E) Ergänzende Datenschutzhinweise für Videokonferenzen und Online-Veranstaltungen

Diese Hinweise ergänzen die Allgemeinen Datenschutzhinweise von Schweitzer Fachinformationen.

1. GoToWebinar / GoToMeeting

Zweck: Schweitzer setzt das Tool "GoToWebinar" zum Zweck der Durchführung von Online-Meetings und Videokonferenzen ein.

Personenbezogene Daten: Der Umfang der Daten hängt ebenso davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem "Online-Meeting" machen. Die Durchführung bedingt die Verarbeitung folgender personenbezogener Daten:

Angaben zum Nutzer resp. Teilnehmer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn "Single-Sign-On" nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem "Online-Meeting" die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im "Online-Meeting" anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die "GoToMeeting"-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.

Um an einem "Online-Meeting" teilzunehmen bzw. den "Meeting-Raum" zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Die Anmeldedaten erhält Schweitzer Fachinformationen von den Teilnehmenden oder von deren Firmen.

Empfänger oder Drittland: Personenbezogene Daten, welche im Zusammenhang mit der Teilnahme an "Online-Meetings" verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von "GoToWebinar" erhält erforderlicher Weise Kenntnis von den obig genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit "GoToWebinar" vorgesehen ist. "GoToWebinar" ist ein Service der LogMeIn Ireland Limited (Bloodstone Building Block C 70 Sir John Rogerson's Quay Dublin 2, Ireland), einem Tochterunternehmen der LogMeIn Inc. (LogMeIn, 320 Summer Street, Boston, MA 02210, USA). Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Schweitzer Fachinformationen hat mit dem Anbieter von "GoToMeeting" einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, der den Anforderungen von des Art. 28 DS-GVO entspricht. Weiterhin garantiert die LogMeIn Inc. für Übertragung den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer: Schweitzer Fachinformationen löschen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung: Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die Angaben der Daten keine Nutzung resp. Teilnahme an den Online-Veranstaltungen möglich.

Rechtsgrundlage: Schweitzer Fachinformationen verarbeitet die vorangegangenen personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Beschäftigten der jeweiligen juristischen Person erfolgt auf der Rechtsgrundlage des überwiegenden berechtigten Interesses von Schweitzer Fachinformationen, 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Vertragserfüllung, Durchführung von Online-Veranstaltungen und Schulungen, um den Gebrauch der Produkte zu ermöglichen).

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von "GoToWebinar" aufrufen, ist der Anbieter von "GoToWebinar" für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von "GoToWebinar" jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von "GoToWebinar" herunterzuladen. Sie können "GoToWebinar" auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der "GoToWebinar"-App eingeben. Wenn Sie die "GoToWebinar"-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktion auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von "GoToWebinar" finden. Weitere Datenschutzhinweise des Anbieters "GoToWebinar" finden Sie unter folgendem Link: DATENSCHUTZRICHTLINIE VON LOGMEIN

2. Zoom

Zweck: Schweitzer Fachinformationen setzt das Tool "Zoom" zur virtuellen Realisierung von Veranstaltungen ein. Zur Durchführung von virtuellen Veranstaltungen, Kommunikation und Austausch mit den Teilnehmern/innen und dem Versand der Zugangsdaten via. E-Mail.

Personenbezogene Daten: Für die Durchführung der genannten Veranstaltung werden für den Zugang zum Zoom-Konto von dem Teilnehmenden am Zoom-Meeting die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

Stammdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Kennung, Rechte, Rollen, Telefonnummer und Aufenthaltsland bei Telefoneinwahl, optionale Profilangaben, Spracheinstellungen, ungefähre geographische Lage)

Kommunikationsbezogene Meta-Daten (Meeting-Titel, Meeting-Beschreibung, Start- und Endzeitpunkt der Kommunikation, Beitritt/Eintritt von Teilnehmer*innen, IP-Adresse, Geräte- /Hardware-/Browser-Informationen wie MAC-Adresse, Geräte-ID, Gerätetyp, Angaben zum Betriebssystem, usw.)

Kommunikationsinhalte (Text-, Audio-, Bild- und Videoübertragung, Dateiübertragungen, Audio- und Videoaufzeichnungen von Kommunikationsinhalten in der Zoom-Cloud)

In Einzelfällen erhält Schweitzer Fachinformationen die Anmeldedaten der Teilnehmenden von deren Arbeitgeber zum Zweck der Teilnahme.

Empfänger oder Drittland: Da es sich bei Zoom um einen Cloud-Service handelt, werden die genannten personenbezogenen Daten an den Anbieter Zoom Video Communications, Inc. in den USA übermittelt bzw. auf Servern des Anbieters verarbeitet. Schweitzer Fachinformationen hat mit der Zoom Video Communications, Inc. im Rahmen eines Lizenzvertrags einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO abgeschlossen. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten findet ggf. innerhalb der Schweitzer Unternehmensgruppe statt. Diese Weitergabe findet ausschließlich im Rahmen der genügsamen Verantwortung statt, um Ihnen die Teilnahme an Veranstaltungen zu ermöglichen. Die Datenübermittlung zu Zoom Video Communications, Inc. in die USA erfolgt außerdem gemäß Art. 46 Abs. 1 DS-GVO unter der Dokumentation geeigneter Garantien mittels der Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c) und d) DS-GVO).

Speicherdauer: Die kommunikationsbezogenen Meta-Daten werden gelöscht, sobald die Speicherung nicht mehr für die Erbringung oder Aufrechterhaltung des Dienstes erforderlich sind. Kommunikationsinhalte werden nicht über die Kommunikation hinaus nicht gespeichert. Anmeldungs- du Rechnungsdaten unterliegen Aufbewahrungsfristen, die sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die festgelegten Fristen betragen bis zehn Jahre über das Ende der Geschäftsbeziehung hinaus.

Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung: Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die Angaben der Daten keine Nutzung resp. Teilnahme möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DS-GVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage: Schweitzer Fachinformationen verarbeitet die vorangegangenen personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Beschäftigten der jeweiligen juristischen Person erfolgt auf der Rechtsgrundlage des überwiegenden berechtigten Interesses von Schweitzer Fachinformationen, 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Vertragserfüllung, Durchführung von Online-Veranstaltungen und Schulungen, um den Gebrauch der Produkte zu ermöglichen).

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen. Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktion auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von Zoom finden. Weitere Datenschutzhinweise des Anbieters Zoom finden Sie unter folgendem Link:
Zooms Datenschutzerklärung

3. Microsoft Teams

Zweck: Zur Kommunikation über das Internet nutzt Schweitzer Fachinformationen das Videokonferenzsystems Microsoft Office 365 TEAMS. Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Verwendung von Teams.

Personenbezogene Daten: Im Rahmen der Online Meetings via. Teams werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

Kommunikationsdaten (z. B. ihre E-Mailadresse, wenn Sie diese personenbezogen angeben),

Personenstammdaten (sofern Sie diese angeben),

Logfiles, Protokolldaten,

Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.),

Profildaten (z. B. ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben).

Protokollierung der Chatinhalte. Dateien, die Benutzer in Chats freigeben, werden im OneDrive for Business-Konto des Benutzers gespeichert, der die Datei freigegeben hat. Die Dateien, die Teammitglieder in einem Kanal freigeben, werden auf der SharePoint-Website des Teams gespeichert.

Empfänger oder Drittland: Zum Zweck der Fernwartung kann Microsoft einen Remote-Zugriff beantragen. Dieser Zugriff wird von uns im Einzelfall geprüft und genehmigt, sofern dies notwendig zur Ausführung von Supportleistungen durch Microsoft (bspw. zur Fehlerbehebung) ist. In diesem Fall kann ein solcher Zugriff auch von verbundenen Unternehmen von Microsoft von außerhalb der Europäischen Union aus erfolgen. Ausschließlich für diesen Fall des Zugriffs von außerhalb der Europäischen Union im von uns genehmigten Einzelfall haben wir Standardvertragsklauseln mit Microsoft abgeschlossen.

Speicherdauer: Schweitzer Fachinformationen löschen Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen.

Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung: Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die Angaben der Daten keine Nutzung resp. Teilnahme möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DS-GVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlage: Schweitzer Fachinformationen verarbeitet die vorangegangenen personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage des Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses mit einer natürlichen Person. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Beschäftigten der jeweiligen juristischen Person erfolgt auf der Rechtsgrundlage des überwiegenden berechtigten Interesses von Schweitzer Fachinformationen, 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO (Vertragserfüllung, Durchführung von Online-Veranstaltungen und Schulungen, um den Gebrauch der Produkte zu ermöglichen).

Hinweis: Der Anbieter Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen durch Microsoft hat Schweitzer Fachinformationen keinen Einfluss. Verantwortlicher für diese Verarbeitungen und damit verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen ist in diesen Fällen Microsoft. Weitere Datenschutzhinweise des Anbieters Microsoft finden Sie unter folgendem Link: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement