Projektmanagement mit Excel

1 - Projektmanagement mit Excel [Seite 4]
2 - Inhalt [Seite 7]
3 - Vorwort [Seite 13]
4 - Die Autoren [Seite 15]
5 - 1 Notwendigkeit eines Projektmanagements/-controlling [Seite 17]
6 - 2 Grundlagen des Projektmanagements und -controlling [Seite 19]
6.1 - 2.1 Grundlegende Begriffe [Seite 19]
6.1.1 - 2.1.1 Projekt [Seite 19]
6.1.1.1 - 2.1.1.1 Definition nach DIN 69 901 [Seite 19]
6.1.1.2 - 2.1.1.2 Excel-Praxis: Checkliste Projektmerkmale [Seite 20]
6.1.2 - 2.1.2 Produkt [Seite 21]
6.1.3 - 2.1.3 Prozess [Seite 21]
6.1.4 - 2.1.4 Projektmanagement [Seite 22]
6.2 - 2.2 Projektcharakteristika [Seite 22]
6.3 - 2.3 Abgrenzung von Projektmanagement und Projektcontrolling [Seite 25]
6.3.1 - 2.3.1 Management [Seite 25]
6.3.2 - 2.3.2 Controlling [Seite 26]
6.3.3 - 2.3.3 Zusammenspiel von Manager und Controller [Seite 26]
6.3.4 - 2.3.4 Rollenverständnis des Controllers [Seite 27]
6.3.5 - 2.3.5 Anforderungen an den Projektleiter und den Projektcontroller [Seite 28]
6.4 - 2.4 Projektmanagementregelkreis [Seite 30]
6.5 - 2.5 Projektmanagementwörterbuch Deutsch - Englisch [Seite 31]
6.6 - 2.6 Projektbeispiel "Bau eines Golfplatzes" [Seite 33]
6.6.1 - 2.6.1 Auftragnehmer und Projektleiter [Seite 34]
6.6.2 - 2.6.2 Projektauftrag "Golfplatz Alte Mühle" [Seite 34]
6.6.3 - 2.6.3 Projektprüfung [Seite 35]
6.6.4 - 2.6.4 Gelände- und Umfeldanalyse [Seite 37]
6.6.5 - 2.6.5 Machbarkeitsstudie [Seite 37]
6.7 - 2.7 Phasen eines Projektablaufs im ­Überblick [Seite 38]
7 - 3 Phase 1: Projektdefinition [Seite 41]
7.1 - 3.1 Projektgründung [Seite 41]
7.1.1 - 3.1.1 Projektantrag und Projektauftrag [Seite 41]
7.1.2 - 3.1.2 Excel-Praxis: Projektauftrag [Seite 42]
7.2 - 3.2 Definition des Projektziels [Seite 44]
7.2.1 - 3.2.1 Begriff "Projektziel" [Seite 44]
7.2.2 - 3.2.2 Arten von Projektzielen [Seite 46]
7.2.3 - 3.2.3 Konkretisierung von Projektzielen [Seite 46]
7.2.4 - 3.2.4 Excel-Praxis: Zielformulierung nach der SMART-Methode [Seite 47]
7.2.5 - 3.2.5 Excel-Praxis: Zielbeziehungen und Zielkonflikte [Seite 48]
7.2.6 - 3.2.6 Excel-Praxis: Zielpräferenzmatrix [Seite 51]
7.2.7 - 3.2.7 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Zieldefinition [Seite 54]
7.2.7.1 - 3.2.7.1 Muss-, Soll- und Kann-Ziele [Seite 55]
7.2.7.2 - 3.2.7.2 Ergebnisziele und Vorgehensziele [Seite 55]
7.3 - 3.3 Änderungsverfahren (Change Request) [Seite 58]
7.4 - 3.4 Projektumfeld- und Wirtschaftlichkeitsanalyse [Seite 59]
7.4.1 - 3.4.1 Projektumfeld- und Stakeholder-Analyse [Seite 59]
7.4.1.1 - 3.4.1.1 Umfeld-Monitoring [Seite 60]
7.4.1.2 - 3.4.1.2 Stakeholder-Analyse [Seite 60]
7.4.2 - 3.4.2 Excel-Praxis: Formular Betroffenheitsanalyse [Seite 62]
7.4.2.1 - 3.4.2.1 Formularelemente [Seite 63]
7.4.2.2 - 3.4.2.2 Bedingungsformate [Seite 65]
7.4.3 - 3.4.3 Excel-Praxis: Formular Stärken-Schwächen-Analyse [Seite 65]
7.4.4 - 3.4.4 Excel-Praxis: Kraftfeldanalyse [Seite 66]
7.4.5 - 3.4.5 Excel-Praxis: Stakeholder-Analyse mit integriertem Stärken-Schwächen-Profil [Seite 67]
7.4.6 - 3.4.6 Excel-Praxis: Portfoliodiagramm [Seite 72]
7.4.7 - 3.4.7 Methoden der Wirtschaftlichkeitsanalyse [Seite 73]
7.5 - 3.5 Projektorganisation [Seite 74]
7.5.1 - 3.5.1 Lenkungsausschuss [Seite 75]
7.5.2 - 3.5.2 Projektteam [Seite 76]
7.5.3 - 3.5.3 Projektleitung [Seite 78]
7.5.4 - 3.5.4 Excel-Praxis: Checkliste IT zur Kommunikation im Projektteam [Seite 78]
7.5.5 - 3.5.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Projektteamtabelle [Seite 80]
7.5.6 - 3.5.6 Excel-Praxis: Projektteamorganigramm mit SmartArt [Seite 80]
7.5.6.1 - 3.5.6.1 Organigramm mit Zellverknüpfungen [Seite 82]
7.5.6.2 - 3.5.6.2 Organigramm mit verknüpften Zellinhalten [Seite 82]
7.5.6.3 - 3.5.6.3 Verknüpfung von Zellen mit Kästchen [Seite 82]
7.6 - 3.6 Prozessorganisation [Seite 84]
7.6.1 - 3.6.1 Arten von Phasen- bzw. Vorgehensmodellen [Seite 84]
7.6.2 - 3.6.2 Meilensteine im Phasenmodell [Seite 88]
8 - 4 Phase 2: Projektplanung [Seite 91]
8.1 - 4.1 Strukturplanung [Seite 91]
8.1.1 - 4.1.1 Projektstrukturplan (PSP) [Seite 91]
8.1.2 - 4.1.2 PSP-Typen [Seite 93]
8.1.3 - 4.1.3 Arbeitspaket [Seite 95]
8.1.4 - 4.1.4 Excel-Praxis: Arbeitspaketbeschreibung [Seite 96]
8.1.5 - 4.1.5 Excel-Praxis: Checkliste Projektstrukturplanung [Seite 98]
8.1.6 - nach Schulz-Wimmer [Seite 98]
8.1.7 - 4.1.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Integration von Phasenmodell, Meilensteinplan und Projektstrukturplan [Seite 99]
8.1.7.1 - 4.1.6.1 Excel-Praxis: Phasen- bzw. Vorgehensmodell [Seite 99]
8.1.7.2 - 4.1.6.2 Excel-Praxis: Projektsteuerung mit Makros und Schaltflächen [Seite 103]
8.1.7.3 - 4.1.6.3 Excel-Praxis: Meilensteinplan [Seite 108]
8.1.7.4 - 4.1.6.4 Excel-Praxis: Detaillierung der Projektphasen [Seite 109]
8.1.7.5 - 4.1.6.5 Excel-Praxis: Phasenplan und Meilensteinplan [Seite 116]
8.1.7.6 - 4.1.6.6 Excel-Praxis: Tipps und Tricks für den gegliederten Projektstrukturplan [Seite 120]
8.1.8 - 4.1.7 Einbindung des Projekts in das Rechnungswesen [Seite 121]
8.2 - 4.2 Aufwandsschätzung bzw. -planung [Seite 122]
8.2.1 - 4.2.1 Basis für die Ressourcenplanung [Seite 122]
8.2.2 - 4.2.2 Excel-Praxis: kombinierte Aufwandschätzung und Kapazitätsplanung [Seite 123]
8.2.2.1 - 4.2.2.1 Planung der Kapazitäten [Seite 124]
8.2.2.2 - 4.2.2.2 Bedingungsformate [Seite 127]
8.2.3 - 4.2.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm zur Kapazitätsplanung [Seite 128]
8.3 - 4.3 Termin- und Ablaufplanung [Seite 128]
8.3.1 - 4.3.1 Terminziele als Basis für die Terminplanung [Seite 129]
8.3.2 - 4.3.2 Darstellung und Verfolgung von Terminen [Seite 129]
8.3.3 - 4.3.3 Excel-Praxis: Balkendiagramm (GANTT-Chart) [Seite 131]
8.3.4 - 4.3.4 Grundlagen der Netzplantechnik [Seite 134]
8.3.4.1 - 4.3.4.1 Grundelemente [Seite 135]
8.3.4.2 - 4.3.4.2 Netzplanarten [Seite 135]
8.3.4.3 - 4.3.4.3 Anordnungsbeziehungen [Seite 137]
8.3.4.4 - 4.3.4.4 Vorwärts- und Rückwärtsrechnung [Seite 139]
8.3.4.5 - 4.3.4.5 Nutzen und Grenzen der Netzplantechnik [Seite 140]
8.3.5 - 4.3.5 Excel-Praxis: Netzplandiagramm PERT [Seite 140]
8.3.6 - 4.3.6 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Termin- und Ablaufplanung [Seite 141]
8.3.6.1 - 4.3.6.1 Berechnung der Vorgangsdauer [Seite 142]
8.3.6.2 - 4.3.6.2 Berechnung der Projekttage und Ausschließen der Feiertage [Seite 144]
8.3.6.3 - 4.3.6.3 Festlegen des Projektbeginns in der ProjektINFO [Seite 148]
8.3.6.4 - 4.3.6.4 Kalendermakro für den Projektstrukturplan [Seite 149]
8.3.6.5 - 4.3.6.5 Terminplanung [Seite 151]
8.3.6.6 - 4.3.6.6 Berechnung der Kalenderwoche [Seite 153]
8.3.6.7 - 4.3.6.7 Bedingte Formatierung für die Gantt-Balken [Seite 154]
8.3.6.8 - 4.3.6.8 Makros für die Zeitachsensteuerung [Seite 156]
8.3.6.9 - 4.3.6.9 Terminauswertungen in der ProjektINFO [Seite 158]
8.3.6.10 - 4.3.6.10 Datenbankauswertungen [Seite 159]
8.3.7 - 4.3.7 Excel-Praxis: Checkliste Termin- und Ablaufplanung [Seite 160]
8.4 - 4.4 Einsatzmittel- bzw. Ressourcenplanung [Seite 161]
8.4.1 - 4.4.2 Excel-Praxis: Urlaubs- und Abwesenheitsplanung [Seite 162]
8.4.1.1 - 4.4.2.1 Mitarbeiterliste [Seite 163]
8.4.1.2 - 4.4.2.2 Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht [Seite 164]
8.4.1.3 - 4.4.2.3 Verfügbarkeit prüfen per Abwesenheitsdiagramm [Seite 169]
8.4.2 - 4.4.3 Excel-Praxis: Ressourcenmanagement mit Datenbanken und ODBC [Seite 172]
8.4.3 - 4.4.4 Access-Praxis: Access-Datenbanken für Ressourcen [Seite 173]
8.4.3.1 - 4.4.4.1 Export der Excel-Tabellen nach Access [Seite 173]
8.4.3.2 - 4.4.4.2 Verknüpfung der Excel-Tabellen in Access [Seite 176]
8.4.3.3 - 4.4.4.3 Abfragen erstellen [Seite 177]
8.4.3.4 - 4.4.4.4 Export der Ressourcen aus Access nach Excel [Seite 178]
8.4.4 - 4.4.5 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Ressourcendatenbanken [Seite 179]
8.4.4.1 - 4.4.5.1 Kapazitätsplanung mit Datenbankunterstützung [Seite 179]
8.4.4.2 - 4.4.5.2 Ressourcenauswertungen in der ProjektINFO [Seite 183]
8.4.4.3 - 4.4.5.3 Ressourcenberichte mit Pivot-Tabellen [Seite 184]
8.5 - 4.5 Kostenplanung bzw. Kalkulation [Seite 185]
8.5.1 - 4.5.1 Basis: Aufwandsschätzung und Ressourcenplanung [Seite 185]
8.5.2 - 4.5.2 Kalkulationsarten [Seite 186]
8.5.3 - 4.5.3 Excel-Praxis: Kostenplanung [Seite 187]
8.5.3.1 - 4.5.3.1 Verknüpfung von PSP und Kostenplan [Seite 187]
8.5.3.2 - 4.5.3.2 Aufstellung des Kostenplans [Seite 189]
8.5.3.3 - 4.5.3.3 Unterscheidung von Istkosten, Restkosten und Sollkosten [Seite 189]
8.5.3.4 - 4.5.3.4 SVERWEIS() für die Plankosten [Seite 190]
8.5.4 - 4.5.4 Excel-Praxis: Ampelformatierung für die Kostenüberwachung [Seite 191]
8.5.5 - 4.5.5 Excel-Praxis: Kosten-Termin-Diagramm [Seite 193]
8.5.6 - 4.5.6 Excel-Praxis: Kostenauswertungen mit Teilergebnissen und AutoFilter [Seite 195]
8.5.6.1 - 4.5.6.1 Excel-Praxis: Kostenbericht [Seite 195]
8.5.6.2 - 4.5.6.2 Teilergebnisse für Zwischensummen [Seite 196]
8.5.6.3 - 4.5.6.3 Auswertungsformeln im Kopfbereich [Seite 197]
8.5.6.4 - 4.5.6.4 Kostenberichte für den Druck aufbereiten [Seite 199]
8.5.7 - 4.5.7 Excel-Praxis: Kostenberichte mit PivotTables [Seite 200]
8.5.8 - 4.5.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Projektbudget und Kosten [Seite 202]
8.5.8.1 - 4.5.8.1 Kostenaufstellungen für das Budget [Seite 202]
8.5.8.2 - 4.5.8.2 Ermittlung des Budgets aus Gesamtkosten [Seite 204]
8.5.8.3 - 4.5.8.3 Kostenplanung auf Projektphasenebene [Seite 205]
8.5.8.4 - 4.5.8.4 Kostenbereich im Projektstrukturplan [Seite 206]
8.5.9 - 4.5.9 Excel-Praxis: Zielfindungswerkzeuge Zielwertsuche und Solver [Seite 208]
8.5.10 - 4.5.10 Excel-Praxis: Ergebnisrechnungen [Seite 209]
8.5.11 - 4.5.11 Excel-Praxis: Was-wäre-wenn-Analyse [Seite 211]
9 - 5 Phase 3: Projektsteuerung und -überwachung [Seite 215]
9.1 - 5.1 Termin [Seite 215]
9.1.1 - 5.1.1 Terminrückmeldung [Seite 215]
9.1.2 - 5.1.2 Meilensteintrendanalyse (MTA) [Seite 216]
9.1.3 - 5.1.3 Excel-Praxis: Meilensteintrendanalyse (MTA) [Seite 217]
9.1.3.1 - 5.1.3.1 Meilensteinliste mit Endterminen [Seite 218]
9.1.3.2 - 5.1.3.2 Berichtszeitpunkte [Seite 219]
9.1.3.3 - 5.1.3.3 Liniendiagramm als MTA-Chart [Seite 220]
9.1.4 - 5.1.4 Excel-Praxis: Termintrendanalyse [Seite 222]
9.2 - 5.2 Aufwand, Ressourcen und Kosten [Seite 225]
9.2.1 - 5.2.1 Stundenerfassung und Projektkostenrechnung [Seite 225]
9.2.2 - 5.2.2 Berichtsarten für Plan-Ist-Vergleiche [Seite 227]
9.2.3 - 5.2.3 Excel-Praxis: Kostentrendanalyse [Seite 228]
9.3 - 5.3 Sachfortschritt [Seite 230]
9.3.1 - 5.3.1 Begriffe der Leistungsbewertung [Seite 230]
9.3.2 - 5.3.2 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungsgrads [Seite 231]
9.3.3 - 5.3.3 Excel-Praxis: Earned Value Management [Seite 232]
9.3.3.1 - 5.3.3.1 Ausgangsdaten für das Beispiel "Lagerhalle" [Seite 234]
9.3.3.2 - 5.3.3.2 Earned-Value-Kennzahlen [Seite 236]
9.3.3.3 - 5.3.3.3 Earned-Value-Berechnung mit Stichtag [Seite 238]
9.3.3.4 - 5.3.3.4 Statusreports mit Szenarien [Seite 242]
9.3.3.5 - 5.3.3.5 Earned-Value-Diagramme [Seite 246]
9.4 - 5.4 Projektdokumentation [Seite 247]
9.4.1 - 5.4.1 Anforderungen [Seite 247]
9.4.2 - 5.4.2 Excel-Praxis: Projektmanagement-Handbuch [Seite 248]
9.5 - 5.5 Projektberichterstattung [Seite 249]
9.5.1 - 5.5.1 Strukturierung der Kommunikation [Seite 250]
9.5.2 - 5.5.2 Excel-Praxis: Portfoliobericht zur Auswertung mehrerer Projekte [Seite 251]
9.5.2.1 - 5.5.2.1 Projektleiterliste [Seite 251]
9.5.2.2 - 5.5.2.2 Projektliste mit ODBC importieren [Seite 252]
9.5.3 - 5.5.3 Excel-Praxis: Projektleiterbericht mit Spezialfilter [Seite 254]
9.5.4 - 5.5.4 Excel-Praxis: Projektbericht per Mail versenden [Seite 258]
9.5.4.1 - 5.5.4.1 Berichtsmakro aufzeichnen und nachbearbeiten [Seite 258]
9.5.4.2 - 5.5.4.2 Funktion für den Mailversand [Seite 260]
9.5.4.3 - 5.5.4.3 Aufrufprozedur für die Mailfunktion [Seite 262]
9.5.4.4 - 5.5.4.4 Versand der Berichte an die Projektleiter [Seite 263]
10 - 6 Phase 4: Projektabschluss [Seite 265]
10.1 - 6.1 Produkt- und Projektabnahme [Seite 265]
10.2 - 6.2 Projektabschlussanalyse und Erfahrungssicherung [Seite 267]
10.2.1 - 6.2.1 Nachkalkulation [Seite 267]
10.2.2 - 6.2.2 Abweichungsanalyse [Seite 268]
10.2.3 - 6.2.3 Projektabschlussbericht [Seite 268]
10.2.4 - 6.2.4 Erfahrungssicherung [Seite 269]
10.2.5 - 6.2.5 Excel-Praxis: Feedback-Formular [Seite 269]
10.3 - 6.3 Projektauflösung [Seite 272]
11 - 7 Phase 5: Projektbegleitende Aktivitäten [Seite 273]
11.1 - 7.1 Change Management [Seite 273]
11.2 - 7.2 Konfigurationsmanagement [Seite 275]
11.3 - 7.3 Projektqualitätsmanagement [Seite 276]
11.4 - 7.4 Projektrisikomanagement [Seite 279]
11.4.1 - 7.4.1 Risikostrategie [Seite 280]
11.4.2 - 7.4.2 Risikoidentifikation [Seite 280]
11.4.3 - 7.4.3 Risikobewertung [Seite 281]
11.4.4 - 7.4.4 Risikosteuerung und -überwachung [Seite 284]
11.4.5 - 7.4.5 Risikokommunikation [Seite 285]
11.4.6 - 7.4.6 Excel-Praxis: Darstellung von Risk Maps [Seite 286]
11.4.6.1 - 7.4.6.1 SmartArts [Seite 286]
11.4.6.2 - 7.4.6.2 Risikodiagramm 1: Risikofaktoren [Seite 287]
11.4.6.3 - 7.4.6.3 Risikodiagramm 2: 5-Phasen-Modell [Seite 288]
11.4.6.4 - 7.4.6.4 Risikodiagramm 3: Systematik [Seite 288]
11.4.6.5 - 7.4.6.5 Risikodiagramm 4: Klassifizierung [Seite 289]
11.4.6.6 - 7.4.6.6 Vortrag steuern mit Hyperlinks [Seite 290]
11.4.7 - 7.4.7 Excel-Praxis: Risikoanalyse mittels Fragebogen [Seite 290]
11.4.8 - 7.4.8 Excel-Praxis: Projekt Golfplatz - Risikoerhebung und Risk Map [Seite 294]
11.4.8.1 - 7.4.8.1 Risiken finden und gewichten [Seite 294]
11.4.8.2 - 7.4.8.2 Risiken visualisieren per Risk Map [Seite 295]
11.4.8.3 - 7.4.8.3 Risikoanalyse-Fragebogen [Seite 296]
11.4.8.4 - 7.4.8.4 Liste Projektteam [Seite 296]
11.4.8.5 - 7.4.8.5 Phasen und Vorgänge [Seite 296]
11.4.8.6 - 7.4.8.6 Risikofragebogen mit Gültigkeitslisten [Seite 297]
11.4.8.7 - 7.4.8.7 Fragebogen per Outlook an das Projektteam senden [Seite 298]
11.4.8.8 - 7.4.8.8 Fragebogenrücksendungen auswerten [Seite 299]
12 - 8 Zusammenfassung und Ausblick [Seite 301]
13 - 9 Excel-Praxis: Werkzeuge und Spezialtechniken [Seite 303]
13.1 - 9.1 Interaktive Steuerelemente in Tabellen [Seite 303]
13.1.1 - 9.1.1 Datenüberprüfung [Seite 304]
13.1.2 - 9.1.2 Datenüberprüfungslisten [Seite 304]
13.1.3 - 9.1.3 Formularsteuerelemente und ActiveX [Seite 308]
13.1.4 - 9.1.4 Grafische Objekte [Seite 310]
13.1.5 - 9.1.5 Matrixformeln [Seite 315]
13.2 - 9.2 Tabellen und strukturierte Verweise [Seite 319]
13.2.1 - 9.2.1 Tabelle anlegen [Seite 319]
13.2.2 - 9.2.2 Strukturierte Verweise [Seite 322]
14 - 10 Anhang [Seite 327]
14.1 - Abkürzungsverzeichnis [Seite 327]
15 - Index [Seite 331]