Kanzleiorganisation

INHALT


I. GUTE GRÜNDE FÜR EINEN ORGANISIERTEN BÜROABLAUF 1
II. DER KONTAKT MIT DEM MANDANTEN 5
1. Grundsätzliches 5
2. Der persönliche Kontakt 6
3. Der telefonische Kontakt 7
4. Der schriftliche Kontakt 9
III. DIE AKTE 11
1. Anlage der Akte 12
a) Die Prozessregisternummer 14
b) Die Aktenführung 15
c) Der Folgeband 18
d) Die Parallelakte 18
2. Ablage der Akte 20
3. Archivierung der Akte 22
IV. KOMPETENZ IM UMGANG MIT DEM MANDAT 25
1. Eingehende Post 25
2. Terminplanung und Fristenüberwachung 27
a) Grundsätzliches 27
b) Termine 27
aa) Allgemeine Termine 27
bb) Speziell: Der Gerichtstermin 28
c) Fristen 30
d) Wiedervorlagen 38
3. Texterfassung 42
a) Grundsätzliches 42
b) Standardbriefe / Textbausteine / Dokumentenvorlagen 42
c) Abgleichungen und Prüfungen / Anlagen und Durchschriften 44
4. Die Abrechnung 50
5. Mahnwesen / Offene Posten 53
6. Zahlungsverkehr 57
a) Eingehende Gelder 57
b) Ausgehende Gelder 58
7. Ausgehende Post 59
8. Allgemeine Organisationsarbeiten 63
a) Tägliche Organisationsarbeiten 63
b) Wöchentliche Organisationsarbeiten 64
c) Jahreskalender 65
V. PERSÖNLICHES STRESS- UND ZEITMANAGEMENT 67
VI. MARKETING / IMAGEBILDUNG UND -ERHALTUNG 73
1. Corporate Identity / Corporate Design 73
2. Internetauftritt 75
a) Die Domain 75
b) Der passende Anbieter 76
c) Aufbau und Inhalt der Internetpräsenz 76
d) Die optische Ausgestaltung 78
e) Die Schlussphase: Programmieren (lassen), Testen und Verarbeiten 78
3. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit 80
4. Kanzleibroschüre / Mandantenrundschreiben / Newsletter / Veranstaltungen 82
STICHWORTVERZEICHNIS 85