Schnelleinstieg Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohnbuchhaltung ist kein eigenständiger Teil des Rechnungswesens, sondern - wie beispielsweise die Anlagenbuchhaltung - eine Nebenbuchhaltung der Finanzbuchhaltung.
Eine wesentliche Gemeinsamkeit von Finanz- und Lohnbuchhaltung stellt der Grundsatz der Belegbuchhaltung dar. Für eine schnelle und korrekte Lohnabrechnung sind vollständige Abrechnungsunterlagen (Belege) unabdingbar. Bevor mit der eigentlichen Lohnabrechnung begonnen werden kann, sind zunächst die wichtigsten Daten zur Firma sowie aller an der Lohnabrechnung beteiligten Institutionen zusammenzustellen. Zweckmäßigerweise sollten Sie die steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten in einer gut aufbereiteten Form zur Verfügung haben.
In den folgenden vier Abschnitten sind Inhalt und Aufbau der benötigten Lohnunterlagen beispielhaft beschrieben. Neben den Grunddaten der Firma und der Krankenkassen sind die benötigten Angaben zu den Finanzbehörden, der Bundesagentur für Arbeit, der Berufsgenossenschaft und den beschäftigten Arbeitnehmern dargestellt.
Zur Prüfung der Vollständigkeit der Abrechnungsunterlagen empfiehlt es sich, eine Checkliste für alle Unterlagen zusammenzustellen.

1 ABRECHNUNGSRELEVANTE FIRMENDATEN
Für die Lohnabrechnung benötigen Sie zahlreiche firmenbezogene Daten, wie zum Beispiel die Bankverbindungen, die Steuer- und die Betriebsnummer. Sollten die Daten nicht in einem Lohnabrechnungssystem gespeichert sein, empfiehlt es sich, ein Datenblatt mit allen wichtigen Firmendaten zusammenzustellen. Auch wenn Sie mit einem Abrechnungssystem arbeiten, bietet es sich an, für eine schnelle und vollständige Erfassung zunächst alle relevanten Daten zusammenzustellen. Die meisten Informationen lassen sich bei Durchsicht der Unterlagen ermitteln. Identifikationsmerkmale wie Steuer- oder Betriebsnummer können beim Finanzamt bzw. der örtlichen Arbeitsagentur erfragt werden. Ein Muster für ein Firmendatenblatt ist auf der mitgelieferten CD enthalten.
BETRIEBSNUMMER
Nach der Anmeldung eines Gewerbes erhält der Arbeitgeber von der örtlichen Arbeitsagentur eine achtstellige Betriebsnummer. Diese Betriebsnummer benötigen in der Regel alle Krankenkassen zur Identifikation des Unternehmens. Sollte die Betriebsnummer nicht bekannt oder nicht zugeteilt worden sein, wenden Sie sich an die nächstgelegene Zweigstelle der Bundesarbeitsagentur. Die Betriebsnummer wird zentral von dem in Saarbrücken ansässigen Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit (BNS) vergeben.
STEUERNUMMER
Sobald Arbeitnehmer gegen Entgelt beschäftigt werden, besteht die Pflicht zum Einbehalt von Lohnsteuer im Quellenabzug. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, aus dem Bruttolohn der Arbeitnehmer die Lohnsteuer zu ermitteln und diese an das Betriebsstättenfinanzamt abzuführen. Außerdem ist die Zusammensetzung des Steuerbetrages (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag) dem Finanzamt mit einer so genannten Lohnsteueranmeldung periodisch mitzuteilen. Für Aushilfen bis 400 ? monatlichem Arbeitslohn ist eine pauschale Lohnsteuer zu berechnen, diese ist jedoch der Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) und nicht dem Finanzamt zu melden.
Jeder Betrieb benötigt für die Lohnsteueranmeldung eine Steuernummer. Bei Einzelunternehmer ist diese Identisch mit der Steuernummer des Inhabers. Bei Gesellschaften ist für den Betrieb eine eigene Steuernummer erforderlich. Sobald beim Gewerbeamt ein Gewerbe angemeldet wird, sendet das zuständige Finanzamt automatisch einen Steuernummernantrag dem neuen Unternehmen zu. Der "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung" kann auch direkt beim zuständigen Finanzamt ausgefüllt werden. Es empfiehlt sich, auch die Bankverbindung des Finanzamtes zu notieren. Selbst wenn dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde, kann es vorkommen, dass zusätzliche Überweisungen notwendig werden.