Lean IT-Management - einfach und effektiv

Heute schon tun, woran andere erst morgen denken -
denn nur beständig ist der Wandel

Heraklit (535 - 475 v. Chr.)

Die IT muss sich zu einer modernen kunden-, business- und marktorientierten sowie zuverlässigen Serviceorganisation verändern, um die IT-Unterstützung im ständigen Wandel des Unternehmens und seines Marktumfelds abzusichern. So müssen die Organisation, Prozesse und IT-Landschaften in kürzester Zeit an veränderte Rahmenbedingungen angepasst und für zukünftige Entwicklungen und die fortschreitende digitale Transformation [BRD16] vorbereitet werden.

Ein wirksames IT-Management spielt gerade hier eine entscheidende Rolle. Es geht darum, systematisch und agil den Wandel zu managen. Durch ein effektives Management (siehe [Bea24] und [Han24]) wird die Veränderung im Unternehmen aktiv gestaltet und vorangetrieben.

Der IT kommt sowohl in der Umsetzung als auch als Innovationsmotor eine zweifache Schlüsselrolle zu. Ohne adäquate IT-Unterstützung sind Veränderungen an Organisation, Geschäftsprozessen oder Produkten nicht schnell genug und auch nicht zu marktgerechten Preisen realisierbar. IT-Innovationen sind häufig Grundlage für Business-Innovationen und daraus resultierende neue Geschäftsmodelle. Nur so können mit genügend Zeitvorsprung vor dem Wettbewerb neue, innovative Produkte hervorgebracht und neue Märkte erschlossen werden. Nur so können Chancen aus technischen Innovationen genutzt und Automatisierung wirksam vorangetrieben werden.

Durch das strategische IT-Management wird die IT an den Unternehmenszielen und geschäftlichen Erfordernissen ausgerichtet sowie auf den ständigen Wandel des Unternehmens und seines Marktumfelds vorbereitet. Ein adäquates IT-ManagementInstrumentarium schafft die Voraussetzungen, Entscheidungen zeitnah und fundiert zu treffen. Die erforderlichen Informationen werden prägnant bereitgestellt, Handlungsoptionen mit ihren Auswirkungen, verbundenen Chancen und Risiken werden systematisch ermittelt.

Vorausschauendes Handeln und fundierte Entscheidungen sind nur auf Basis einer ganzheitlichen Sicht auf das Geschäft und die IT in ihrem Zusammenspiel möglich. Sie benötigen Transparenz über Ihre Ausgangslage, Unternehmensstrategie, Randbedingungen und Geschäftsanforderungen, um auf dieser Grundlage Ihre IT-Strategie und Ihre Soll-Vision abzuleiten und die IT zielgerichtet zu steuern. Ein Flugzeug-Cockpit, siehe Bild 2.1, veranschaulicht dies gut.

Sie als "Pilot" der IT benötigen ein wirkungsvolles und ausbaufähiges Instrumentarium, um

       auf einen Blick die aktuelle Ausgangslage zu erfassen,

       die Zukunft zielgerichtet zu gestalten (den richtigen Weg zu finden) und

       sicherzustellen, dass die Soll-Vision auch wie geplant umgesetzt wird.

Dies hört sich in der Theorie ganz einfach an. Jedoch hat die IT gar keine Möglichkeit, einen spürbaren Wertbeitrag zu leisten, wenn sie nur als Kostenfaktor betrachtet wird. Sie muss sich erst einen höheren Stellenwert erobern, um als Partner auf Augenhöhe vom Fachbereich und Management wahrgenommen zu werden. Erst dann kann sie eine Beratungs- und Gestaltungsrolle für die Weiterentwicklung des Geschäfts einnehmen. Ein entsprechendes Leistungspotenzial ist dafür aber Voraussetzung. Denn wenn die IT nicht in der Lage ist, Geschäftsanforderungen schnell und zu marktgerechten Preisen umzusetzen, wird sie nach wie vor nur als Kostenfaktor gesehen. Diesen Teufelskreis müssen Sie durchbrechen. Sie müssen die IT in den Griff bekommen, auf Veränderungen im Geschäft vorbereiten und aktiv an der Weiterentwicklung des Geschäfts mitwirken. So können Sie das Business und die Unternehmensführung überzeugen und zum Partner oder Enabler des Business (siehe Abschnitt 3.2.1) werden.

Bild 2.1 Cockpit [© Robin Ewers: Weltreisejunkies.de]

Dieses Kapitel gibt einen Überblick über die Schwerpunkte und Aufgaben im IT-Management. Sie finden einerseits eine Begriffsbestimmung. Andererseits bekommen Sie ausgehend von den aktuellen Herausforderungen im IT-Management einen Einblick in die erforderlichen Bausteine für ein wirkungsvolles IT-Management. Hierbei werden sowohl die einzelnen Bausteine als auch deren Zusammenwirken erläutert.

In diesem Kapitel finden Sie Antworten auf folgende Fragen:

       Welchen Herausforderungen muss sich ein CIO oder IT-Verantwortlicher aktuell stellen? Welche Handlungsschwerpunkte leiten sich daraus ab?

       Was sind die wesentlichen Bausteine eines wirksamen IT-Managements und wie spielen diese zusammen?

       Welche Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren gibt es für ein wirksames IT-Management?

IT-Management beinhaltet alle Planungs- und Steuerungsaufgaben im IT-Umfeld. Es zielt darauf ab, den Wert- und Strategiebeitrag der IT zu steigern und gleichzeitig die mit der IT verbundenen Risiken und Kosten zu minimieren. So ist einerseits ein zuverlässiger, sicherer und kostengünstiger Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Andererseits geht es darum, die Veränderung und Weiterentwicklung des Geschäfts mithilfe von IT zu unterstützen und, soweit möglich, sogar aktiv zu gestalten.

Definition IT-Managementinstrumentarium

Ein IT-Managementinstrumentarium beinhaltet alle IT-Managementfunktionen zur Planung und Steuerung der IT in ihrem Zusammenspiel. Dies schließt sowohl die Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten, Gremien als auch die Werkzeugunterstützung der IT-Managementfunktionen mit ein.

Das IT-Management hat strategische, taktische und operative Anteile. Ziel des strategischen IT-Managements ist es, die IT an der Unternehmensstrategie und den geschäftlichen Erfordernissen auszurichten und auf den ständigen Wandel des Unternehmens und seines Marktumfelds vorzubereiten. Hierbei sind interne und externe Randbedingungen wie z. B. gesetzliche und Compliance-Anforderungen oder vorhandene Kompetenzen zu berücksichtigen. Dies hat eher grundsätzlichen Charakter.

Das strategische IT-Management besteht aus der strategischen IT-Planung und der strategischen IT-Steuerung. Durch die strategische IT-Planung werden eine Vision, ein fachliches und technisches Ziel-Bild und Leitplanken für die Umsetzung vorgegeben. Diese bilden zudem einen Orientierungs-, Gestaltungs- und Ordnungsrahmen für das operative IT-Management. Über die strategische IT-Steuerung wird sichergestellt, dass die Vision und die Pläne auch wirklich Realität werden.

Im operativen IT-Management geht es um die Planung und Steuerung der konkreten Leistungserbringung in der IT, wie die Anwendungsentwicklung, den IT-Betrieb oder weitere Serviceleistungen. Die taktische Ebene ist die Übersetzer- und Vermittlerebene. Sie sorgt dafür, dass die strategische Vorgaben auch wirklich eingehalten werden können. Indem z. B. die richtigen Skills durch Einstellung neuer Mitarbeiter an Bord geholt werden, wird mittelfristig das neue Leistungsspektrum überhaupt erst ermöglicht.

In Bild 2.2 ist die IT im Zusammenspiel mit dem Geschäft und den wesentlichen IT-Managementdisziplinen dargestellt. Im Rahmen der IT-Strategieentwicklung werden die Vision und das Ziel-Bild sowie die Leitplanken, die Rahmenvorgaben, für die Umsetzung gesetzt. Wesentlichen Input für die strategische IT-Planung liefert hierbei das IT-Innovationsmanagement, das Enterprise Architecture Management (kurz EAM) und das strategische IT-Controlling. Das IT-Innovationsmanagement identifiziert relevante Technologien und technische Trends und steuert diese in die technische Standardisierung im Technologiemanagement ein.

Das Enterprise Architecture Management (EAM) ist die Spinne im Netz des strategischen IT-Managements. Es schafft Transparenz über die fachliche und technische Landschaft und stellt ein Analyse-, Planungs- und Steuerungsinstrumentarium bereit, um die fachliche und die IT-Landschaft businessorientiert und strategisch weiterzuentwickeln. Das Technologiemanagement ist neben dem Management der Geschäftsarchitektur und dem IT-Bebauungsmanagement ein wesentlicher Baustein des Enterprise Architecture Management (siehe Abschnitt 2.4).

Das strategische IT-Controlling zeigt dahingegen den Status der Umsetzung von strategischen Vorgaben und Planungen auf und macht dadurch eine Rückbetrachtung, während die Planungsdisziplinen den Blick nach vorn richten.

Das Demand Management steuert den Zufluss von Geschäftsanforderungen in die Umsetzung. Das Demand Management muss lean und agil sein, um die...