Kapitel 1

Was alles zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört

IN DIESEM KAPITEL

• Die Abrechnung verstehen
• Freibeträge kennen
• Lohnsteuer bescheinigen und melden
• Kennungen und Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung berücksichtigen
• Arbeitslohn und Lohnbestandteile unterscheiden

Stellt man Menschen die Frage, was alles zur Lohnabrechnung gehört, dann werden hauptsächlich allgemeine Angaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, Abrechnungszeitraum und Entgeltbestandteile aufgezählt; darin gibt es wiederum unterschiedliche Sachverhalte wie Bruttolohn, Sachbezüge und Ähnliches.

Wir wollen uns in diesem Kapitel diese Details genauer ansehen und die »Geheimnisse« dahinter lüften.

Gar nicht bescheuert: Die Besteuerung verstehen

»Sicher: Einstein hätte unser Steuersystem kapiert. Unsicher: Wäre ihm noch Zeit geblieben für seine Relativitätstheorie?« Diese eher etwas frustrierend anmutenden Worte von Dipl.-Ing. Dr. phil. Josef Bordat (*1972), Publizist und Autor, machen deutlich, dass das deutsche Steuersystem wirklich komplex ist.

Dabei fing alles einmal einfach an: Der direkte Lohnsteuerabzug wurde 1920 in der Weimarer Republik im Zuge der Erzbergerschen Reform eingeführt. Eigentlich sollte mit dieser Reform vor allem der enorm gestiegene Finanzbedarf der Weimarer Republik gedeckt werden, was zu einer Anhebung des damals maximalen Spitzensteuersatzes von 4 Prozent auf 60 Prozent beitrug. Entscheidend für heute ist aber, dass zur Erhebung der Einkommensteuer damals die Lohnsteuerkarte und der direkte Lohnsteuerabzug eingeführt wurden.

Vermutlich sind Ihnen die Begriffe Lohnsteuer und Einkommensteuer in einer vermengten Form im Rahmen der Lohnabrechnung schon begegnet.

Grundsätzlich gilt:

• Arbeitnehmer sowie Pensionäre zahlen Lohnsteuer.
• Selbstständige zahlen Einkommensteuer.

Der Steuertarif ist grundsätzlich gleich, die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommensteuer.

Die Lohnabrechnung befasst sich mit der Lohnsteuererhebung beim Arbeitgeber, daher gehen wir auf diese im Folgenden genauer ein.

Wie die Besteuerung funktioniert

Die Steuerpflicht beginnt mit der Geburt und endet mit dem Tod. Das Einkommensteuergesetz (EStG) umschreibt dies mit der Begrifflichkeit der unbeschränkten Steuerpflicht und hebt in § 1 Absatz 1 EStG auf alle natürlichen Personen mit einem Einkommen ab, die ihren Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt im Inland, also in Deutschland haben.

Der Begriff der natürlichen Person umfasst nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) jeden Menschen, unabhängig vom Alter oder sonstigen äußeren Umständen. Nach dem BGB ist eine natürliche Person jeder Mensch, unabhängig von Geschlecht, Herkunftsort und ob sie voll- oder minderjährig ist.

§ 2 Absatz 1 Nr. 4 EStG umschreibt die sachliche Steuerpflicht eines Menschen für seinen Arbeitslohn.

Arbeitslohn

• sind dabei alle Einnahmen, die einem Mitarbeiter aus seinem Dienstverhältnis zufließen.
• kann steuerpflichtig oder steuerfrei sein.

Steuerpflichtiger Arbeitslohn kann individuell nach den persönlichen Lohnsteuermerkmalen oder pauschal besteuert werden. Detaillierte Regelungen dazu finden Sie im Einkommensteuergesetz. Vorrang hat immer die individuelle Besteuerung.

Ob und welcher Arbeitslohn einem Menschen steuerfrei zufließen kann, regeln § 3, § 3b und § 8 EStG. Die unterschiedlichen Ansätze und die steuerfreien oder pauschal besteuerten Optionen finden Sie in Kapitel 17 und 18.

Sie merken es bereits auf der ersten Seite: Die Lohn- und Einkommensteuer ist durch eine Vielzahl von Gesetzen geregelt.

Neben der Grundlage, wer in Deutschland Steuern zu zahlen hat und auf was diese im Bereich des Arbeitslohns erhoben werden, legt § 38 EStG den Einbehalt der Lohnsteuer durch den Arbeitgeber fest.

• Steuerschuldner beziehungsweise Steuerpflichtiger ist grundsätzlich der Mitarbeiter als natürliche Person.
• Der Arbeitgeber ist gesetzlich zur Berechnung und zum Einbehalt der Lohnsteuer verpflichtet.
• Die Berechnungsgrundlage bildet immer der steuerpflichtige Arbeitslohn des Mitarbeiters.
• Der Arbeitgeber überweist die Steuer monatlich, vierteljährlich oder jährlich zu bestimmten Fälligkeitstagen an das zuständige Betriebsstättenfinanzamt.

Die Einkommensteuer ist eine Jahressteuer und der Ermittlungszeitraum ist immer das Kalenderjahr (§ 2 Nr. 7 EStG). Bei der Lohnsteuer handelt es sich um eine besondere Erhebungsform der Einkommensteuer, die auch als Quellensteuer bezeichnet wird, da sie bereits an der Quelle - nämlich beim Arbeitgeber - erhoben wird. Die Lohnsteuer hat also die Wirkung einer Einkommensteuervorauszahlung. Reicht der Mitarbeiter seine Einkommensteuererklärung beim Finanzamt ein, wird die bereits gezahlte Lohnsteuer von der zu zahlenden Einkommensteuer abgezogen. In den meisten Fällen kommt es zu einer Steuererstattung, da die bereits gezahlte Lohnsteuer zu hoch war.

Wie die Steuerberechnung erfolgt

Ist ein Arbeitnehmer unbeschränkt steuerpflichtig, legt er seinem Arbeitgeber seine Steueridentifikationsnummer vor. Mit der Steueridentifikationsnummer kann der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) des Mitarbeiters beim Bundeszentralamt für Steuern abrufen.

Um die Steuerberechnung für den Arbeitgeber zu erleichtern, sind die Mitarbeiter nach ihren persönlichen Verhältnissen in unterschiedliche Lohnsteuerklassen eingeordnet. Das Steuerrecht unterscheidet dabei sechs Lohnsteuerklassen:

• Steuerklasse I: ledige, geschiedene sowie verwitwete Mitarbeiter ohne Versorgungspflicht für ein Kind
• Steuerklasse II: ledige, geschiedene oder verwitwete Mitarbeiter mit versorgungspflichtigen Kindern, also Kindern, für die man Kindergeld erhält
• Steuerklasse III: auf Antrag für verheiratete/verpartnerte Arbeitnehmer, wenn beide Ehegatten/Lebenspartner im Inland wohnen, nicht dauernd getrennt leben und der Ehegatte/Lebenspartner des Arbeitnehmers keinen Arbeitslohn bezieht oder Arbeitslohn bezieht und in die Steuerklasse V eingereiht wird
• Steuerklasse IV: verheiratete Mitarbeiter und Lebenspartner, wenn beide Ehegatten/Lebenspartner Arbeitslohn beziehen
• Steuerklasse V: einer der Ehegatten/Lebenspartner (anstelle der Steuerklasse IV), wenn der andere Ehegatte/Lebenspartner in die Steuerklasse III eingereiht wird
• Steuerklasse VI: Mitarbeiter, die gleichzeitig von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn erhalten

Voraussetzung für die Ermittlung der Lohnsteuer ist die Bestimmung des Steuerbruttos des Mitarbeiters, also der Teil des Arbeitslohns, für den Lohnsteuer gezahlt werden muss. Aus diesem steuerpflichtigen Arbeitslohn wird dann die Lohnsteuer ermittelt. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

• Steuerbrutto (steuerpflichtiger Arbeitslohn)
• - Freibetrag (laut ELStAM)
• - Altersentlastungsbetrag
• + Hinzurechnungsbetrag (laut ELStAM)
• = Betrag, aus dem Lohnsteuer zu zahlen ist

Bestimmte Frei- und Pauschbeträge werden bereits automatisch bei der Steuerberechnung berücksichtigt und sind schon in den Lohnsteuertabellen eingearbeitet, wie beispielsweise

• der Grundfreibetrag,
• der Arbeitnehmerpauschbetrag,
• bei Versorgungsbezügen der Versorgungsfreibetrag,
• der Pauschbetrag für Werbungskosten,
• der Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag
• der Sonderausgaben-Pauschbetrag,
• die Vorsorgepauschale für die vom Arbeitnehmer zu tragenden Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge,
• der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende.

Darüber hinaus kann der Mitarbeiter individuelle Freibeträge oder einen Hinzurechnungsbetrag bei seinem zuständigen Wohnstättenfinanzamt beantragen.

• Individuelle Freibeträge werden beispielsweise bei einer Schwerbehinderung oder hohen Sonderausgaben gewährt. Auch ein Kinderfreibetrag ist ein individueller Freibetrag.
• Ein Hinzurechnungsbetrag kann beantragt werden, wenn weitere Beschäftigungsverhältnisse vorliegen, und entspricht dem Arbeitslohn der weiteren Beschäftigungsverhältnisse. Damit wird verhindert, dass zu viel Lohnsteuer einbehalten wird, die am Jahresende erstattet werden müsste.

Die individuellen Freibeträge beziehungsweise der Hinzurechnungsbetrag des Mitarbeiters werden über das ELStAM-Verfahren übermittelt. Mehr zum ELStAM-Verfahren finden Sie in Kapitel 5, letztlich verbirgt sich dahinter aber einfach die Lohnsteuerermittlung:Die Grundlage für die Ermittlung der Lohnsteuer bilden die Lohnsteuertabellen, die je nach Ermittlungszeitraum bereitgestellt werden. Das Steuerrecht unterscheidet dabei drei Ermittlungszeiträume, wie Tabelle...