Einkauf 2.0

1. Einleitung

Herzlich willkommen! Du willst deinen Einkauf auf ein ganz neues Level bringen? Dann hast du mit diesem Buch genau das richtige Werkzeug in der Hand! "Einkauf 2.0" richtet sich an Führungskräfte im Einkauf und an diejenigen, die es werden wollen, an Firmeninhaber und Geschäftsführer, die erkannt haben, dass in ihrem Einkauf großes Potential liegt.

Warum ich genau der Richtige bin, um dich wirklich nach vorne zu bringen? Ich bin Einkaufsexperte.

Meine ganze berufliche Laufbahn dreht sich um die Optimierung des Einkaufs. Ich habe unglaubliche Erfolge gefeiert und natürlich auch einige Bauchlandungen hingelegt. Beides gehört dazu, um zu erkennen, was wirklich gut funktioniert und was nicht.

Seit 25 Jahren bin ich in verschiedenen Positionen im Einkauf tätig und habe verschiedene Karrierestufen durchlaufen, vom Assistenten der Einkaufsleitung bis hin zum Geschäftsführer. Ich war in produzierenden Unternehmen tätig, bei reinen Importeuren, im stationären Einzelhandel und im E-Commerce, im Mittelstand und viele Jahre im Konzernumfeld.

Wir bedienten mit unseren Produkten Endverbraucher, aber auch kleine selbstständige Einzelhändler und die größten Einzelhandelsketten der Welt. Ich habe mich mit vielen Experten ausgetauscht und auch andere Vorgehensweisen getestet. In dieses Buch hat es nur geschafft, was auch wirklich bereits in der Praxis funktioniert hat.

Das heißt nicht, dass andere Methoden nicht auch funktionieren können, aber bei den hier vorgestellten weiß ich, dass sie funktionieren, da ich sie selbst ausprobiert und immer wieder optimiert habe.

Die Methoden und Strategien tragen dazu bei, Abhängigkeiten zu verringern und im Einkauf deutlich bessere Ergebnisse zu erzielen.

Du wirst Konditionssprünge erleben und merken, wie der Einkauf dein Unternehmen einen Quantensprung voranbringen kann. Du wirst deine Lieferanten und Kollegen besser verstehen, spüren, wie sich die Stimmung ändert und ein Motivationsschub durch dein Team geht.

Über mich
Meine berufliche Laufbahn begann ich als Assistent der Einkaufsleitung in einem kleinen mittelständischen Unternehmen im Heimtextilbereich, mit großen namhaften Kunden im Discount. Wir hatten einen Einkaufsleiter, aber die wirklich großen Verhandlungen wurden von dem Inhaber persönlich geführt. Das hat er offensichtlich ziemlich gut gemacht, ansonsten schaffst du es nicht, Lidl als Stammkunden zu gewinnen.

Er sagte mir einmal, für ihn seien drei Dinge entscheidend: der richtige Einkaufspreis, eine schlanke Struktur und das richtige Netzwerk. Den Rest machte er dann schon. Eigentlich machte er alles Entscheidende selbst.

Er schaffte es immer wieder, aufgrund einer optimierten Kostenstruktur und hervorragender Einkaufspreise in Asien und Osteuropa Großaufträge an Land zu ziehen.

Ich habe mich auch ganz gut geschlagen. Unter anderem die optimierte Kostenstruktur (mein Gehalt war nicht gerade üppig) und die mangelnde Perspektive, auch mal die großen Brocken verhandeln zu dürfen, brachten mich aber dazu, nach nur drei Jahren weiterzuziehen.

Ein ehemaliger Arbeitskollege empfahl mich und ich konnte mir daher den Bewerbungsprozess sparen.

Ich landete wieder im Einkauf, auch wenn ich damals am Vertrieb wesentlich mehr Spaß gehabt hätte. Ich war wieder Assistent, auch wenn ich mich eigentlich schon eine Nummer darüber eingestuft hätte.

Ich konnte aber zumindest die Option raushandeln, eine Chance zu bekommen, sobald sie sich ergeben würde.

Und dann war sie auf einmal da! Einkauf und Vertrieb wurden umstrukturiert und ich schlug in diesem Rahmen vor, den sehr kleinen Bereich der Geschenkartikel für Großkunden zu übernehmen. Die Firma verkaufte vor allem Textilien, und es hatte kaum ein Großkunde jemals bei Geschenkartikeln zugeschlagen. Es gab aber einen wirklich schicken, gigantisch großen Katalog mit diesen Artikeln, und jeder Vertriebler hatte seinen Lieblingsartikel, den er dann wieder seinem Lieblingskunden (meistens ein Comic-Shop hinter irgendeinem Bahnhof), anbot.

Der Inhaber des Comic-Shops suchte sich nach langer Durchsicht des sehr aufwändigen Kataloges die sieben Teile aus, die er jeweils in zweifacher Ausführung kaufte. Nach ca. einer Stunde war der Deal perfekt! Acht Tassen, vier Bilderrahmen, zwei Wecker - 92,90 Euro netto!

Ich konnte bei einem Feierabendbier einen Kollegen überreden, mich einmal mitzunehmen. Wir haben dann zusammen die Produkte vorgestellt (die Hälfte des Auftragswertes, 46,45 Euro, waren also mein Erfolg). Das war eine Erfahrung wert, vor allem weil auf der Hand lag, dass das Modell nicht skalierbar war.

Die weitaus wichtigere Erfahrung konnte ich sammeln, als ich unseren Top Key Account Manager überreden konnte, mich zu einem seiner größten Kunden mitzunehmen: einem Discounter, dem er Socken und Shirts verkaufen wollte. Der Einkäufer hatte schon einmal zugeschlagen, und persönlich kamen die beiden auch gut miteinander aus.

Daher sprach nichts dagegen, mich mitzunehmen. Und ich durfte auch noch ein 3er-Set Gläser präsentieren.

Ich bereitete mich perfekt vor. Verkaufsunterlagen vom Feinsten. Eine Hochglanzpräsentation mit allen Details, die man sich so für bedruckte Gläser aus den Fingern saugen konnte. Auf jeder Seite Professionalität pur!

Ich stellte mich schon drei Tage vor dem großen Tag immer wieder vor den Spiegel, um das Verkaufsgespräch zu üben. Nachdem der Auftrag für die Shirts beschlossen war, kam mein großer Moment. Ich holte aus und präsentierte Seite 1 (von 10). Das Deckblatt - weiter kam ich leider nicht. Ich wurde direkt gefragt, was der Spaß denn kosten solle.

Mein Versuch, doch erst auf die Vorzüge zu kommen, wurde ziemlich deutlich abgeblockt. Also gut . der Preis . Stille . und dann Gelächter.

Der Einkäufer und seine Assistentin fanden das anscheinend ziemlich komisch. Dumm gelaufen. Ich fragte die beiden, was denn in ihren Augen der richtige Preis wäre. Die Antwort war noch blöder. Der Zielpreis lag deutlich unter meinem Einkaufspreis. Ich fuhr dann ziemlich frustriert mit meinem übertrieben gut gelaunten Kollegen zurück und ertrug eine Stunde nerviges Gequatsche über die Faktoren eines guten Verkaufsgesprächs.

Meinen zweiten Termin dieser Art hatte ich bei einem weiteren großen Discounter mit Sitz in Essen. Da durfte ich alleine hinfahren. Die Erfolgsaussichten waren so gering, dass sich kein Key Account Manager darum riss, dort einen Versuch zu starten. Der Termin lief deutlich weniger persönlich ab. Ich wurde an einem Tag vorstellig, an dem sich neue Firmen präsentieren durften.

Ich meldete mich am Empfang und durfte dann mit dem Fahrstuhl in die entsprechende Etage fahren. Hier saßen schon jede Menge Verkäufer mit unterschiedlichsten Produkten. Ich zog eine Nummer und setzte mich mit meinen Gläsern, Tassen und dem Fachhandelskatalog (dieses Mal war ich auf Nummer sicher gegangen und hatte mehr als ein Produkt mitgenommen) auf einen der wenigen freien Stühle.

Nach knapp zwei Stunden wurde ich aufgerufen und durfte in Raum 3 gehen. Fünf Minuten später kam der Einkäufer und teilte mir mit, dass ich genau dreißig Minuten Zeit hätte. Ich legte los und durfte dieses Mal auch etwas über meine Produkte erzählen, bis wir dann nach 25 Minuten auf den Preis zu sprechen kamen.

Zwei Minuten später war das Gespräch beendet. Ich bekam nicht mal mehr heraus, was denn der richtige Preis gewesen wäre.

"Viel zu weit entfernt, um überhaupt darüber zu sprechen", war die Antwort. Aber der Einkäufer nannte mir die Menge, die bei dem richtigen Preis abgenommen werden würde - und die war gigantisch! Klar, dass das nicht passen kann.

Die bisherige Einkaufsstrategie für Geschenkartikel war die: Der Chef fliegt mit einer ausgewählten Truppe nach China, um sich mit dem zuständigen Agenten Jason auszutauschen. Der hat vorher schon Produzenten ausgewählt, die so kleine Mengen, wie wir sie für unsere Bahnhofs-Comic-Händler benötigen, produzieren.

Für die Mühe wurde unser Agent mit einem prozentualen Anteil vom Auftragswert entlohnt. Wohlgemerkt, von unserem Einkaufswert. Je höher der Einkaufspreis, desto höher also auch die Provision.

Das ist schon eine schwierige Konstellation, vor allem wenn der Agent sich aufgrund des geringen Auftragswertes noch eine zusätzliche Provision vom Produzenten holt.

Mir war klar, dass die einzige Möglichkeit, das Ding irgendwie groß zu machen, beim Einkaufspreis lag. Und ein Rabatt von fünf Prozent half hier nicht weiter. Der Preis musste runter, mindestens um 60 Prozent. Und das konnten wir niemals erreichen, wenn Jason weiterhin seine Lieblingsproduzenten für Kleinstmengen ins Spiel brachte. Ich musste also nach China. Dumm nur, dass mein Chef mich aufgrund des geringen Umsatzvolumens der Geschenkartikel gar nicht mitnehmen wollte. Ich glaube, ich hatte in dieser Zeit den Preis als nervigster Angestellter mehr als verdient. Nach dem dritten Überzeugungsversuch, dass das eine Riesennummer wird, saß ich endlich im Flieger.

Auf...