Groupware in Kleinunternehmen

Name: Groupware in Kleinunternehmen | Eine empirische Untersuchung
Brand: Diplomica Verlag
Price: 43.0 EUR
Availability: OnlineOnly

Eine empirische Untersuchung

Martina Klinke(Autor*in)

Diplomica Verlag

1. Auflage

Erschienen am 7. November 2008

124 Seiten

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978-3-8366-1450-4 (ISBN)

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Beschreibung

Gruppen- und Teamarbeit stellt eine effiziente Form der Zusammenarbeit in Unternehmen und über Unternehmensgrenzen hinweg dar. Zunehmend läuft diese Form der Zusammenarbeit softwaregestützt über räumliche und zeitliche Distanzen ab. Die Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe bezeichnet man als Groupware.
Der Groupware-Markt wird heute im Wesentlichen von zwei Herstellern dominiert: Microsoft Exchange mit Outlook und IBM mit Lotus Notes/Domino sind die führenden Anbieter. Die Bemühungen der Anbieter anderer Goupware-Applikationen setzen vor allem an der Server-Komponente an. In der Regel können an diese Lösungen die üblichen Clients wie Microsoft Outlook angebunden werden. Damit können Unternehmen auf der Server-Seite Geld sparen, ohne auf der Client-Seite mit der Akzeptanz der Benutzer kämpfen zu müssen.
Laut einer Berlecon-Studie 2006 warten insbesondere Communigate, Ipswitch, Kerio, Open-Xchange und Scalis in Deutschland mit Alternativen zu den großen Anbietern auf. Dr. Joachim Quantz, Senior Analyst bei Berlecon: "Nach wie vor dominieren Microsoft Exchange, IBM Lotus Domino und mit einigem Abstand dahinter Novell Groupwise den Markt für Messaging Groupware. In den letzten Jahren haben sich aber eine Reihe von Wettbewerbern etabliert, die gerade für mittelständische Unternehmen interessant sind, da sie kostengünstige und gleichzeitig qualitativ hochwertige Lösungen anbieten. " Literatur- und Praxisbeispiele zum Thema Groupware konzentrierten sich bisher überwiegend auf die Einführung und Umsetzung verschiedener Konzepte in mittleren bis großen Unternehmen.
Nur einige wenige Anbieter richten sich an Kleinunternehmen. Open-Xchange bietet beispielsweise das Basispaket seiner Groupware Open-Xchange Express Edition mit Outlook-Anbindung für 5 Nutzer zu einem Preis von 299 Euro an. Die Auslagerung des kompletten Messaging-Systems zu einem Webhoster bietet das Angebot MailXchange von der 1 & 1 Internet AG und richtet sich damit ebenfalls an Kleinunternehmer. Es kostet für 100 Nutzer 199 Euro pro Monat; inklusive Outook-Anbindung sind es 299 Euro pro Monat.
Im Jahr 2005 gab es laut Bundesagentur für Arbeit 1.945.601 Kleinunternehmen bis 50 Beschäftigte und 83.111 Unternehmen mit einer Betriebsgröße ab 50 Beschäftigte in Deutschland. Trotz dieser Zahlen finden sich in der Literatur nur wenig bis keinerlei Hinweise, welche Erfahrungen bei Kleinunternehmen in der Einführung und Umsetzung von Groupware bestehen.
Kleinunternehmen haben mit anderen Voraussetzungen, Chancen und Risiken umzugehen. Ob kleine Unternehmen Groupware im gleichen Maße einführen und nutzen können wie Großunternehmen ist Zielsetzung dieser Untersuchung. Dem Groupware-Anbieter bzw. Entwickler soll die Auswertung dieser Studie Aufschluss darüber geben, ob ein Groupware-Markt für Kleinunternehmen vorhanden ist oder nicht.

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Inhalt

1 - Groupware in Kleinunternehmen [Seite 1]
1.1 - INHALTSVERZEICHNIS [Seite 3]
1.2 - ABBILDUNGEN [Seite 5]
1.3 - TABELLEN [Seite 6]
1.4 - 1 EINLEITUNG [Seite 8]
1.4.1 - 1.1 GROUPWARE IN KLEINUNTERNEHMEN [Seite 8]
1.4.2 - 1.2 GEGENSTAND DER UNTERSUCHUNG [Seite 10]
1.4.3 - 1.3 AUFBAU DER ARBEIT [Seite 12]
1.4.4 - 1.4 DANKSAGUNG [Seite 13]
1.5 - 2 BEGRIFFSDEFINITIONEN [Seite 14]
1.5.1 - 2.1 ARBEITSGRUPPE [Seite 14]
1.5.2 - 2.2 TEAM [Seite 15]
1.5.3 - 2.3 GRUPPENPROZESSE [Seite 16]
1.5.4 - 2.4 COMPUTER SUPPORTED COOPERATIVE WORK (CSCW) [Seite 17]
1.5.5 - 2.5 GROUPWARE [Seite 18]
1.5.5.1 - 2.5.1 SYNCHRONE UND ASYNCHRONE GROUPWARE [Seite 19]
1.5.5.2 - 2.5.2 GROUPWAREFUNKTIONEN [Seite 20]
1.5.5.3 - 2.5.3 GROUPWARE IN KLEINUNTERNEHMEN [Seite 23]
1.5.6 - 2.6 STATISTISCHE GRUNDBEGRIFFE [Seite 24]
1.5.6.1 - 2.6.1 NOMINALSKALA [Seite 24]
1.5.6.2 - 2.6.2 ORDINALSKALA [Seite 24]
1.5.6.3 - 2.6.3 MITTELWERT [Seite 24]
1.5.6.4 - 2.6.4 STANDARDABWEICHUNG [Seite 24]
1.6 - 3 STUDIENAUFBAU [Seite 25]
1.6.1 - 3.1 AUFBAU DES FRAGEBOGENS [Seite 25]
1.6.2 - 3.2 ONLINE-FRAGEBOGEN [Seite 26]
1.6.3 - 3.3 REPRÄSENTATIVE ONLINE-UMFRAGE? [Seite 27]
1.6.4 - 3.4 PROBANDENAUSWAHL [Seite 28]
1.6.5 - 3.5 DATENAUSWERTUNG [Seite 29]
1.7 - 4 DARSTELLUNG DER ERGEBNISSE [Seite 30]
1.7.1 - 4.1 ALLGEMEINE DATEN ZUM UNTERNEHMEN UND DER TECHNISCHEN INFRASTRUKTUR [Seite 31]
1.7.1.1 - 4.1.1 BRANCHE [Seite 31]
1.7.1.2 - 4.1.2 MITARBEITERANZAHL [Seite 32]
1.7.1.3 - 4.1.3 COMPUTERARBEITSPLÄTZE [Seite 33]
1.7.1.4 - 4.1.4 INTERNETZUGANG [Seite 34]
1.7.1.5 - 4.1.5 BRANCHENSPEZIFISCHE ANWENDUNGSSOFTWARE [Seite 35]
1.7.1.6 - 4.1.6 GROUPWARE-EINSATZ [Seite 36]
1.7.1.7 - 4.1.7 GROUPWARE-LÖSUNG GEPLANT? [Seite 37]
1.7.2 - 4.2 GROUPWARE-LÖSUNG BEREITS REALISIERT [Seite 38]
1.7.2.1 - 4.2.1 SERVER [Seite 38]
1.7.2.2 - 4.2.2 GROUPWARE-UMGEBUNG [Seite 39]
1.7.2.3 - 4.2.3 GRUND DER GROUPWARE-EINFÜHRUNG [Seite 40]
1.7.2.4 - 4.2.4 GROUPWARE-ANFORDERUNGEN [Seite 42]
1.7.2.5 - 4.2.5 KOSTENVERTEILUNG [Seite 44]
1.7.2.6 - 4.2.6 FUNKTIONSUMFANG DER EINGESETZTEN GROUPWARE-LÖSUNG [Seite 46]
1.7.2.7 - 4.2.7 MÖGLICHE EIGENE APPLIKATIONEN [Seite 49]
1.7.2.8 - 4.2.8 NICHT ERFÜLLTE ANFORDERUNGEN AN DIE EINGESETZTE GROUPWARE-LÖSUNG [Seite 50]
1.7.3 - 4.3 GROUPWARE-EINFÜHRUNG GEPLANT [Seite 51]
1.7.3.1 - 4.3.1 SERVER [Seite 51]
1.7.3.2 - 4.3.2 INVESTITION [Seite 52]
1.7.3.3 - 4.3.3 KOSTENVERTEILUNG [Seite 53]
1.7.3.4 - 4.3.4 ERWARTETE VERBESSERUNGEN DURCH EINE GROUPWAREEINFÜHRUNG [Seite 55]
1.7.3.5 - 4.3.5 ANFORDERUNGEN AN DIE GEPLANTE GROUPWARE-LÖSUNG [Seite 57]
1.7.3.6 - 4.3.6 EIGENE APPLIKATIONEN [Seite 59]
1.7.3.7 - 4.3.7 FUNKTIONSUMFANG DER EINZUSETZENDEN GROUPWARE-LÖSUNG [Seite 60]
1.7.4 - 4.4 ABLEHNUNG VON GROUPWARE [Seite 63]
1.7.4.1 - 4.4.1 GRUND DER ABLEHNUNG [Seite 63]
1.7.5 - 4.5 ZUSAMMENFASSUNG [Seite 64]
1.7.5.1 - 4.5.1 BRANCHENZUGEHÖRIGKEIT UND GROUPWARE-EINSATZ [Seite 64]
1.7.5.2 - 4.5.2 DIENSTLEISTUNGS- UND HANDELSBRANCHE UND GROUPWAREEINFÜHRUNG [Seite 65]
1.7.5.3 - 4.5.3 ANZAHL MITARBEITER UND GROUPWARE-EINSATZ [Seite 66]
1.7.5.4 - 4.5.4 ANZAHL MITARBEITER UND GROUPWARE-EINFÜHRUNG GEPLANT? [Seite 67]
1.7.5.5 - 4.5.5 ANZAHL MITARBEITER UND BRANCHENZUGEHÖRIGKEIT [Seite 68]
1.7.5.6 - 4.5.6 INTERNET UND GROUPWARE-EINSATZ [Seite 69]
1.7.5.7 - 4.5.7 INTERNETVERBINDUNG ÜBER ZENTRALEN SERVER UND GROUPWARE-EINSATZ [Seite 70]
1.7.5.8 - 4.5.8 BRANCHENSPEZIFISCHE ANWENDUNGSSOFTWARE UND GROUPWARE-EINSATZ [Seite 71]
1.7.5.9 - 4.5.9 BRANCHENSPEZIFISCHE ANWENDUNGSSOFTWARE UND GROUPWARE GEPLANT [Seite 72]
1.7.5.10 - 4.5.10 GRUND DER GROUPWARE-EINFÜHRUNG (RANG 1) UND ANZAHL MITARBEITER [Seite 73]
1.7.5.11 - 4.5.11 KOSTENVERTEILUNG (RANG 1) UND GROUPWARE-UMGEBUNG [Seite 74]
1.7.5.12 - 4.5.12 KOSTENVERTEILUNG (RANG 6) UND GROUPWARE-UMGEBUNG [Seite 75]
1.7.5.13 - 4.5.13 INVESTITION UND ANZAHL MITARBEITER [Seite 76]
1.7.5.14 - 4.5.14 ABLEHNUNGSGRÜNDE UND ANZAHL MITARBEITER [Seite 77]
1.8 - 5 DISKUSSION [Seite 78]
1.9 - 6 AUSBLICK [Seite 83]
1.10 - REFERENZEN [Seite 84]
1.11 - ANHANG [Seite 87]

Kapitel 2.5, Groupware:Die praktische Umsetzung der im CSCW-Forschungsgebiet gewonnenen Erkenntnisse in ein Informations- und Kommunikationssystem, das Teamarbeit unterstützt, wird als Groupware bezeichnet.Groupware ist ein Kunstwort, das sich zusammensetzt aus den englischen Begriffen group und software. Es beschreibt eine Kategorie von Programmen, die die Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen in Netzwerken unterstützen sollen, so dass der reibungslose Datenaustausch innerhalb einer Gruppe und zwischen verschiedenen Arbeitsgruppen gewährleistet ist.Die folgenden Definitionen werden üblicherweise benutzt und von den Industrie-Leadern verwendet: Ray Ozzie, der das Konzept für Lotus Notes entwickelte: "I use to mean any kind of software that lets people share things or track things with other people." Franz-Joachim Kauffels:"Der Begriff GroupWare(!) bezeichnet die Computerunterstützung von Arbeitsgruppen oder Projektteams durch die Nutzung spezieller Hard- und Software, Informations- und Kommunikationsdienste und sonstiger Hilfen beim Gruppenarbeitsprozess im Gegensatz zur IDV (Individuelle Datenbearbeitung)." Otto Petrovic: "Groupware ist weit mehr als nur eine spezielle Art der Software, wie oftmals in kommerziellen Publikationen dargestellt. Vielmehr handelt es sich um eine Kombination spezifischer Hard- und Software." Groupware ist auch eine kollaborative Technologie. Dies bedeutet, dass sie einen Einfluss darüber hat wie die Menschen miteinander kommunizieren, dass es somit auch die Art wie gearbeitet wird oder wie die Unternehmensstruktur eventuell geändert werden muss beeinflusst. Wenn Groupware in einer Organisation oder einem Unternehmen eingeführt wird, dann greift diese tief in die Kommunikationsstruktur ein.Synchrone und asynchrone Groupware:Die Automatisierung von Informationsaustausch kann in real time (synchron) oder in non-real time (asynchron) geschehen.Asynchrone Groupware: Unter asynchroner Groupware versteht man Programme zur Gruppen-Kommunikation, bei denen Sender und Empfänger nicht gleichzeitig miteinander kommunizieren. Die wichtigsten Anwendungen werden in Abbildung 2 vorgestellt.Synchrone Groupware: Bei der synchronen Groupware kommunizieren verschiedene Sender und Empfänger gleichzeitig, also in Echtzeit. Abbildung 2 aus gibt einen Überblick über die gängigen Groupware-Arten.Groupwarefunktionen:Nachfolgend sollen beispielhaft einige Groupware-Funktionalitäten aus dem Open Source Groupware-Tool "egroupware" vorgestellt werden.Gruppen-Terminkalender: Ein Gruppen-Terminkalender wird eingesetzt, wo mehrere Personen oder Projektteilnehmer (dies können auch externe Unternehmen sein) miteinander kommunizieren. Hier ein paar typische Features: 1. Anderen Usern Termine eintragen, 2. Profilbildung für häufige Personenkombinationen, 3. Terminplan mehrerer User nebeneinander, 4. Terminen Anmerkungen, Kontakte und Projekte zuweisen, 5. Termine als privat oder öffentlich kennzeichnen, 6. Buchung von Ressourcen (z. B. Räume, Fahrzeuge).Projektmanagement: Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Oftmals sitzen nicht nur interne Mitarbeiter im Projektteam, sondern auch externe Unternehmen. Die Mitarbeiter betreuen mehrere Projekte in unterschiedlichen Rollen und zeitlichem Umfang.Groupware hilft bei der Koordination der einzelnen Projekte. Die Projekte können effektiv geplant und durchgeführt werden wobei sich jedes Projektmitglied jederzeit über den Projektstand informieren kann. Hier ein paar typische Features: 1. Zuweisung von Arbeitsstunden auf laufende Projekte, 2. Statistikauswertung über gebuchte Stunden, 3. Kostenauswertung, Warnung bei Budgetüberschreitung, 4. Aktualisierung des Projektstands durch Projektleiter, 5. Listendarstellung von Projekten, 6. Unterprojekte in beliebiger Tiefe darstellbar, 6. Gantt Diagramm (Zeitlinien), 7. Anzeige aller zugehöriger Dateien.Elektronisches Adressbuch: Neben Namen, Adressen und Telefonnummern können in einem Adressbuch auch Informationen über die persönlichen Vorlieben und Gewohnheiten der Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner festgehalten werden. Erfolgt die Adressverwaltung mit Groupware, so fallen Doppelerfassung und lästige Absprachen weg. Z. B. kann Mitarbeiter A sofort erkennen, was Mitarbeiter B als letztes mit dem Kunden X besprochen hat.Wissensdatenbank: In der Wissensdatenbank können Benutzer Fragen und die dazugehörigen Antworten abspeichern. So kann mit der Zeit ein großes Wissensarchiv geschaffen werden, das Mitarbeitern bei Problemen hilft oder für den Support beim Kunden eingesetzt wird. Fragen können auch ohne Antwort gespeichert werden. Wenn ein anderer Benutzer die Antwort auf die Frage kennt, kann er dann die Antwort verfassen.Ressourcenverwaltung: Ressourcen wie Räume, Flipcharts, Laptops oder Fahrzeuge, können über die Zuweisung von Terminen gebucht werden. Eine Übersicht aller vorhandenen Ressourcen und die Ansicht über alle gebuchten Ressourcen helfen jedem Mitarbeiter, jederzeit die Übersicht zu behalten.E-Mail: Neben dem Senden und Empfangen von E-Mails bietet Groupware weitere hilfreiche Features: 1. ASCII oder html format, attachments anhängen, 2. Mehrere Konten abfragen, 3. Fax und SMS Support.Todos: In einer ToDo-Liste wird festgehalten, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann es erledigt sein muss. Groupware übernimmt die Koordination von Todos. Die User können Todos empfangen und anderen Usern, einem Kontakt oder Projekt zuweisen. Bei Überschreitung der deadline erhalten die User einen Hinweis. Sie können Prioritäten vergeben und den aktuellen Fortschritt eintragen. Jeder User kann Todos akzeptieren oder ablehnen.Reminder: Ein Reminder zeigt alle aktuellen Erinnerungen und Termine in einem kleinen Fenster an, so dass eine echte Zeitplanung möglich ist. Die E-mail Konten können periodisch abgefragt und neue E-mails angezeigt werden. Auf Wunsch wird automatisch eine E-Mail aufs Mobiltelefon geschickt, sobald eine Erinnerung oder Nachverfolgung ansteht.Dokumentenmanagement: Unter einem Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Im Dateisystem kann der Anwender nur über Dateiname, ggf. Dateiendung, Größe oder Änderungsdatum suchen. Beim Dokumentenmanagement stehen beliebige Felder zur Verfügung wie z. B. Kundennummer, Auftragsnummer, Betreuer usw. Hier einige beispielhafte Features einer Groupware-Dokumentenverwaltung: 1. Bilder, Dokumente, Videos, in einer Datenbank abspeichern, 2. Versionszählung und Versionierung, 3. Zugriffsregelung für eigene Dateien, 4. Filter für Kategorien und User, 5. Passwortgeschützte Verschlüsselung, 6. Optionale Schreibrechte für ausgewählte User, 7. Benachrichtigung aller Gruppenmitglieder bei UploadIdeenfindung: Folgende Phasen werden durchlaufen: Problemklärung, Ideenfindung, Ideenbewertung und die Ergebnisanzeige. Die Eingabe und Bewertung erfolgt zeitlich unabhängig und anonym durch die Teammitglieder. Die Auswahl der aktiven Stufe erfolgt durch den Teamleiter.

Systemvoraussetzungen

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