den letzten Jahren enorm gestiegen. Die Herausforderung an die bestehenden IT-Landschaften und die damit verbundenen Technologien im Unternehmen sind sehr groß, sodass für die Verwendung der bereitgestellten IT-Lösungen auch die Anforderungen an das unternehmensinterne Netzwerk immer komplexer werden.

Microsoft hat sich diesen Herausforderungen bereits seit Jahren gestellt und hat erweiterte Produkte und Technologien für Unternehmen entwickelt. Microsoft stellt diese Entwicklungen unter den Namen Microsoft 365 Business und Enterprise zur Verfügung, die sich jeweils im Umfang der verwendeten Produkte und Technologien unterscheiden. Mit Microsoft 365 werden zusätzlich zu den Office-Anwendungen sogenannte Serverdienste und ein Sicherheitspaket, das Windows-Betriebssystem, angeboten. Der Unterschied zu den lokalen Servern, die im unternehmensinternen Netzwerk bereitgestellt und betrieben werden, besteht darin, dass die Microsoft 365- und Office-Produkte und -Technologien als Cloud-Dienste in einem der streng zertifizierten Rechenzentren, die von Microsoft weltweit betrieben werden, also in der Microsoft-Cloud außerhalb des jeweiligen Unternehmens und über das Internet abrufbar sind. Die in Europa betriebenen Rechenzentren befinden sich in den Niederlanden und in Irland und unterliegen den gesetzlichen Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union. Weitere Informationen zu den Sicherheitsund Datenschutzbestimmungen finden Sie im Internet unter https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/data-management. Beachten Sie, dass nicht alle Microsoft-Produkte, die Sie in Deutschland verwenden, automatisch in einem europäischen Rechenzentrum betrieben werden. Prüfen Sie, wo die gewünschten Dienste und Apps bereitgestellt werden. Eine Übersicht finden Sie hier: https://products.office.com/de-de/where-is-your-data-located. Microsoft arbeitet zum aktuellen Zeitpunkt daran, deutsche Rechenzentren für die Datenspeicherung in Deutschland hinzuzuziehen (siehe https://products.office.com/de-de/business/microsoft-office-365-local-data-center).

Microsoft setzt bei den Entwicklungen der 365-Produkte und -Technologien auf eine Update-Strategie, die auch als Evergreen-Strategie bezeichnet wird. Damit verfolgt Microsoft die Absicht, auch zukünftige Anforderungen immer weiterzuentwickeln, sodass alle 365-Produkte auf dem neuesten Stand der eingesetzten Geräte sind und unseren privaten und geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Somit werden Neuerungen in Microsoft 365 sehr schnell zur Verfügung gestellt und bieten uns Anwendern die Möglichkeit, immer mit den aktuellen auf dem Markt verfügbaren Office- und Serverdiensten zu arbeiten, während die Microsoft-Server- und -Office-Produkte, die lokal als Einzelprodukte in den Versionen wie beispielsweise Office 2013, 2016 oder 2019 benutzt und erworben werden, erst später mit Updates versorgt und für jede neue Version als Einzelkauf erworben werden müssen.

2.2Microsoft 365-Produkte

Microsoft 365 besteht aus verschiedenen Anwendungen und Serverdiensten, und diese werden je nach Ausstattung und Anzahl der Benutzer in sogenannte Pläne unterteilt. So werden Pläne für kleine und mittelständische Unternehmen für bis zu 300 Benutzer als Business- und für große Unternehmen mit unbegrenzter Benutzerzahl als Enterprise-Pläne bezeichnet. Auch spezielle Pläne für Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen stellt Microsoft, teilweise kostenlos - dann etwas eingeschränkt - zur Verfügung. Die Preise für die Pläne richten sich nach den verwendeten Anwendungen und Diensten, die pro Benutzer berechnet werden. Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen werden die Business- und Enterprise-Pläne weiter unterteilt.

2.2.1Office-Desktop-Apps für Windows und Mac

Lokal installierte Programme wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook werden als Desktop-Apps bezeichnet. Die Desktop-Apps stehen in einigen Microsoft 365-Business- oder -Enterprise-Plänen in der aktuellen Office-Version für den jeweiligen Benutzer zur Verfügung und werden auf dem Windows- oder Mac-System installiert. In der Windows-Desktop-App werden zusätzlich die Programme Access und Publisher angeboten. Wie Sie aus Ihrem Microsoft 365-Portal das Office-Paket installieren können, beschreibe ich in Abschnitt 2.8 »Office auf dem Windows- oder dem Mac-Client installieren« auf Seite 35.

OneNote ist als App Bestandteil von Windows 10 und kann über die Windows-Benutzeroberfläche geöffnet werden. Die Desktop-App in der Version 2016 steht noch zum Download zur Verfügung, ist aber von Microsoft abgekündigt. Der Funktionsumfang der OneNote-App wird von Microsoft weiterentwickelt, kann zum aktuellen Zeitpunkt jedoch im Funktionsumfang begrenzter sein als die OneNote 2016-Desktop-App. Die Speicherung der OneNote-Notizen aus der OneNote-App erfolgt über OneDrive und nicht wie in der 2016-Desktop-App lokal auf dem Computer. In Kapitel 6 »OneNote« gehe ich auf die Anwendung ein.

2.2.2Office im Web

Office im Web ist ein Dienst, mit dem Office-Dokumente über den jeweiligen Webbrowser wie beispielsweise Edge, Chrome, Firefox oder Safari erstellt und bearbeitet werden. Die einzelnen Office-Programme, auch als Online-Apps bezeichnet - Word, Excel, OneNote, PowerPoint und Outlook -, sind im Funktionsumfang begrenzter als die Desktop-Apps. Diese Apps werden aber zukünftig im Funktionsumfang um einiges erweitert, da sie ständig weiterentwickelt werden. Office im Web kann privat mit einem Microsoft-Konto und in allen Business- und Enterprise-Plänen genutzt werden. Einen Einblick in die Online-Apps erhalten Sie in Kapitel 5 »Office im Web«.

2.2.3Microsoft Mobile-Apps

Für den mobilen Einsatz der Office-Anwendungen auf dem Tablet oder dem Smartphone können Sie unter anderem die Microsoft-Apps Word, Excel, OneNote, Outlook und PowerPoint im jeweiligen Google Play-, Apple App- oder Microsoft-Store laden. Für die Verwendung der Dienste wie OneDrive for Business, Teams, Planner, SharePoint Online, Yammer, Forms werden ebenfalls Mobile-Apps im jeweiligen Store zum Herunterladen auf die mobilen Geräte zur Verfügung gestellt.

Die verwendeten Office-Anwendungen auf den eingesetzten Geräten unterscheiden sich in der Anwendung. Deshalb legt Microsoft den Fokus auf sogenannte Universal-Apps, sodass es...