Business English

The First Contacts / Die ersten Kontakte

In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Konventionen Sie beim ersten Kontakt berücksichtigen sollten und wie Sie

• einen Brief,
• ein Telefonat,
• eine E-Mail

optimal in der Fremdsprache gestalten.

The letter / Der Brief
EXAMPLE 1 Miller Communications Inc.
4 Pheasant Run, Chicago, IL 60607
tel. 201-9349493 2 Our ref. MC / JD 3 30th August, 20XX Fa. Hirsch GmbH
Moellerstrasse 40
70469 Stuttgart
Germany 4 For the attention of Mr G. Horst 5 Dear Mr Horst, 6 Our annual clients' meeting 7 As you may have heard we annually arrange meetings for our clients in the States, Europe and Asia at which they have the opportunity to get informed about the latest innovations in telecommunications. Knowing of your experience in the field of electronic communications we would like to invite you as a guest speaker in our annual meeting in Chicago on October 15. Details on the program will be enclosed. We do hope that you will be present on this occasion and look forward to hearing from you soon. 8 Yours sincerely, Martin S. Chester
Enc. (Anlage) c.c. (Verteiler)
RSVP (um Antwort wird gebeten) Die richtige Form

Geschäftsbriefe folgen stets relativ strengen Richtlinien (siehe Musterbrief). Folgende Regeln sollten Sie beachten:

1. Unter dem Briefkopf steht
2. die Bezugszeichenzeile (Our ref. / Your ref.) am linken Rand und
3. rechts das Datum. Für die Schreibweise des Datums gibt es folgende Möglichkeiten: 30th August / August 30 / 30 August / August 30th. Formen wie 11/05 oder 11-05 sollten Sie vermeiden, da sie im britischen Englisch »11. Mai«, im Amerikanischen aber »5. November« bedeuten. Wenn die Adresse des Absenders nicht schon im Briefkopf enthalten ist, steht sie rechts über dem Datum.
4. Besondere Anmerkungen wie confidential (vertraulich) oder for the attention of (zu Händen von) folgen meist der Adresse.
5. Die Anrede: Wenn der Name des Adressaten bekannt ist: Dear Mr Chester / Mrs Chester / Miss Chester Wenn der Name nicht bekannt ist: Dear Sir / Dear Madam / Dear Madam or Sir. Wenn eine Firma angeschrieben wird: Dear Sirs (BE) / Gentlemen (AmE)
6. Die Betreffzeile folgt, im Gegensatz zum deutschen Geschäftsbrief, der Anrede und wird unterstrichen.
7. Der Briefanfang wird groß geschrieben.
8. Die Gruß- und Schlussformel ist abhängig von der Anredeform:
   Dear Mr / Mrs / Miss - Yours sincerely
   Dear Sir(s) or Dear Madam - Yours faithfully
   Amerikanische Briefe werden oft abgeschlossen mit: Sincerely (yours) oder Yours truly
   Schreiben Sie jemandem regelmäßig oder kennen Sie die Person sehr gut, können Sie verwenden: Best wishes / Kind regards / Best regards / Regards

Useful Phrases
Starting a letter / Briefanfang

• Thank you for your letter of August 30th.
• With reference to / Further to .
• In reply to your letter .

Accepting an invitation / Eine Einladung annehmen

• We shall be very happy to accept your invitation to .
• I should like to accept .

Rejecting an invitation / Eine Einladung ablehnen

• We regret / are sorry to inform you .
• Unfortunately we have to inform you that .
• I am afraid that I will not be able .

Confirmation / Bestätigung

• We are pleased to confirm .
• We acknowledge receipt of your letter of .

Request / Bitte

• We would appreciate if .
• Could you please ...?
• I would be grateful if .

Ending a letter / Brief abschließen

• I look forward to hearing from you soon.
• Thank you in advance .
• I am looking forward to meeting you.
• If you have any questions don't hesitate to contact us.

Making a telephone call / Telefonieren

Bereiten Sie sich auf ein Telefonat in einer Fremdsprache gut vor. Machen Sie sich vorab Notizen mit den wichtigsten Mitteilungen und Fragen und legen Sie sich eine Liste mit Redewendungen neben das Telefon. Sprechen Sie langsam und lassen Sie sich Zeit zum Überlegen. Sie werden sicherlich gebeten, Ihren Namen und den Ihrer Firma zu buchstabieren: Could you please spell your name? Benutzen Sie dazu die internationale Buchstabierliste (siehe »The international telephone alphabet« im Anhang). Vergessen Sie nicht, auch Ihre eigene Telefonnummer mit Landeskennzahl (country code) durchzugeben.

EXAMPLE A: Miller Communications. Good morning. Can I help you? B: This is Mr Horst speaking. Could I speak to Mr Chester, please? A: One moment please. I'm sorry but Mr Chester is on the other line - will you please hold the line? I'll put you through as soon as possible. Or would you like to leave a message? B: Could you ask Mr Chester to call me back? A: Of course, what was your name again? B: My name is Richard Horst. A: Could you please spell your last name? B: That's H for Harry, O for Oliver, R for Robert, S for Sugar and T for Tommy. A: OK, my colleague will call you back as soon as possible. Thank you for calling and goodbye. Useful phrases
Directory enquiries (BE), Assistance (AmE) / Telefonauskunft

• Could you please give me the number of .
• What's the country code, area code of .
• You must omit the 0 (ausgesprochen [o] BE und »zero« AmE) before the area code.
• I would like to make a reverse charge call (BE) / collect call (AmE).
• I'd like to book a person to person call.

Starting the call / Das Gespräch beginnen

• Hello, this is ...
• Could I speak to ...?
• Could you put me through to ...?
• I'm calling about / to .

Making an appointment, arranging a date / Termine vereinbaren

• I'd like to make an appointment with .
• Would the 28th of August suit you / be convenient / be OK?
• Could we meet on Friday the 28th?
• How about Friday the 28th?

Changing appointments / Termine verschieben

• I'm afraid that / sorry but .
• I have to change / postpone our verschieben appointment.
• I can't make it on Monday.
• Could we arrange another date?
• I'm afraid I have to cancel the meeting.

Problems / Probleme

• We have a bad connection.
• Would you speak a little louder / more slowly please?
• You've got the wrong number.
• I've dialed the wrong number.
• I'm sorry, he's not available, try again later.
• I beg your pardon?
• I didn't catch that, would you repeat that please?

Closing the call / Das Gespräch beenden

• Right / So / Well / OK!
• Thank you for calling / the information / your help.
• Goodbye!
• I look forward to hearing from you again.
• I'll talk to you later / soon.

Answering machine, answerphone / Anrufbeantworter

• The number you're calling is momentarily unavailable.
• Please, leave a message after the tone / signal / beep.
• We'll call you back as soon as possible.

E-mail / E-Mail

Um den E-Mail-Verkehr zu optimieren, haben sich folgende Abkürzungen in der Betreffzeile durchgesetzt: RE (bezüglich) beim Beantworten einer E-Mail, REQ (request), wenn Ihre E-Mail dringend ist und eine Reaktion fordert, FYI (for your information) und BTW (by the way), um dem Empfänger deutlich zu machen, dass Sie keine direkte Reaktion oder Handlung erwarten und ihn nur informieren möchten.

EXAMPLE RE: Your request for list of conference participants REQ: reservation...