Executive summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii
About the author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv
About the Legal Lean Sigma Institute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxi
Foreword . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxvii
Chapter 1: An introduction to Lean and Six Sigma for law (plus some project management) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
What is process improvement? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Process basics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Process measurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
What are Lean and Six Sigma? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Lean's eight kinds of waste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Six Sigma - getting to error-free . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Mapping process improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Project management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
The art and science of legal process improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Chapter 2: The five key principles of Lean Sigma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Maintaining the client's perspective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1. Specify value in the eyes of the client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2. Reduce waste and variation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3. Make value flow at the pull of the client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4. Align and empower employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
5. Continuously improve in pursuit of perfection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
The "laws" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Applying the Lean Sigma principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Chapter 3: DMAIC - A data-driven, problem-solving framework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Using DMAIC for projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Why DMAIC is effective . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
The five steps of DMAIC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
The Kaizen approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
In DMAIC we trust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Chapter 4: Additional process improvement methodologies . . . . . . . . . 53
DMADV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Legal WorkOut® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Plan, Do, Check, Act . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Pure technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
AI and the transformation of law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Business process redesign / reengineering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Theory of Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Gemba Walk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Chapter 5: Process improvement projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Process selection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Case studies - intake . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
PI practitioners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
PI project roles and responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Team success factors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Chapter 6: Mastering key PI tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Project charters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Stakeholder analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Process mapping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Chapter 7: The case for process improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Most processes fall short of their potential . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
The profession is a business, and it has changed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
The risks are greater than the challenges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Gaining buy-in for process improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
Linking quality and performance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Understanding changing client expectations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
People and competitive advantages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Clients expect efficient processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
The pressure to deliver value . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Uptake of Lean Six Sigma in law firms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Chapter 8: Assessing organizational readiness and change management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
The P+ Ecosystem, Continuum, and Scorecard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Assessing operational excellence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
What is change management? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
The five critical questions for addressing change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Change management models . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Integrating change management and Lean Six Sigma . . . . . . . . . . . . . . . 131
Change strategies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Chapter 9: Getting started and structuring for success . . . . . . . . . . . . . . . 135
Develop skills and learn a common language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Process architecture - a systematic approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Process improvement program steering committee . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Demonstration projects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Align with clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Use precedent - learn from others . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Chapter 10: Seizing opportunistic approaches for improvements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Pain points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Don't let a good crisis go to waste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
People first - talent, DEIA, and generational challenges . . . . . . . . . . . . . . 157
Mergers and acquisitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Capturing effort - time-keeping . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Chapter 11: Process improvement, pricing, and procurement . . . . . . . . 175
Pricing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Procurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Chapter 12: Strategic, systematic, and structured approaches . . . . . . . . 193
Learning from other industries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Early adopters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Law firms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Chapter 13: Case studies and success stories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Legal departments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Legal aid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
Law firms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Government . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
Military . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Chapter 14: Using process improvement to collaborate with clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Success stories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Collaborating to improve processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
A collaborative approach to process improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Chapter 15: Creating a culture of continuous improvement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Why being a human in the workplace is hard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Approaches to process improvement in law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Legal Lean Sigma training for continuous improvement - methods and qualifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291
Leadership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
Knowledge management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Looking to the future . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
About Globe Law and Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
