Konzeption eines lernfähigen Management-Unterstützungssystems: Neuartiger Ansatz mit Betrachtung der Randbedingungen und Anforderungen in Hochtechnologieunternehmen

Textprobe:

Kapitel 2.5, IuK-Systeme und technologische Unterstützung:

Die beispielhaft betrachtete UEi stützt sich auf zahlreiche, typische IuK-Technologien ab, welche das Arbeiten an Einzelarbeitsplätzen und in Netzwerken unterstützen. Sie betreibt ein Client-Server System in einem Local Area Network (LAN) mit zentralen Datenbankservern. Unternehmensintern melden sich authentifizierte Mitarbeiter über Clients im Netzwerk an.
Das System ist üblicherweise zwingend durch einen Firewall geschützt. Außendienstmitarbeiter sowie die Außenbüros sind über ein Virtual Private Network (VPN) sicher mit dem Intranet der beispielhaft betrachteten UEi verbunden.
Kern der Desktop Arbeitsplatzumgebungen aller Mitarbeiter ist die sehr häufig eingesetzte, dokumentenorientierte Lotus Notes Groupware. Die darin enthaltene E-Mail Anbindung synchronisiert sich mit mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets etc.), welche Führungskräften, Programm- und Projektleitern und Außendienstmitarbeitern zu Verfügung stehen. Damit wird ermöglicht, die Geschäftskommunikation intern und extern ortsunabhängig in Echtzeit aufrecht zu erhalten. Andere Groupware Anwendungen bieten selbstverständlich vergleichbare Funktionen und Lösungen.
Das Datenbankmanagementsystem der Groupware beinhaltet zahlreiche funktions- und themenbezogene, sog. Teamrooms. Sie dienen beispielsweise der Dokumentation von Projekten und Berichten der Geschäftsführung und sind zugangsbeschränkt. Weiter dienen sie auch dem Chat unter Mitarbeitern zu fachlichen Themen und der Ablage von Informationen, beispielsweise im Rahmen von sog. Account Plänen. In Account Plänen können Vertriebs- und Akquisitions-Aktivitäten und deren Fortschritte dokumentiert werden.
Eine zentrale Datenbank dient als Einstiegspunkt in weitere Datenbanken wie beispielsweise in Systeme für Akquisition und Einkauf sowie für Workflows zu Bedarfsanforderungen und für Investitionen.
Weitere Workflow-Dienste dienen der Durchführung und dem Monitoring von Unterstützungsprozessen (wie beispielsweise für Urlaubsanträge).
Leistungsprozesse zur Mitzeichnung von Rechnungen und Verträgen werden typischerweise mit Hilfe der E-Mail Anbindung und entsprechenden Datenbanken aus operativen Systemen oder daraus extrahierten Daten zur Verfügung gestellt.
Die folgende Abb. 2 zeigt schematisch die typische Anwendungssystem-Struktur zur Unterstützung der Geschäftsprozesse. Diese soll als Beispiel für eine hinreichend integrierte Informationsverarbeitung dienen.
Workflows sind über Standard-Schnittstellen aus Lotus Notes mit dem ERP-System verbunden. Die Schnittstellen werden auf eigene Bedürfnisse hin programmiert (Customizing).
Programm- und projektbezogene Groupware Postberichte mit Metadaten-Suchfunktion dienen der Organisation und Kontrolle der Geschäftsdokumente mit Hilfe standardisierter Konfigurationsmanagement-Werkzeuge.
Standard Funktionen sind Suchmaschine sowie Kalender und Aufgabenverwaltung, von denen sich letztere gleich dem E-Mail Service mit mobilen Endgeräten synchronisieren. Die turnusmäßige Projektdokumentation wird in Datenbanken inklusive der Kennzahlen-Ampeldokumente gepflegt.
Die innerorganisatorische Integration der Informationsverarbeitung in eine Business Intelligence (BI) Anwendung erfolgt folgendermaßen. Geschäftsdaten werden aus operativen Datenbasen mittels Extraktion, Transformation und Bereinigung sowie Laden (die sog. ETL-Prozesse) in ein Data Warehouse übertragen. Beispielsweise werden aus operativen Auftrags- und Kundendatenbanken über einen sog. Business Explorer Planungs- und Statusdaten mit Hilfe ETL gewonnen.
Das Data Warehouse wird hier als ein Datenhaltungs- und Datenbereitstellungs-System des kompletten Datenbestandes eines Unternehmens definiert (Integration interner und externer sowie aktueller und auch, im Gegensatz zu rein operativen Systemen, historischer Daten). Es fokussiert auf inhaltliche Kernbereiche, auf welche durch ein einheitliches Verfahren zugegriffen werden kann (vgl. BROZ, 2009, S. 5f. und GLUCHOWSKI et al., 2008, S. 119ff.). Diese Datenbasis kann über das BI-Portal mit dem Business Explorer eingesehen werden.
Ein entsprechend typisches Kennzahlencockpit führt auf oberster Ebene Ist-Umsätze und -Ergebnisse sowie strategische Umsatz- und Ergebnisplanungen auf und integriert dadurch die Planungs- und Berichtsdaten.
Für das Geschäftsprozessmanagement kommt typischerweise ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) zum Einsatz.
Darin werden beispielsweise Module wie 'ERP-Financials', 'ERP-Operations' und 'ERP-HCM' (Human Capital Management) und andere betrieben. Im Financials-Modul werden Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnungen geführt.
Das Operations-Modul führt die Beschaffung und Logistik, Fertigungsplanung und -Steuerung, das Projektsystem, den Vertrieb sowie Instandhaltung und Qualitätsmanagement. Das HCM-Modul führt die Zeitwirtschaft, Bewerber-, Schulungs- und Reisemanagement sowie Gehaltsabrechnungen.
Ein Customer Relationship Management (CRM) Modul unterstützt die Marketing- und Vertriebsaktivitäten. Ein Einstieg erfolgt beispielsweise über eine spezielle Lotus Notes Benutzerschnittstelle (LN UI). Spezifische Informationen können mittels persönlicher Subskriptionen regelmäßig erworben werden. Die CRM-Datenbank hat sechs Dimensionen, unter anderem 'Land', 'Produkt', 'Wettbewerber', und beinhaltet Unternehmensinformationen, politische Ländernachrichten, rechtliche Restriktionen sowie sozio-kulturelle Aspekte, welche detaillierte, differenzierte Markt- und Kundenanalysen zulassen.
Der Bereich 'Recht und Vertrag' führt verantwortlich die dokumentenbasierte, sog. Contract-Management (CM) Anwendung. In der CM-Datenbank werden Verträge und Geschäftspapiere gepflegt. Im Rahmen der Mitzeichnung über die E-Mail Anwendung erfolgt die Freigabe von Auftrags- und Vertragsunterzeichnungen.
Zur Auftragsabwicklung stehen Standard Computerprogramme für Risikomanagement Zwecke und prozessorientierte Projektmanagementsoftware zur Verfügung.
Das Projektmanagementprogramm hat typischerweise eine Schnittstelle in das ERP-Modul und ist Grundlage der Personalbedarfsplanung in Entwicklungs- und Fertigungsprogrammen.