Schweitzer Fachinformationen
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Im Projektmanagement sind Planung und Steuerung zwei zentrale Elemente, die untrennbar miteinander verbunden sind. Während die Planung den Rahmen für den Projekterfolg schafft, sorgt die Steuerung für dessen Umsetzung. Die Ausgestaltung dieser beiden Elemente kann jedoch je nach gewählten Parametern, Prämissen und Kontext des Projekts stark variieren. Agiles Projektmanagement wählt einen anderen Ansatz als traditionelles Projektmanagement, doch Planung und Steuerung sind in beiden Bereichen von zentraler Bedeutung.
Unabhängig von den Unterschieden gilt: Nur durch ein Zusammenspiel von klarer Planung und effektiver Steuerung können Projekte zielgerichtet vorangetrieben werden. Nur so können Sie flexibel auf Veränderungen reagieren. Beide sorgen dafür, dass Projekte auf Kurs bleiben.
Die 52-17-Methode ist eine Technik zur Produktivitätssteigerung, bei der auf 52 Minuten konzentrierter Arbeit 17 Minuten Pause folgen. Diese Struktur hilft dabei, fokussiert zu bleiben und gleichzeitig regelmäßig Pausen zur Erholung einzulegen.
1. Planung: Bestimmen Sie die Aufgaben, die während der 52-minütigen Arbeitsphasen erledigt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Materialien und Informationen zur Verfügung stehen.
2. Konzentrationsphase: Arbeiten Sie 52 Minuten lang konzentriert an den ausgewählten Aufgaben. Vermeiden Sie Ablenkungen, und bleiben Sie fokussiert.
3. Pausenphase: Machen Sie 17 Minuten Pause. Nutzen Sie diese Zeit zur Erholung, bewegen Sie sich oder machen Sie etwas, das Ihnen hilft abzuschalten.
4. Wiederholung: Wiederholen Sie den Zyklus aus 52 Minuten Arbeit und 17 Minuten Pause den ganzen Tag über.
5. Anpassung: Überwachen Sie Ihre Produktivität, und passen Sie die Dauer der Arbeits- und Pausenphasen an Ihre individuellen Bedürfnisse an.
Kann in jeder Projektphase individuell zur Steigerung der eigenen Produktivität eingesetzt werden.
Es hilft, sich zu fokussieren, und bietet gleichzeitig Raum für Entspannung.
Aufwand: klein
Erfordert nur eine minimale Planung und kann leicht in den Arbeitsalltag integriert werden.
Schwierigkeit: niedrig
Die Methode ist leicht zu verstehen und anzuwenden. Erfordert jedoch bei konsequenter Anwendung über einen längeren Zeitraum ein hohes Maß an Selbstdisziplin.
Wirksamkeit: kurz
Hilft, die Konzentration zu verbessern und regelmäßige Erholungspausen einzulegen.
Achten Sie darauf, dass Sie in den Pausen vollständig abschalten und sich erholen.
Verwenden Sie einen Timer, um die Phasen genau einzuhalten.
Zu den Produktivitätstechniken in der Table of PM Elements gehören unter anderem das Task Board [TA], die Pomodoro-Technik [PT], die Offene-Punkte-Liste [AI] und "Wer macht was bis wann?" [3W].
Die 3W-Methode hilft, die Aufgaben in Projekten klar zu verteilen, indem festgelegt wird, wer was bis wann macht. Dies fördert Transparenz und Verantwortlichkeit im Team.
1. Aufgaben identifizieren: Erstellen Sie eine Liste der anstehenden Aufgaben, und definieren Sie die Anforderungen für jede Aufgabe.
2. Verantwortlichkeiten zuweisen: Bestimmen Sie eine Person oder ein Team, das für die Erledigung jeder Aufgabe verantwortlich ist.
3. Fristen setzen: Legen Sie eine klare Frist für jede Aufgabe fest.
4. Dokumentieren: Halten Sie schriftlich fest, wer was bis wann macht, am besten in einem zentralen Dokument oder Tool, das allen Teammitgliedern zugänglich ist.
5. Überwachen und anpassen: Verfolgen Sie regelmäßig den Fortschritt der Aufgaben, passen Sie bei Bedarf Zuständigkeiten oder Fristen an, und löschen Sie veraltete Einträge.
Bild 2.1 Beispiel der 3W-Methode
Die Methode "Wer macht was bis wann" sollte in erster Linie für Teamaufgaben, z. B. in Projekten, verwendet werden.
Sie eignet sich besonders für das laufende Aufgabenmanagement und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
"Wer macht was bis wann" ist einfach umzusetzen und erfordert nur minimale Ressourcen.
Die Methode ist leicht zu verstehen und anzuwenden. Da die Methode klare Anweisungen und Verantwortlichkeiten bietet, wird sie meist gut akzeptiert.
Wirksamkeit: kontinuierlich
3W sollte kontinuierlich angewendet werden. Achten Sie darauf, dass die Liste überschaubar bleibt, und bereinigen Sie sie regelmäßig. Ansonsten kann es zu endlosen Diskussionen über die immer gleichen Themen kommen.
Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder über ihre Aufgaben und Termine informiert sind.
Nutzen Sie regelmäßige Check-ins oder Meetings, um Fortschritte zu besprechen und Hindernisse frühzeitig zu erkennen.
Denken Sie auch daran, die Liste regelmäßig auf veraltete Einträge zu überprüfen.
Halten Sie die Aufgaben bewusst klein, damit sie auch erledigt werden können und nicht als Dauerbrenner auf der Liste stehen bleiben.
Eine sehr ähnliche Methode ist die Liste offener Punkte [AI]. Aber auch Backlogs [BL] und Task Boards [TA] helfen, Aufgaben zu strukturieren und Verantwortlichkeiten zu definieren.
Wenn Sie eine visuelle Art der Aufgabenverfolgung kennenlernen möchten, ist die Methode "Aus Rot mach Grün" [MG] zu empfehlen.
Die "5 Warums"-Methode ist eine Technik der Ursachenermittlung, bei der fünfmal die Frage "Warum?" gestellt wird, um die zugrunde liegenden Ursachen eines Problems oder einer Situation zu identifizieren und nicht nur die Symptome zu behandeln.
1. Problem identifizieren: Definieren Sie das spezifische Problem, das analysiert werden soll. Schreiben Sie es klar und präzise auf.
2. Erstes "Warum?": Fragen Sie, warum das Problem aufgetreten ist, und notieren Sie die Antwort.
3. Weitere "Warum?"-Fragen: Stellen Sie erneut die Frage "Warum?", basierend auf der vorherigen Antwort. Wiederholen Sie diesen Schritt vier weitere Male, bis Sie fünf Antworten haben. Ziel ist es, die Ursache hinter der Ursache zu finden.
4. Überprüfung: Prüfen Sie, ob die Kette der Antworten logisch und vollständig ist. Stellen Sie sicher, dass jede Antwort eine fundierte und plausible Ursache darstellt.
5. Lösung entwickeln: Entwickeln Sie auf Grundlage der identifizierten Wurzelursache(n) Lösungen, die das Problem nachhaltig beseitigen.
Kann vor allem allein zur Reflexion komplexer Probleme eingesetzt werden.
Im Projektverlauf erweist sich die Methode insbesondere zur schnellen und effektiven Ursachenanalyse bei auftretenden Problemen als hilfreich.
Die Methode erfordert keine großen Ressourcen und kann schnell durchgeführt werden.
Die Methode an sich ist einfach und leicht verständlich. Allerdings kann es bei der Anwendung im Team zu Akzeptanzproblemen kommen - frei nach dem Motto: "Das ist doch Kinderkram."
Sehr effektiv, um Ursachen zu identifizieren und wiederkehrende Probleme zu vermeiden. Allerdings immer nur eine Momentaufnahme.
Seien Sie geduldig, und gehen Sie in die Tiefe, um die wahren Ursachen zu finden.
Dokumentieren Sie den Prozess und die Ergebnisse, um das Problem nachvollziehbar zu machen.
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