Praxis Wissenstransfer

Das Wissen erfahrener Mitarbeitender ist ein erfolgskritischer, wettbewerbsrelevanter Faktor, über den Organisationen verfügen. Wenn diese Mitarbeitenden die Organisation verlassen, nehmen sie ihr Erfahrungswissen jedoch mit. In den letzten Jahren ist der Druck auf Organisationen gestiegen, dem durch das Ausscheiden vieler Expertinnen und Experten drohenden Wissensverlust etwas entgegenzusetzen. Demografischer Wandel, Fachkräftemangel und hohe Fluktuationsraten sind die stärksten Treiber für Organisationen, die Gefahr von Wissensverlust zu erkennen und zu handeln.

Wissensverlust in einem Ausmaß, das Organisationen handlungsunfähig zu machen droht, ist in den verschiedensten Branchen zu beobachten:

       Ein Kreiskrankenhaus in einer Kleinstadt im Bergischen Land musste seine Gynäkologie und Chirurgie schließen, weil vier Ärztinnen und Ärzte der Chirurgie und zwei Oberärztinnen der Gynäkologie sowie drei leitende Fachkräfte aus der Verwaltung das Rentenalter erreicht hatten. Innerhalb von 18 Monaten beendeten alle ihre Tätigkeit; der Klinikleitung gelang es nicht, das Erfahrungswissen dieser relevant großen Zahl von Expertinnen und Experten zu bewahren und auf die wenigen Nachfolgenden zu übertragen. Die Klinik verlor in kurzer Zeit ihren guten Ruf, kompetente Ärztinnen und Ärzte zu beschäftigen, die Zahl der Belegbetten sank drastisch und die verbleibenden Mitarbeitenden in der Verwaltung hatten zu wenig Erfahrung, um Lösungen für diese wirtschaftliche Krise zu finden.

       Eine nordbayerische Molkerei hat sich innerhalb weniger Jahre von einem kleinen mittelständischen Unternehmen über ein Joint Venture mit einem internationalen Konzern zu einem Unternehmen mit über 2000 Mitarbeitenden und mehreren Standorten entwickelt. Junge Mitarbeitende im Einkauf, in der Personalentwicklung, im Vertrieb etc. sind ausreichend vorhanden. Aber die Wissensträgerinnen und Wissensträger in der Milchverarbeitung sind zu 86 % über 60 Jahre alt! Die Molkerei wird in den nächsten drei bis fünf Jahren die meisten erfahrenen Mitarbeitenden in der Produktion verlieren - und damit ihre Existenzgrundlage, nämlich die langjährige Erfahrung und Kompetenz in der Milchverarbeitung.

       In Wirtschaftsunternehmen der Chemie, der Stahlindustrie, bei öffentlichen Dienstleistern wie Stadtwerken, Energieversorgern oder im Transportwesen: Wohin man auch schaut, überall gibt es alternde Belegschaften und die bedrohliche Situation, dass mit den geburtenstarken Jahrgängen, die jetzt in Rente gehen, mehr als die Hälfte aller Mitglieder der Belegschaften ihr Erfahrungswissen mit in den Ruhestand nimmt. Wissenslücken, erschwerte Einarbeitung, höhere Fehlerquoten und Überlastung der verbleibenden Belegschaften sind nur einige der Folgen dieses Wissensverlustes in den kommenden Jahren.

Die Organisationen sind zum Handeln gezwungen. Sie suchen zunehmend nach Lösungen, um das Wissen der ausscheidenden Mitarbeitenden zu sichern und für die Verbleibenden zu bewahren. Neben klassischen Personalmaßnahmen wie Mentoring oder Einarbeitung im Tandem mit erfahrenen Mitarbeitenden für neu eingestellte Mitarbeitende werden IT-gestützte Wissensdatenbanken aufgebaut und digitale Zwillinge von Produktionsanlagen programmiert. Es besteht eine große Bereitschaft in den Organisationen, Lösungen zu finden, um sich gegen den drohenden Wissensverlust in den nächsten Jahren zu wappnen. Eine dieser Lösungen ist Wissenstransfer.

Wissenstransfer ist ein Prozess, der das Erfahrungswissen von Expertinnen und Experten sichert, für die Organisation bewahrt und für die Nachfolgenden nutzbar macht. Beim professionellen Wissenstransfer in Organisationen richten wir den Fokus auf das wettbewerbsrelevante, kritische, meist nirgends erfasste Wissen und die Erfahrungen von Mitarbeitenden, die eine Organisation verlassen werden oder an eine andere Stelle innerhalb der Organisation wechseln.

Dieses Buch stellt Methoden des Wissenstransfers vor, die dieses Wissen, über das oft nur die ausscheidenden Expertinnen und Experten verfügen, sichern und weitergeben. Es vermittelt bewährte Lösungswege, Handlungsempfehlungen und Methodentipps für alle denkbaren Herausforderungen in einem Wissenstransfer. Auch Leserinnen und Leser, die mit dem Thema Wissenstransfer noch nicht vertraut sind, können von diesem Buch profitieren. Der Titel "Praxis Wissenstransfer" deutet aber bereits an, dass es über die Beschreibung des Standardablaufs eines Wissenstransfers hinausgeht: Es führt alle denkbaren (Problem-)Situationen auf, die im Umfeld und im Verlauf eines Wissenstransfers auftreten können, und schlägt für diese speziellen Kontexte erprobte Lösungswege vor. Das Buch richtet sich daher in erster Linie an Personen, die Wissenstransfers in Organisationen begleiten, steuern und koordinieren.

1. Sie finden hier das vergemeinschaftete Erfahrungswissen einer Gruppe von Expertinnen und Experten für Wissenstransfer:

Wir fünf Autorinnen und Autoren haben zusammen wohl an die 700 Wissenstransfers begleitet. Je nach Grundausbildung und individueller Erfahrung mit Wissenstransfer haben wir unterschiedliche methodische Wege gewählt, um die Rolle der sogenannten Wissenstransferbegleitung kompetent auszufüllen. Über die Jahrzehnte unserer Tätigkeit sind wir alle zu Expertinnen und Experten geworden, die über einen großen Erfahrungsschatz verfügen. Dieses Erfahrungswissen haben wir so lange miteinander diskutiert und unsere unterschiedlichen Herangehensweisen an bestimmte (Problem-)Situationen im Wissenstransfer verglichen, bis wir auf den gemeinsamen Kern unseres Vorgehens in den jeweiligen Situationen gestoßen sind. Wir haben Lösungen für konkrete Herausforderungen im Wissenstransfer gefunden, die wir alle - auch mit unterschiedlichen methodischen Ansätzen - für die bestmögliche Lösung in der betreffenden Situation halten.

Oft entdeckten wir mehrere bewährte Lösungswege für ein und dieselbe Situation: Es führen viele Wege nach Rom, so unsere Erkenntnis. Aber immer galt beim Schürfen nach dem besten Lösungsweg die Regel, sich nicht gegenseitig mit Argumenten zu überzeugen und zum Beispiel mit Modellen aus der Literatur "auf die eigene Seite zu ziehen" oder gar zu überreden, sondern zusammen nach dem gemeinsamen Kern der verschiedenen Lösungswege zu suchen. Deshalb werden Sie in diesem Buch so gut wie keine Theorie finden. Denn die Quelle für die Suche nach dem Kern waren immer unsere eigenen Erfahrungen, die wir als subjektives Abbild der Wirklichkeit zugrunde legten. Widersprachen sich unsere Erfahrungen in einer bestimmten Situation, setzten wir den Dialog fort, bis wir den Kern gefunden hatten. Entdeckten wir mehrere gemeinsame Kerne für die gleiche (Problem-)Situation, hielten wir alle Wege als Alternativen zueinander fest.

Das bedeutet für Sie als jemand, der Wissenstransfers begleitet, moderiert oder in anderer Form fördert, dass Sie in konkreten Situationen im Verlauf eines Wissenstransfers auf ein vergemeinschaftetes, tiefes Erfahrungswissen in diesem Buch zurückgreifen können, das Ihnen eine oder mehrere bewährte Handlungsempfehlungen, Lösungswege oder erfolgreiche methodische Hinweise gibt.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie müssen zu Beginn eines Wissenstransfers entscheiden, welche Wissensbereiche einer Wissensgeberin Sie im Wissenstransferprozess an den Wissensnehmer besonders tief und gründlich weitergeben möchten, und welche Wissensbereiche eher weniger entscheidend dafür sind, dass der Nachfolger die Aufgaben der Wissensgeberin kompetent und souverän weiterführen kann. Diese (Problem-)Situation kann mit mehreren unterschiedlichen bewährten Lösungswegen bewältigt werden. Je nach Ihren Vorlieben oder Vorerfahrungen, dem Kontext und anderen Rahmenbedingungen, wie zum Beispiel der zur Verfügung stehenden Zeit oder der Offenheit der Beteiligten für verschiedene methodische Zugänge, können Sie aus den in diesem Buch beschriebenen Vorgehensweisen wählen.

2. Sie halten ein Nachschlagewerk in Händen, das den Spagat zwischen einem Kochbuch voller interpretierbarer und anpassbarer Rezepte und einem Lexikon schafft:

Wann immer Sie sich während eines Wissenstransfers fragen, wie Sie am besten auf eine bestimmte Situation reagieren sollten, können Sie mit diesem Nachschlagewerk auf unsere gesammelten Erfahrungen und die daraus herausdestillierten Lösungswege zurückgreifen. Dieses Buch soll also nicht unbedingt von vorne bis hinten durchgelesen werden, sondern Ihnen wie ein Kochbuch mit Rezepten oder ein Lexikon die entsprechenden Lösungen anbieten, die Sie gerade benötigen. Um Ihnen das Auffinden passender Lösungswege zu erleichtern, haben wir eine...