
Zoom für Dummies
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Content
Über den Autor 7
Widmung 7
Danksagung des Autors 8
Einleitung 17
Über dieses Buch 19
Törichte Annahmen über den Leser 19
Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 21
Wie es weitergeht 21
Teil I: Kommunikation via Zoom 23
Kapitel 1 Das Produktportfolio von Zoom 25
Was ist Zoom? 25
Vorteile für heutige Videokonferenzlösungen 27
Allgemeine Vorteile von Zoom 29
Die wichtigsten Produkte und Services von Zoom 31
Produkte von Zoom ohne Einrichtungsaufwand 32
Meetings & Chat 32
Videowebinare 37
Produkte von Zoom mit Einrichtungsaufwand 39
Zoom Rooms 39
Zoom Phone 42
Kapitel 2 Installation und Einrichtung von Zoom 45
Ihre ersten Schritte mit Zoom 45
Anlegen eines neuen Zoom-Kontos 46
Ändern Ihres Zoom-Abonnements 50
Herunterladen und Installieren des Desktop-Clients von Zoom 54
Anmelden am Desktop-Client von Zoom 55
Vervollständigen Ihres Zoom-Benutzerprofils 56
Die Benutzeroberfläche von Zoom 57
Die Benutzerverwaltung von Zoom 59
Hinzufügen von neuen Benutzern zu Ihrem Zoom-Konto 59
Deaktivieren vorhandener Benutzerprofile 61
Löschen von Benutzern aus Ihrem Zoom-Konto 62
Trennen der Verknüpfung von Benutzern mit Ihrem Zoom-Konto 62
Benutzergruppen in Zoom 63
Vorteile von Benutzerrollen in Zoom 66
Standardrollen in Zoom 66
Erstellen neuer Benutzerrollen 67
Ändern der Rolle eines Benutzers 68
Teil II: Meetings & Chat 69
Kapitel 3 Virtuelle Meetings mit Zoom 71
Eine kurze Einführung in Meetings mit Zoom 71
Die verschiedenen Rollen in Meetings 72
Ihr persönlicher Meeting-Raum 73
Drei nützliche Extras für Ihre Meetings 75
Veranstalten von Meetings 77
Einladen von Teilnehmern in ein laufendes Meeting 78
Planen eines zukünftigen Meetings 81
Einlassen von Teilnehmern in ein laufendes Meeting 88
Teilnehmen an Meetings anderer Benutzer 89
Der erste Eindruck zählt 90
Verfügbare Optionen während eines Meetings 92
Aufzeichnungsoptionen 92
Aufzeichnen eines Meetings 92
Verwenden eines virtuellen Hintergrunds 93
Verwalten von Meeting-Teilnehmern 95
Starten von Live-Umfragen 96
Verwenden von Breakout-Räumen während eines Meetings 100
Freigeben von Bildschirminhalten für Meeting-Teilnehmer 102
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting 111
Anzeigen von Meeting-Transkripten 111
Abrufen Ihrer aufgezeichneten Meetings 113
Kapitel 4 Chatten in Zoom 117
Verwalten Ihrer Kontakte in Zoom 118
Hinzufügen von Kontakten zu Ihrem Zoom-Verzeichnis 119
Entfernen eines Kontakts aus Ihrem Verzeichnis 121
Einladen vorhandener Zoom-Kontakte in ein neues Meeting 121
Hinzufügen interner Kontakte zu einem laufenden Meeting 122
Kontaktspezifische Aktionen 122
Statusmitteilungen in Zoom 123
Unterscheiden von Statussymbolen 125
Ändern Ihres Status in Meetings & Chat 126
Anpassen der Benachrichtigungsoptionen 128
Chatten in Zoom 129
Chat mit einzelnen Kontakten in Zoom 129
Gruppenchats in Zoom 131
Erstellen von Threads in Chats 134
Speichern von Nachrichtenentwürfen 135
Bearbeiten und Löschen Ihrer Nachrichten 136
Erwähnen eines Teilnehmers in einem Chat 137
Einige Extras für Ihre Chatnachrichten 138
Hochladen und Freigeben von Dateien in Zoom 141
Senden von Screenshots 143
Nachrichtenspezifische Aktionen 145
Die Suchfunktion von Zoom 145
Einfache Suchanfragen in Zoom 145
Erweiterte Suchanfragen in Zoom 148
Suchanfragen mit Platzhaltern 149
Teil III: Zoom für Fortgeschrittene 151
Kapitel 5 Funktionen für Profis in Meetings & Chat 153
Organisieren von Benutzern in Chatgruppen 154
Sinn und Zweck von Chatgruppen 154
Erstellen einer neuen Chatgruppe 155
Hinzufügen von Benutzern zu Chatgruppen 156
Weitere Optionen und nützliche Funktionen in Meetings & Chat 157
Kanäle in Zoom 157
Anpassen Ihrer Einstellungen für Benachrichtigungen 169
Codeausschnitte 172
Berichte in Zoom 176
Rollenbasierte Berichtsoptionen in Zoom 176
Aufrufen von Berichten 178
Anpassen Ihrer Berichte 180
Exportieren von Berichtsdaten 182
Kapitel 6 Apps von Drittanbietern für Zoom 183
Sinn und Zweck von Drittanbieter-Apps 184
Vorteile von Apps in Zoom 184
Die Notwendigkeit externer Entwickler 184
Der App-Marktplatz von Zoom 185
Eine spezifische App für Zoom suchen 187
Stöbern nach Apps für Zoom 187
Verwalten Ihrer Apps für Zoom 188
Installieren einer App für Zoom 189
Deinstallieren einer App für Zoom 192
Anzeigen der installierten Apps Ihres Unternehmens 192
Freigeben von Apps nur für bestimmte Chatgruppen 193
Einschränken der App-Installationsoptionen für Mitglieder 194
Einige nützliche Apps für Zoom 197
Sicherheit von Drittanbieter-Apps 198
Kapitel 7 Kommunikation mit Publikum per Webinar 201
Ihre ersten Schritte mit Zoom-Webinaren 202
Planen Ihres ersten Zoom-Webinars 202
Anpassen der Registrierungsoptionen 204
Vorbereitungen für Ihr Webinar 206
Webinarspezifische Rollen in Zoom 211
Drittanbieter-Apps und Integrationen für Zoom-Webinare 215
Absagen Ihres Webinars 216
Durchführen Ihres Webinars 217
Starten Ihres Webinars 217
Freigeben und Annotieren von Bildschirminhalten 219
Interagieren mit Webinarteilnehmern 221
Beenden Ihres Webinars 226
Abrufen und Veröffentlichen der Aufzeichnung Ihres Webinars 226
Herunterladen Ihres aufgezeichneten Webinars 227
Erstellen von Berichten zu Ihrem Webinar 228
Löschen Ihrer aufgezeichneten Webinare 230
Teil IV: Zoom in Unternehmen 231
Kapitel 8 Sicherheit beim Zoomen 233
Herausforderungen für Zoom im Kontext 233
Schöpferische Zerstörung 234
Massives Wachstum und seine Folgen 234
Zoombombing 235
Gegenmaßnahmen von Zoom 236
Stärkere Präsenz von Datenschutz- und Sicherheitseinstellungen 236
Verbesserte Verschlüsselung 237
Kenncodes und Warteräume für alle Meetings 239
Längere Meeting- und Webinar-IDs 239
Zoom-Konfiguration für mehr Datenschutz und Sicherheit 240
Regelmäßige Sicherheitsverbesserungen für Zoom 240
Aktivieren der Zwei-Faktor-Authentifizierung 242
Authentifizieren von Benutzerprofilen 245
Verwenden von Kenncodes 248
Empfohlene Sicherheitsmaßnahmen von Zoom 252
Gesunder Menschenverstand beim Zoomen 253
Kapitel 9 Gruppenbesprechungen mit Zoom Rooms 257
Die Anfänge immersiver Telepräsenzlösungen 257
TelePresence von Cisco Systems 258
Halo von Hewlett-Packard 259
Gründe für das Scheitern früherer Telepräsenzsysteme 259
Zoom Rooms 259
Wesentliche Funktionen von Zoom Rooms 260
Kosten und Funktionalität 261
Geeignete Räumlichkeiten für Zoom Rooms 261
Einrichten von Zoom Rooms 261
Software 261
Hardware 262
Beleuchtung 266
Kapitel 10 Anrufe mit Zoom Phone 267
Erste Schritte mit Zoom Phone 267
Hinzubuchen von Zoom Phone zu Ihrem Abo 268
Einrichten von Zoom Phone für eingehende Anrufe 270
Einrichten von Zoom Phone für ausgehende Anrufe 272
Grundlegende Funktionen von Zoom Phone 274
Anpassen individueller Optionen von Zoom Phone 275
Telefonieren mit Zoom Phone 278
Weitere Aktionen mit Zoom Phone 282
Kapitel 11 Erfolg mit Zoom in Teams und Unternehmen 287
Einführung von Zoom ohne Hürden 287
Zoom ist sehr benutzerfreundlich 288
Zoom dient als Ergänzung, nicht als Ersatz für E-Mail 288
Zoom erfordert keine radikale Änderung von Arbeitsabläufen 288
Zoom ist eine etablierte Lösung mit großem Benutzerkreis 289
Strategien bei der Einführung von Zoom 290
Unternehmensweite Strategien 290
Individuelle Strategien 292
Kapitel 12 Zukünftige Funktionen von Zoom 295
Hochmoderne Technologien 296
Augmented Reality 296
Virtual Reality 296
Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen 297
Spracherkennung 299
Bessere Transkripte 299
Nützlichere Sprachbefehle 299
Übersetzung in Echtzeit 300
Weitere Entwicklungen und Verbesserungen 300
Robustere Drittanbieter-Apps 301
Übernahmen und Partnerschaften 301
Höhere Sicherheit 301
Teil V: Der Top-Ten-Teil 303
Kapitel 13 Zehn Tipps für die erfolgreiche Nutzung von Zoom 305
Kaufen Sie nicht die Katze im Sack 305
Erwägen Sie ein Upgrade Ihres Abonnements 306
Erachten Sie die Sicherheit als oberste Priorität 306
Halten Sie Zoom auf dem aktuellsten Stand 307
Verwenden Sie für Privates ein zweites Zoom-Konto 307
Machen Sie sich mit den erweiterten Funktionen von Zoom vertraut 307
Proben Sie den Ernstfall 308
Erstellen Sie einen Notfallplan für wichtige Meetings 308
Rechnen Sie mit Widerstand im Unternehmen 309
Übertreiben Sie es nicht mit dem Zoomen 309
Stichwortverzeichnis 313
Einleitung
Haben Sie sich schon mal gefragt, wie unser Alltag wohl ohne all die modernen Kommunikationstechnologien aussähe? Wenn Sie noch nicht allzu viele Jahre auf dem Buckel haben, können Sie sich ein Leben ohne Computer, Smartphone & Co. sicher gar nicht vorstellen, oder? Sind Sie hingegen schon etwas älter, erinnern Sie sich bestimmt, wie gänzlich anders doch die Kommunikation vor wenigen Jahrzehnten ablief.
Wer Anfang der 1990er, also vor kaum dreißig Jahren, etwas Wichtiges mitzuteilen hatte, der griff zum Festnetztelefon oder zur Schreibmaschine, verschickte ein Fax oder ein Fernschreiben oder verfasste ein Memo für alle Kollegen und Kolleginnen im Büro. Im privaten Umfeld waren handgeschriebene Postkarten und Briefe ganz normal - heute ist dies ja eher eine Seltenheit. Oder wann haben Sie das letzte Mal mit einem Füller oder Kugelschreiber ein paar Worte zu Papier gebracht?
Die zwischenmenschliche Kommunikation war damals nicht nur umständlicher als heute, sondern auch teurer. In den 1980er-Jahren beispielsweise kostete in New Jersey, wo ich meine Jugend verbrachte, eine Anrufminute bei einem Ferngespräch etwa 17 Cent. Für ein einstündiges Telefonat mit einem Freund im benachbarten Bundesstaat New York hätte man also gut 10 Dollar bezahlen müssen. Noch kostspieliger waren Auslandsgespräche. Das konnte man sich eigentlich gar nicht leisten. (Eine Fernbeziehung mit stundenlangen Plaudereien per Telefon hätte wahrscheinlich so manches Pärchen in den finanziellen Ruin getrieben.) Und als ob das nicht schon alles umständlich genug gewesen wäre, ließen auch die Anrufqualität und die Verbindungsstabilität zu wünschen übrig. Es knirschte und knackte in der Leitung und manchmal war das Gespräch plötzlich ganz weg. Von Videoanrufen wagte man damals höchstens zu träumen.
Heute sind wir zum Glück ein ganzes Stück weiter. In Echtzeit können wir mit Menschen am anderen Ende der Welt kommunizieren - per Chat oder per Sprachanruf oder sogar per Videogespräch. Möglich wird dies durch immer leistungsstärkere Computer, das Internet, E-Mails, das Mooresche Gesetz (https://de.wikipedia.org/wiki/Mooresches_Gesetz), Social Media, Smartphones mit ihren süchtig machenden Apps, preisgünstige Breitbandverbindungen, innovative Neuerungen auf Seiten der Netz- und Mobilfunkbetreiber, clevere Ideen für technische Verbesserungen von ehrgeizigen Tüftlern und natürlich Cloud-Computing.
In diese formidable Liste reiht sich nun auch Zoom ein. Seine verschiedenen Tools ermöglichen es Millionen von Benutzern rund um den Globus, schnell und kostengünstig zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich fällt es dank Zoom leichter, den Kontakt zu Mitmenschen aufrechtzuerhalten, sogar in Zeiten einer Pandemie und strikter Ausgangssperren.
Mit Zoom können Lehrkräfte ihren Unterrichtsstoff im virtuellen Klassenzimmer vermitteln. Auch Pilates- und Yogakurse, Koch- und Bastelstunden oder Buchklubs lassen sich auf diese Weise durchführen. Bands wie Marillion, die ich zu meinen absoluten Favoriten zähle, rocken per Zoom ab. Rabbis und Priester übermitteln ihre Botschaften dank Zoom von zu Hause aus an ihre Gemeinden. Journalisten befragen ihre Interviewpartner von Bildschirm zu Bildschirm. Und in der Geschäftswelt werden mithilfe von Zoom wichtige Verhandlungen geführt, Teams koordiniert und Kunden auch aus der Ferne bestmöglich unterstützt.
Natürlich lässt sich mit Zoom nicht jedes Kommunikationsproblem lösen. Dazu ist bisher keine Software in der Lage. Doch bei richtiger Nutzung kann Zoom die Kommunikation auf jeden Fall deutlich erleichtern - mehr als 300 Millionen Benutzer haben das bereits erkannt.
COVID-19 und Zoom
Zoom erfreute sich zwar von Anfang an großer Beliebtheit und hatte im Dezember 2019 schon rund 10 Millionen aktive Benutzer pro Tag, doch nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie im Frühjahr 2020 schossen die Benutzerzahlen so richtig in die Höhe.
Vor allem in den USA, wo die Krankheit geschäftige Großstädte wie New York oder ganze Bundesstaaten wie Kalifornien viele Wochen lahmlegte, suchten unzählige Unternehmen und Einrichtungen händeringend nach Möglichkeiten, wie sie ihren Angestellten während der offiziell verhängten Ausgangssperren einen halbwegs normalen Büroalltag ermöglichen könnten - notfalls eben auch virtuell. Und da kam Zoom gerade richtig. Ohne seine erschwinglichen Videokonferenzfunktionen hätten wohl Tausende Kleinunternehmen dichtmachen müssen.
Auch außerhalb der USA und über die Geschäftswelt hinaus testeten immer mehr Neubenutzer die Funktionen von Zoom. So konnten beispielsweise Lehrkräfte an über 90.000 Schulen in 20 Ländern ihren Unterricht im virtuellen Klassenzimmer fortsetzen.
Und natürlich entschieden sich auch viele Privatnutzer während des »Lockdowns« für Zoom, um mit ihren Familien und Freunden in Kontakt zu bleiben.
Die Folge? Ende März 2020 nutzten täglich über 200 Millionen Menschen die verschiedenen kostenlosen und kostenpflichtigen Funktionen von Zoom - eine Zunahme von 2000 Prozent!
Doch damit nicht genug. Schon einen Monat später waren es rund 300 Millionen tägliche Benutzer, von denen viele zu zahlenden Kunden wurden, was dem Unternehmen ein Umsatzwachstum im ersten Quartal von wahnsinnigen 169 Prozent bescherte.
Mit Stand vom 1. Juli 2020 beläuft sich der Börsenwert von Zoom auf über 73 Milliarden US-Dollar (umgerechnet ca. 60 Milliarden Euro). So morbide dies klingt, aber bei so manchem Zoom-Aktionär dürfte also dank »Corona« die Kasse ordentlich geklingelt haben.
(Trotz dieses beeindruckenden Erfolgs machte Zoom allerdings auch einige negative Schlagzeilen, vor allem in Sachen Datenschutz - mehr dazu in Kapitel 8.)
Über dieses Buch
Damit auch Sie diese mächtige und trotzdem benutzerfreundliche Software mit ihren verschiedenen Tools optimal einsetzen, stellt Ihnen Zoom für Dummies alle wichtigen Funktionen im Detail vor. Sie erfahren, wie Sie Zoom korrekt installieren und konfigurieren. Sie lernen mit Meetings und Chats umzugehen. Und Sie erhalten nützliche Tipps, wie Sie Zoom als Einzelperson, in der Gruppe oder gar im gesamten Unternehmen effizient nutzen. Auch das Thema Datenschutz kommt nicht zu kurz. Schließlich möchten Sie ja während Ihrer Chats und Videogespräche nicht heimlich beobachtet werden.
Wie alle Bücher der . für Dummies-Reihe ist auch Zoom für Dummies logisch aufgebaut. Sie können die Kapitel der Reihe nach durcharbeiten oder bei Bedarf gezielt zu bestimmten Themen blättern. Ich werde Sie auch nicht mit unverständlichem Fachjargon verschrecken, denn Sie sollen beim Lesen genauso viel Spaß haben, wie ich beim Schreiben hatte.
Und für den Fall, dass dies Ihr erstes . für Dummies-Buch ist, seien die üblichen Konventionen noch einmal kurz erklärt:
- Text, den Sie exakt übernehmen sollen, sowie Internetadressen erscheinen in
Festbreitenschrift. Falls Sie eine digitale Version dieses Buches auf einem Gerät mit bestehender Internetverbindung lesen, können Sie Links auch anklicken oder antippen, zum Beispiel diesen hier:http://www.fuer-dummies.de. - Wörter, die Sie eingeben sollen und die zusätzlich kursiv hervorgehoben sind, dienen als Platzhalter. Das heißt, Sie müssen sie jeweils mit passenden Wörtern ersetzen. Lautet die Anweisung beispielsweise: »Geben Sie Ihren Namen ein und bestätigen Sie mit
OK«, so müssen Sie Ihren Namen durch Ihren tatsächlichen Namen ersetzen. - Menübefehle werden in KAPITÄLCHEN gesetzt. Falls Sie eine bestimmte Taste auf Ihrer Tastatur drücken sollen, wird diese etwa folgendermaßen hervorgehoben: .
Törichte Annahmen über den Leser
Zoom für Dummies richtet sich vor allem an folgende Zielgruppen:
- Leser, die eine moderne Videokonferenzlösung nutzen möchten,
- Leser, die sich ganz allgemein für Zoom interessieren oder die vielleicht schon das ein oder andere Tool von Zoom kennen und sich mit dem restlichen Funktionsumfang vertraut machen möchten,
- Angestellte, die mit Zoom in ihren Unternehmen bereits experimentiert haben, aber noch nicht so recht wissen, wie sie sich die Software richtig zunutze machen können,
- Entscheidungsträger in Unternehmen, Behörden oder anderen Einrichtungen, die der Meinung sind, ihre Teams könnten mit Zoom besser kommunizieren und produktiver zusammenarbeiten. (Mit dieser Meinung liegen sie nämlich goldrichtig.)
Ich habe Zoom für Dummies für normale Benutzer ohne spezielle Vorkenntnisse geschrieben, nicht für Anwendungsentwickler oder sonstige IT-Profis. Hier und da erwähne ich zwar einige Quellen mit weiterführenden Informationen, aber falls Sie sich eine ausführliche Anleitung erhoffen,...
System requirements
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Copy protection: Adobe-DRM (Digital Rights Management)
System requirements:
- Computer (Windows; MacOS X; Linux): Install the free reader Adobe Digital Editions prior to download (see eBook Help).
- Tablet/smartphone (Android; iOS): Install the free app Adobe Digital Editions or the app PocketBook before downloading (see eBook Help).
- E-reader: Bookeen, Kobo, Pocketbook, Sony, Tolino and many more (not Kindle).
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