Practicing Legal Design

Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi About the author . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii Preface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv By Heidi Gardner Introduction: Why this book? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii Part I: Ontology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Introduction to Part I: Opening the Door . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Chapter 1: So, this is legal design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Law and the Oral-B toothbrush . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 A definition (or many definitions?) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 What legal design is not . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 A panacea for all evil? Well, no... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 A global movement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Prototyping in the legal world . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 The legal designer -a new job? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 When law firms offer legal design services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Chapter 2: Principles of legal design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Why do we need to speak about principles? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Principle 1: Human-centrism . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Principle 2: Co-creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Principle 3: Diversity and inclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Principle 4: A non-hierarchical approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Principle 5: Process first . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Principle 6: Divergence and convergence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Principle 7: Fail fast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Principle 8: How might we? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Principle 9: Productification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Principle 10: KISS (Keep It Simple, Stupid!) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Principle 11: Dignity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Principle 12: + 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Future principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Chapter 3: The why of legal design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 New context, new demand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 A form of innovation - or innovations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 The legal experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 The illusion of reading (legal) texts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 F-patterns and scanning - how we actually read . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 A neurological case for legal design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 A nudging law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Is legal design just for B2C? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Chapter 4: Abandoning the legalese - communicating plain . . . . . . . . . 45 A quick introduction to plain language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 What does it mean to communicate clearly? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Benefits of clarity and comprehension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 The plain language ISO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 A world in emojis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Notes about inclusive language . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 The intercultural factor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Thoughtful perspective: Michael Doherty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Part II: Legal Design and... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Introduction to Part II: Beyond Legal Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Chapter 5: Legal design and other designs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Legal design vs... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 Legal design or contract design? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Chapter 6: Legal design and sustainability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Legal design and the United Nations 2030 Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Enhancing accessibility . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 About clear communication as human right . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Legal design and neurodiversity, part one - designing for a neurodiverse audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Legal design and neurodiversity part two - when the legal designer is neurodivergent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Redesigning governance towards transparency . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Chapter 7: Legal design and artificial intelligence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 The evolution of legal design with generative AI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 From design thinking to emerging thinking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 How about AI as final user? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Thinking before building . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Ethical considerations and challenges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Chapter 8: Legal design and dark patterns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 What is a dark pattern? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Dark patterns in practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Why legal design is important for dark patterns (and potential related risks) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 Chapter 9: Legal design and proactive law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 What is proactive law? Evolutions and significance . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Benefits of proactive law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 Five main barriers to proactive law and potential pathways to success . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Legal design and proactive law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Chapter 10: Legal design and gamification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 A quick intro to gamification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Gamification in the legal field - strategies and applications . . . . . . . . . 116 Challenges and ethical considerations of gamification in the legal field . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 A virtual legal experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Legal design and gamification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Thoughtful perspective: Ashleigh Ruggles and Maclen Stanley . . . . . . 125 Part III: From Theory to Practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Introduction to Part III: Law and Ikea Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Chapter 11: Setting the stage for our legal design project . . . . . . . . . . . . . 133 Choosing the format, part one - online, in person, or hybrid? . . . . . . . 133 Choosing the format, part two - hackathons, jams, and periodic sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Choosing the format, part three - parallel, serial, or both? . . . . . . . . . . . 137 Preparing a legal design project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Involving the right players and creating an inclusive environment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 Developing a preliminary checklist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 Creating common knowledge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142 Chapter 12: The legal design toolbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 The platforms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Sticky pads, pins, markers, boards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 Most common visual tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Patterns libraries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Tools for law firms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Readability tests and software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158 An always evolving scenario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Chapter 13: 12 challenges of a legal design project (and tips to overcome them) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Challenge 1: Is this thing valid? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Challenge 2: Budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Challenge 3: Internal selling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Challenge 4: Managing time constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Challenge 5: Quantifying benefits - measuring what's often hidden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Challenge 6: Avoid deviating from the original project . . . . . . . . . . . . . . 167 Challenge 7: The Tetris agenda - balancing competing priorities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Challenge 8: Navigating interdisciplinary teamwork . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Challenge 9: Establishing a structured framework . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Challenge 10: Different clients, different organizations, different processes - adapting to varied needs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Challenge 11: The smartest ones in the room . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Challenge 12: Modification and editability of legal design outputs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Chapter 14: 12 tips for great legal design sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Tip 1: Don't let equity partners and general counsels run the show . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175 Tip 2: Manage interruptions wisely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 Tip 3: Be cautious with recording sessions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Tip 4: Use of AI tools for minutes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Tip 5: Assign homework duties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178 Tip 6: Adopt forward, not backward thinking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Tip 7: Rely on evangelists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 Tip 8: Maintain an informal approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Tip 9: Less words, more practice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Tip 10: Celebrate small wins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Tip 11: Manage cognitive load . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Tip 12: Defer judgment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Chapter 15: The 12 most common mistakes in legal design (AKA the best lessons I've learned) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Mistake 1: Thinking you know the user . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Mistake 2: Considering the contract out of its system . . . . . . . . . . . . . . . 186 Mistake 3: Raising excessive expectations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Mistake 4: Expecting legal design to fix everything . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Mistake 5: Losing the initial enthusiasm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Mistake 6: Treating documents as static artefacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Mistake 7: Assuming our documents are already good enough . . . . . . 191 Mistake 8: Jumping directly to the solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Mistake 9: Lack of interdisciplinary collaboration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Mistake 10: Downplaying resistance to change within legal teams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Mistake 11: Underestimating regulatory and ethical considerations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Mistake 12: Treating legal design as a one-time effort . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Chapter 16: Practical applications of AI for legal design projects . . . . . 197 Choosing the right engine - a short guide to AI tools . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Building with the machine - prototyping in practice . . . . . . . . . . . . . . . . 198 From drafting to conversating - specific uses of AI . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 More tools, better questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 Chapter 17: Leveraging on the learning experience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Gathering feedback and listening for learning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Maintaining momentum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 After the project is done - turning (more) ideas into action . . . . . . . . . 205 Thoughtful perspective: Sally Guyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Part IV: The Leonardo Framework© . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Introduction to Part IV: Towards a Common Ground . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Chapter 18: The Leonardo Framework© . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Some disclaimers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 How about three levels of legal design? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Level 1: The base of the pyramid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Level 2: The magic of legal design thinking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Level 3: Metricizing the law . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Chapter 19: Level 1 of the Leonardo Framework© . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Preamble - always users first . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Step 1: Look. Read. Listen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Step 2: Clarifying the language, part one - things to avoid . . . . . . . . . . . 228 Step 3: Clarifying the language, part two - things to do . . . . . . . . . . . . . . 235 Step 4: A matter of how . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 Step 5: Refining our typography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 Thinking in terms of information architecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Chapter 20: Level 2 of the Leonardo Framework© . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 From Level 1 to Level 2 - from intervention to intention . . . . . . . . . . . . . 247 Step 1: What do we want to achieve? What impact do we want to have? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 Step 2: Empathize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Step 3: Define . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Step 4: Ideate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Step 5: Prototype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Step 6: Test . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Step 7: Refining our work . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Chapter 21: Level 3 of the Leonardo Framework© . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 From Level 2 to Level 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Why we need to measure impact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 Working towards an impact analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 Reflections about scalability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Delving into A/B testing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 The measure of maturity . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Three levels and Dante's Paradise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 Thoughtful perspective: Matthew Butterick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Chapter 22: Conclusion - Legal Design and the Ikigai a pathway to holistic fulfilment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 About Globe Law and Business . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281