Marketingpraxis für Anwälte

2Was ist Kanban?

Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet sinngemäß "Signalkarte". Der Ursprung von Kanban nach seinen Begründer David J. Anderson liegt in dem Toyota Produktions System, kurz TPS. Das TPS ist auch als Just-in-Time-Produktion bekannt. Es basiert dabei auf einem Pull-System. Dabei richtet sich das System nach der Kundennachfrage. Es wird demnach nicht eine vorgefertigte Menge geliefert wie in einem Push-System. In einem Pull-System ziehen sich die Mitarbeiter die Arbeit, wenn sie über Kapazität verfügen. Diese Methode ist der Ursprung von Lean-Produktion. Dabei ist es das Ziel, Verschwendung zu reduzieren und ohne Mehrkosten mehr Wert für den Kunden zu kreieren. Der Ursprung von Kanban liegt also in der Produktion. David J. Anderson wandelte die Praktiken und Prinzipen des TPS ab, um es in der Softwareentwicklung anzuwenden. Da man in Kanban den derzeitigen Arbeitsfluss sichtbar macht kann es aber auch sehr gut in anderen Bereichen wie Personal oder Marketing usw. angewendet werden.

Kanban wird in vielen verschiedenen Organisationen eingesetzt. Kanban schreibt dir wenig vor, kann aber in den richtigen Händen eine starke Methode sein, um dir oder deiner Organisation zu helfen, erfolgreich zu werden oder erfolgreich zu bleiben. Um eine Grundlage und eine Übersicht zu erhalten, gibt es von David J. Anderson und Andy Carmichael das Buch: "Die Essenz von Kanban kompakt". Dieses frei zugängliche Buch gibt dir eine grundlegende Einsicht in das Thema Kanban. Viele der Ideen werden dabei vorgestellt, ohne dabei aber direkt in die Tiefe zu gehen. Ziel ist es, dir auf wenigen Seiten zu zeigen, was Kanban ist.

2.1Die drei Prinzipien von Kanban

Abbildung 6: Die Kanban-Prinzipien

Kanban baut auf drei Prinzipien und sechs Praktiken auf. Im Folgenden wollen wir die Prinzipien von Kanban erklären.

1.Das erste Prinzip in Kanban lautet: Start where you are; oder auf deutsch: Starte mit dem, was du hast.

2.Das zweite Prinzip lautet: Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderung und

3.das dritte Prinzip lautet: Fördere Leadership auf allen Ebenen der Organisation.

Prinzip 1: Start where you are

In Kanban musst du nicht deine gesamte Organisation umstellen. Du musst keine Rollen oder Abteilung verändern und neu zusammenstellen. Kanban berücksichtigt hier die entstandenen Abläufe ihn deinem Unternehmen. Diese haben sich aus einem guten Grund entwickelt. Visualisiere bei Einführung von Kanban einfach deine bestehenden Prozesse, ergänze WiP-Limits und führe Feedback-Loops ein. Und schon kannst du deine bestehenden Prozesse hinterfragen und gegebenenfalls verändern und verbessern.

Prinzip 2: Verfolge inkrementelle, evolutionäre Veränderung

Es geht eben nicht darum, vom Zustand 1 in einen Zustand 2 zu wechseln. Es geht hier darum, sich kontinuierlich immer weiter zu verbessern. Es gibt also keinen perfekten Zielzustand, den du erreichen willst. Es geht immer Schritt für Schritt voran. Der Prozess, den du vielleicht jetzt durch Kanban verbessert hast, kann vielleicht in einem Jahr selbst zu einem großen Problem werden, weil dieser zwar heute passt und dir hilft, aber eben nicht mehr in einem Jahr.

Prinzip 3: Fördere Leadership auf allen Ebenen der Organisation

Der letzte Punkt, fördere Leadership auf allen Ebenen der Organisation, hat das große Ganze im Blick. Nehmen wir an, du hast Kanban in deinem Team eingeführt. Super! Dein Team macht Fortschritte, die Durchlaufzeit sinkt, der Durchsatz des Teams erhöht sich und zusätzlich verbessert sich auch noch die Qualität deiner Produkte. Aber vielleicht kommst du irgendwann an den Punkt, an dem du feststellst, dass es Probleme außerhalb deines Teams gibt. Hier hilft die lokale Verbesserung des Teams nicht, um Fortschritte und kontinuierliche Verbesserung zu erzielen.

Aus diesem Grund musst du den Gedanken der kontinuierlichen Verbesserung unternehmensweit denken, vom einfachen Mitarbeiter bis zum Geschäftsführer über alle Abteilungen und Manager, damit sich dein Unternehmen als gesamte Organisation weiterentwickelt. In Kanban gibt es demnach keine Einzelkämpfer. Kanban gibt es nur im Ganzen. Es ist also kein Einzelsport. In einem Tennismatch gibt es zumindest auf dem Platz nur einen Akteur. In einem Fußballspiel gibt es ein ganzes Team, das zusammenarbeiten muss. Wenn sich hier nur ein einziger Spieler stetig verbessert, wird sich zwar dieses stetig verbessern, aber das hilft dir nichts, weil noch zehn weitere Spieler auf dem Platz stehen. Kontinuierliche Verbesserung sollte als Mindset, also in der ganzen Organisation eingeführt werden und nicht nur partiell.

Dabei geht es in Kanban um die Menschen und nicht die Organisation. Es geht darum die Arbeitskultur zu verbessern, um bessere Kommunikation, um kritisches Denken. Dazu benötigst du Menschen, die den Mut aufbringen, den Finger in die Wunde zu legen.

Video anschauen: Die drei Prinzipien

In diesem Video gibt Autor Roman Simschek einen Überblick über die drei Kanban-Prinzipien und ihre Bedeutung.

http://agile-heroes.de/buch/kanban

2.2Die sechs Praktiken von Kanban

Wie bereits erwähnt gibt es in Kanban einige Kernpraktiken, die sicherstellen, dass dein Kanban-System funktioniert. Dabei sind die folgenden Praktiken aber keine harten Regeln, die du einhalten musst. Die Kanban-Prinzipien sind eher als Richtlinien oder Handlungsvorschläge zu verstehen. Damit die Einführung von Kanban in deinem Unternehmen zum Erfolg wird, gibt es die folgenden sechs Kernpraktiken:

Abbildung 7: Die Praktiken von Kanban

Mache die Arbeit sichtbar

Kanban verfolgt das Ziel die Arbeit fließen zu lassen, um deinen Kunden die besten Produkte und Services zu liefern. Kanban hilft dir die Arbeit sichtbar zu machen, um dann die Arbeit managen zu können. Durch das Visualisieren der Arbeit kannst du deinen Arbeitsfluss besser nachvollziehen und diesen dann optimieren.

Limitiere den Work in Progress (WiP)

Kanban verfolgt das Motto "Stop starting, start finishing" - also auf deutsch: Bevor du eine Arbeit anfängst, beende zuerst deine aktuelle Arbeit. Je mehr Arbeit im System ist, desto höher ist die Durchlaufzeit der Arbeiten. Um niedrigere Durchlaufzeiten zu erreichen, musst du zuerst Arbeiten beenden und dann neue beginnen - und nicht umgekehrt. Musst du ständig die Aufgaben wechseln, leidet darunter nicht nur die Geschwindigkeit, in der sie die Arbeiten fertigstellen, sondern meistens auch die Qualität. Und bei zu viel Arbeit im System kommt diese irgendwann auch zum Erliegen.

Dies bringt uns zu einem anderen Punkt. In einem Kanban-System, in dem die Arbeit limitiert wird, wird ein Pull-Prinzip eingeführt anstatt eines Push-Prinzips. Der Unterschied dabei ist das Arbeiten nicht in den nächsten Prozessschritt weitergeben werden, wenn diese fertig sind, sondern die Teammitglieder aus dem nächsten Schritt ziehen sich die Arbeit, wenn diese zur Bearbeitung der Aufgabe Kapazitäten haben.

Manage Flow

Wie bereits erwähnt legt Kanban den Fokus auf die Etablierung eines Arbeitsflusses. Ziel ist es demnach Blockaden, Engpässe usw. zu vermeiden oder schnellstmöglich aufzulösen, um die Arbeit wieder fließen zu lassen. Ziel beim Management des Arbeitsflusses ist es ein konstantes System zu haben, in den sie mit ihren Kunden Vereinbarungen treffen können. Dazu müssen wir unser System messen und überprüfen, ob wir Zusagen einhalten können oder nicht. Hierfür müssen wir die Unterschiedlichen Arbeitstypen erkennen, die ein Team abarbeiten muss. Dabei hat nicht jede Arbeit den gleichen Wert; zum Beispiel gibt es Notfälle, in denen man sofort reagieren muss, und Standardarbeiten, die man nacheinander abarbeiten kann. Deshalb werden in Kanban Service-Klassen verwendet.

Hat man die Arbeitstypen und verschiedene Service-Klassen definiert, kann man sogenannte Service Level Agreements einführen. Innerhalb dieser Vereinbarung gibt das Team ein Lieferdatum an, wann es die Arbeit fertigstellen wird. Um dies umzusetzen werden in Kanban mehrere Meetings durchgeführt, um sich zu organisieren und um zu koordinieren.

Mache Prozessregeln explizit

In einem Kanban-Team geben sich die Teams selbst Regeln, um die Arbeit miteinander zu bewältigen. Dabei werden diese Regeln für alle sichtbar gemacht - am besten direkt auf den jeweiligen Boards der Teams. Das Sichtbarmachen von Regeln hat mehrere Vorteile: Sind Regeln für alle Teams und Stakeholder sichtbar, können diese auch verändert beziehungsweise verbessert werden. In Kanban werden Probleme, die auftreten, so auch gelöst werden. Das...