Agiles HR-Management

2 Digitalisierung und Agilität

»Da gehts um Nullen und Einsen.« Das ist ein Satz, den ich manchmal höre, wenn es um Digitalisierung geht. Alles scheint simpel zu sein. Entweder - oder. Ja oder nein. Null oder eins. Dass die Digitalisierung andererseits ein fortschreitender Prozess ist, der in keiner Weise einfach ist, wenn er auch vielleicht vieles einfacher macht, aber eben auch nicht alles, das ist den meisten Mensch auch klar. Vom Wort her lässt sich die Digitalisierung übrigens auf das lateinische Wort »Digitus« zurückführen, was »Finger« bedeutet. Die alten Lateiner benutzten bereits die Finger zum Zählen und Rechnen - zumindest im Zahlenraum bis zehn. - und heute hilft uns die Digitalisierung, um weit über den Zahlenraum bis 10 hinaus, zu rechnen, zu schreiben, zu designen und selbstverständlich zu produzieren. Im Englischen, das über deutlich mehr lateinische Lehnwörter verfügt als das Deutsche, wird heute zum Beispiel mit »4 Digit Number« eine 4-stellige Zahl bezeichnet.

Der Begriff »Digitalisierung« entwickelte sich parallel zum Aufkommen von Rechnern nach dem Zweiten Weltkrieg, die zunächst umfangreiche Rechenprozesse schneller ermöglichten. Er bezieht sich also auf die Speicherung von Zahlen und später auch alphanumerischer Informationen, einer Kombination von Zahlen und Zeichen in den Informationssträngen in immer größeren Längen von Zahlen und Text.

Großrechner waren seit dem Ende des 2. Weltkrieges existent, wurden aber erst seit Beginn der 90er-Jahre des letzten Jahrhunderts so rechenstark, preiswert und verfügbar, sodass sie große Mengen von Informationen speichern und verarbeiten konnten. Das geschah einhergehend mit der Verfügbarkeit von immer preisgünstigeren und größeren Speichermedien (Computer History Museum, 2018) und dem Aufkommen von E-Mail für alle5. Es wurden immer mehr Informationen digitalisiert und seit dem Jahr 2002 übersteigt die Menge digitaler gespeicherter die Menge analog gespeicherter Informationen in Büchern und anderen nicht-digitalen Medien (Press, 2015).

Ab diesem Zeitpunkt wurde dann auch verstärkt der Begriff der Digitalisierung verwendet, der sich - meist im Rahmen wirtschaftlicher Aktivität - auf die Ermöglichung bzw. Optimierung von Geschäftsvorgängen, Geschäftsfunktionen, Geschäftsmodellen und Geschäftsprozessen unter Nutzung digitaler Technologien bezieht (i-SCOOP, 2016).

2.1 Digitalisierung und Arbeit 4.0

Die Digitalisierung ermöglicht mittlerweile einen so dramatischen Wandel in der industriellen Herstellung von Produkten, dass man von der vierten industriellen Revolution in der Fertigung spricht (Industrie 4.0).

Nach der ersten industriellen Revolution (Mechanisierung durch Wasser- und Dampfkraft) über die zweite industrielle Revolution (Massenproduktions- und Montagelinien, in denen Elektrizität verwendet wird), der dritten industriellen Revolution (Einführung von Computern und dem Beginn der Automatisierung), verbindet »Industrie 4.0« nun Computer und Menschen über intelligente Systeme und künstliche Intelligenz.

Arbeit 4.0 ist das Gegenstück zu Industrie 4.0 und in Deutschland der Überbegriff unter dem die Zukunft der Arbeit diskutiert wird

Aus der Arbeitswelt ist das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes als virtuelles Gegenstück oder auch als Erweiterung des physischen Arbeitsplatzes nicht mehr wegzudenken. Die digitale Technologie ermöglicht es, überkommende Vorgehensweisen und Prozesse zu überdenken und damit die Effizienz zu steigern. Zum digitalen Arbeitsplatz gehören seine Artefakte wie Rechner, Bildschirm, E-Mail, Videotelefonie, Internetzugang etc.

Der digitale HR-Arbeitsplatz

Was das Personalwesen betrifft, hat sich die Digitalisierung in der Vergangenheit auf bestimmte Personalprozesse konzentriert und ist oft mit einer Zentralisierung und Standardisierung einhergegangen. Ein typisches Beispiel ist dafür der Übergang von der Papier- über die E-Mail- zur Onlinebewerbung. Die ist seit vielen Jahren aus gutem Grunde Standard.

In ihrem kenntnisreichen Blog schrieb die Wirtschaftspsychologin und Trainerin Svenja Hofert bereits 2009 über die Geschichte der Bewerbung seit den 1970er-Jahren (Hofert, 2009). Den Blogeintrag gebe ich hier verkürzt wieder, ergänzt um die Auswirkungen auf das Personalmanagement und die Entwicklungen seit 2009. An diesem Beispiel lassen sich sehr gut die Effizienzgewinne und Möglichkeiten durch die Nutzung des digitalen Fortschritts zeigen.

Zeitraum Bewerbungsstandard Status/Fortschritt 1970er Handschriftlicher Lebenslauf Zeitaufwändige Bearbeitung 1980er Schreibmaschinenschriftlicher tabellarischer Lebenslauf

• Zeitgewinn für den Bewerber
• Zeitgewinn für das Unternehmen durch erleichterte Lesbarkeit

1990er

• Standardisierte Form derBewerbung
• E-Mail-Bewerbung

• Erleichterte Vergleichbarkeit
• Bewerbung einfach digitalisiert,
• Weiterleitung der Bewerbung mit geringem Aufwand
• Einsparungen von Kopien und Aufwänden für die physische Weiterleitung

ab ca. 1998 Onlinebewerbung optional.

• Bewerbung ist vollständig digitalisiert
• Vollständige digitale Abbildung des Kommunikationsprozess der Bewerbung

ab ca. 2006

• Onlinebewerbung wird zum Standard
• Bewerbungsportale mit erwei- terter Funktionalität
• Nutzung von Social Media Netz- werken wie Xing, LinkedIn

• Leichte Einhaltung der Auditierung des Bewerbungsprozesses, z. B. bzgl. Einhal-tung des AGG
• Beginnendes Employer Branding
• Erleichterte Kontaktaufnahme mit potentiellen Bewerbern
• Ermöglichung von Active Sourcing

ab ca. 2015

• Integration von Social Media, z. B. Einlesen des LinkedIn-Profil
• Integration von Video und KI

• Mehr Effizienz an Schnittstellen und durch die Nutzung von Videointerviewsund Chatbots
• Sprachanalyse
• Videoanalyse
• Nutzung von Gaming-Elementen

Tab. 5: Geschichte der Fortschritte durch digitales Recruiting

Beispiel aus der HR-Praxis: Geschäftsanalytik

Ein aktueller digitaler Arbeitsplatz unterstützt die bessere Nutzung von Geschäftsanalytik (Business-Intelligence). Da die meisten digitalen Tools die Prozesse und Aktivitäten automatisch aufzeichnen, können Zahlen direkt in die Kennzahlen und Analysemodelle einfließen. Das hilft, die Effizienz und die Effektivität von Operationen zu messen.

Beispielsweise kann durch die Digitalisierung die Effizienz und Effektivität von Recruitingkanälen gemessen werden. Oder es wird die (Wieder-)Besetzungszeit (Time-tofill) einer vakanten oder neuen Position protokolliert. Und selbstverständlich können auch allgemein die Zeiten und Aufwände für den Recrutingprozess gemessen werden.

Die neuesten Technologien sind ein zentraler Bestandteil in Initiativen für digitales Arbeiten. Aber auch wenn diese Technologie langfristig deutliche Effizienzgewinne verspricht, so erfordert deren optimale Einführung zunächst jedoch auch einen Mehraufwand: Es bedarf einer sorgfältigen Planung, wie die jeweiligen Geschäftsprozesse durch digitale Software mit einer Funktionalität umgesetzt werden, die der jeweiligen Aufgabe entspricht. Es bedarf einer Klärung vorab, die beschreibt, wie die Schnittstellen zwischen Mitarbeiter und Kunden und die Benutzererfahrung aussehen sollen, damit die Mitarbeiter diese als Hilfe und Bereicherung in der Arbeit erleben.

Beispiel aus der HR-Praxis: Mobilität - räumliche Unabhängigkeit

Zu einem digitalen Arbeitsplatz gehört zunehmend auch die Nutzung der Cloud-Technologie. Mit der Cloud (Datenwolke) wird die Bereitstellung einer IT-Infrastruktur aus mehreren zusammengeschalteten Rechnern - daher der Name Cloud - über das Internet bezeichnet. Die Cloud bietet üblicherweise Speicherplatz, Rechenleistung und eine Anwendungssoftware als Dienstleistung - Software as a Service (SaaS) - und wird von den Nutzern ganz einfach über einen Webbrowser genutzt.

Die Technologien Cloud und Mobile gewährleisten, dass Unternehmensinformationen rund um die Uhr verfügbar sind und geografische Barrieren von Zusammenarbeit möglichst verringert werden.

Vorteile digitaler Arbeit

Man kann die Vorteile von digitaler Arbeit (vgl. McConnell, 2011) wie folgt zusammenfassen:

• Unterstützung von orts- und zeitunabhängigem Arbeiten
• Verringerung des »physischen Fußabdrucks« von Unternehmen
• Daraus resultierend Verringerung des Aufwands beim Arbeitgeber als auch beim...