Microsoft Project 2013 für Dummies
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Nancy Muir arbeitete als Managerin in der Computer- und Video-Industrie, bildet heute Manager in Projektmanagement aus und ist eine erfolgreiche Computerbuch-Autorin.
Content
Einleitung 23
Über Project 2013 für Dummies 23
Einige Annahmen über den Leser 23
Konventionen in diesem Buch 24
Was Sie nicht lesen müssen 24
Wie dieses Buch aufgebaut ist 24
Teil I: Einstieg in Project 2013 25
Teil II: Ressourcen verwalten 25
Teil III: Den Basisplan vorbereiten 25
Teil IV: Das Projekt im Plan halten 25
Teil V: Der Top-Ten-Teil 25
Anhang 26
Symbole, die in diesem Buch verwendet werden 26
Wie geht es weiter? 26
Teil I Einstieg in Project 2013 27
Kapitel 1 Projektmanagement, Project 2013 und Sie 29
Eine Einführung in das Projektmanagement 29
Die Rolle des Projektleiters 31
Was genau macht ein Projektleiter? 31
Was Sie mit Project 2013 tun können 32
Der erste Kontakt mit Project 2013 33
In Registerkarten und im Menüband navigieren 36
Weitere Tools anzeigen 39
Von Project Hilfe erhalten 40
Kapitel 2 Das Projekt starten 41
Den Projektauftrag erstellen 41
Der Projektstrukturplan (PSP) 44
Die Arbeit organisieren 45
Ein Projekt beginnen 47
Projektinformationen eingeben 47
Manuelle vs. automatische Planung 49
Den PSP eingeben 51
Vorgänge eingeben 53
Vorgänge aus Outlook importieren 55
Vorgänge herunterstufen und heraufstufen 59
Das Projekt speichern 60
Kapitel 3 Vorgänge erfassen und bearbeiten 61
Sammelvorgänge und Teilvorgänge erstellen 61
Wie viele Ebenen können Sie einrichten? 63
Der Projektsammelvorgang 63
Vorgänge verschieben 66
Vorgänge einblenden und ausblenden 68
Periodische Vorgänge 69
Meilensteine setzen 71
Vorgänge löschen und inaktive Vorgänge 72
Vorgangsnotizen erfassen 73
Kapitel 4 Abhängigkeiten zwischen Vorgängen erfassen 75
Wie Vorgänge voneinander abhängig werden 76
Abhängige Vorgänge: Was war zuerst da? 76
Arten von Abhängigkeitsbeziehungen 78
Murphys Gesetz einkalkulieren: Positive und negative Zeitabstände 80
Abhängigkeitsbeziehungen erstellen 81
Die Abhängigkeitsverknüpfung hinzufügen 82
Erweitern Sie die Reichweite durch externe Verknüpfungen 84
Die Bedeutung von Abhängigkeiten 85
Dinge können sich ändern: Abhängigkeitsbeziehungen entfernen 85
Kapitel 5 Vorgangsdauern abschätzen 89
Eine Vorgangsdauer festlegen 90
Die Vorgangsart vorgeben 90
Leistungsgesteuerte Vorgänge: 1 + 1 = 1/2 93
Aufwand und Dauer abschätzen 94
Schätzverfahren 95
Analoge Schätzung 95
Parametrische Schätzung 96
Drei-Punkt-Schätzung 96
Die Vorgangsdauer festlegen 97
Den Plan mit Einschränkungen steuern 98
Verstehen, wie Einschränkungen funktionieren 98
Einschränkungen einrichten 99
Einen Stichtag festlegen 100
Vorgänge anfangen und unterbrechen 101
Den Anfangstermin eines Vorgangs eingeben 101
Vorgänge unterbrechen 102
Kapitel 6 Ansichten 105
Ein Projekt in einer Ansicht darstellen 105
In Registerkarten und Ansichten navigieren 106
Mit Bildlaufleisten arbeiten 108
Zu einem bestimmten Punkt in einem Plan springen 110
Näheres über Ansichten 110
Die Heimatbasis: Die Ansicht »Gantt-Diagramm« 110
Informationsquellen: Die Ansichten »Ressource: Tabelle« und »Teamplanung« 112
Zeitvorgaben mit der »Zeitachse« zusammenfassen 113
Den Arbeitsfluss verfolgen: Die Ansicht »Netzplandiagramm« 114
Die Ansicht »Kalender« aufrufen 115
Ansichten anpassen 116
Mit Fensterbereichen von Ansichten arbeiten 116
Die Ansicht »Netzplandiagramm« ändern 121
Eine Ansicht zurücksetzen 125
Teil II Ressourcen verwalten 127
Kapitel 7 Ressourcen erstellen 129
Ressourcen: Menschen, Orte und Dinge 129
Ressourcen anlegen 130
Was sind Ressourcen? 130
Ressourcenarten: Arbeit, Material und Kosten 131
Wie Ressourcen die Terminplanung von Vorgängen beeinflussen 131
Die Anforderungen an die Ressourcen einschätzen 132
Ressourcen erstellen 133
Einzelne Ressourcen nacheinander erstellen 133
Namenlose Ressourcen identifizieren 134
Ressourcen zu Gruppen zusammenfassen 135
Die Verfügbarkeit von Ressourcen bestimmen 136
Die Verfügbarkeit abschätzen und einstellen 136
Wenn eine Ressource kommt und geht 137
Ressourcen gemeinsam nutzen 139
Ressourcenpools 139
Ressourcen aus Outlook importieren 141
Kapitel 8 Mit Kalendern arbeiten 143
Basis-, Projekt-, Ressourcen- und Vorgangskalender beherrschen 143
Wie Kalender funktionieren 144
Kalenderbeziehungen 145
Zeitplanung mit Kalenderoptionen und Arbeitszeiten 146
Kalenderoptionen einstellen 146
Ausnahmen für Arbeitszeiten festlegen 148
Mit Vorgangskalendern und Ressourcenkalendern arbeiten 149
Ressourcenkalender einstellen 150
Einen Ressourcenkalender ändern 150
Eine benutzerdefinierte Kalendervorlage erstellen 152
Kalenderkopien freigeben 153
Kapitel 9 Ressourcen zuordnen 157
Die richtige Ressource ermitteln 157
Gesucht: Eine gute, arbeitswillige Ressource 157
Benutzerdefinierte Felder: Qualifikationen 159
Ressourcen sinnvoll zuordnen 159
Zuordnungseinheiten bei Arbeits-, Materialund Kostenressourcen festlegen 160
Zuordnungen vornehmen 160
Arbeitsprofile für Vorgänge definieren 164
Eine nützliche Planungshilfe 165
Kapitel 10 Was soll das alles kosten? 169
Kostenquellen 169
Kosten zusammenrechnen 170
Wann Kosten budgetrelevant werden 171
Kostendaten im Projekt erfassen 171
Feste Kosten lassen sich nicht vermeiden 172
Kosten pro Zeit oder Einsatz erfassen 173
Materialressourcen zuordnen 175
Wie Ihre Einstellungen das Budget beeinflussen 176
Teil III Den Basisplan vorbereiten 179
Kapitel 11 Feinabstimmung des Projektplans 181
Alles geht in das Endergebnis ein 181
Vordefinierte Filter setzen 182
AutoFilter arbeiten lassen 183
Benutzerdefinierte Filter erstellen 185
Daten zu Gruppen zusammenfassen 187
Vordefinierte Gruppen einsetzen 187
Benutzerdefinierte Gruppen erstellen 188
Herausfinden, welche Faktoren ein Projekt bestimmen 191
Vorgänge inspizieren 191
Vorgangswarnungen und -vorschläge bearbeiten 193
Rückgängig, rückgängig, rückgängig 195
Kapitel 12 Projekteinschränkungen handhaben 197
Zeitliche Einschränkungen 197
Sicherheitsreserven einplanen 198
Vorgänge schneller erledigen 200
Den Aufwand verringern 202
Bei Ressourcen Zuflucht suchen 203
Die Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen 203
Die Zuordnung einer Ressource ändern oder aufheben 205
Überlastungen auf die Schnelle beseitigen 206
Hilfe bekommen 207
Ressourcen abgleichen 207
Das Projekt neu berechnen 210
Kapitel 13 Ein Projekt präsentationsreif machen 213
Das Aussehen verbessern 213
Das Gantt-Diagramm formatieren 214
Vorgangsbalken formatieren 214
Den kritischen Weg hervorheben 217
Das Gantt-Diagramm neu gestalten 218
Vorgangsknoten formatieren 219
Das Layout anpassen 220
Gitternetzlinien ändern 223
Den Plan mit Grafiken anreichern 224
Ein benutzerdefiniertes Textfeld erstellen 226
Kapitel 14 Alles fängt mit einem Basisplan an 229
Alles über Basispläne 229
Einen Basisplan speichern 230
Mehrere Basispläne speichern 231
Einen Basisplan löschen und neu setzen 233
Zwischenpläne 234
Einen Zwischenplan speichern 234
Einen Zwischenplan löschen und zurücksetzen 235
Teil IV Den Plan einhalten 237
Kapitel 15 Auf der richtigen Spur 239
Einen Kommunikationsmanagementplan entwickeln 239
Daten sammeln 240
Eine Überwachungsmethode auswählen 241
Mit Überwachungswerkzeugen arbeiten 241
Diverse Ansichten zur Überwachung 243
Geleistete Arbeit überwachen und dokumentieren 244
Das Statusdatum setzen 245
Den Zeitplan einhalten 246
Den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit ermitteln 246
Die tatsächlichen Anfangs- und Endtermine eingeben 248
Die geleistete Arbeit erfassen 248
Überstunden erfassen 250
Die Restdauer für automatisch geplante Vorgänge bestimmen 251
Feste Kosten aktualisieren 252
Einen Vorgang verschieben 253
Ein Projekt aktualisieren 255
Den Materialverbrauch überwachen 256
Mehr als eine Sache überwachen: Konsolidierte Projekte 257
Projekte zusammenführen 258
Konsolidierte Projekte aktualisieren 259
Verknüpfungseinstellungen ändern 260
Kapitel 16 Den Fortschritt überwachen 261
Den Status von Vorgängen überwachen 261
Basisplan vs. Ist-Fortschritt 262
Fortschrittslinien 263
Details anzeigen 266
Den Fortschritt per Ertragswertmanagement überwachen 269
Berechnungen im Hintergrund 270
Ertragswert-Optionen 271
Mehrere kritische Wege 272
Kapitel 17 Maßnahmen bei Planverzögerungen 275
Problemprotokolle führen 275
Zwischenpläne und Basispläne drucken 276
Vorgangsnotizen drucken 277
Was-wäre-wenn-Szenarien 278
Vorgänge sortieren 279
Filter 280
Den kritischen Weg untersuchen 281
Ressourcen erneut abgleichen 283
Faktoren, die den Terminplan eines Vorgangs bestimmen 284
Der Einfluss zusätzlicher Menschen und Zeit auf ein Projekt 285
Zeit sparen 285
Mehr Arbeitskräfte auf ein Problem ansetzen 285
Abhängigkeiten und Vorgangstermine verschieben 287
Wenn alle Stricke reißen 288
Die erforderliche Zeit aufwenden 288
Abkürzungsmöglichkeiten suchen 289
Kapitel 18 Berichte erstellen 291
Standardberichte erstellen 291
Verfügbare Berichte 292
Dashboard-Berichte - ein Überblick 292
Neue Berichte erstellen 294
Daten mit Grafiken aus einer neuen Perspektive anzeigen 295
Einen grafischen Bericht erstellen 295
Einen Bericht präsentationsreif machen 296
Ziehen, ablegen und Größen ändern 297
Grafische Gestaltung 298
Grafiken in einen Bericht einfügen 299
Einen Bericht ausdrucken 302
Die Seite einrichten 302
Eine Vorschau erhalten 306
Den Bericht ausdrucken 307
Mit der Zeitachse arbeiten 308
Vorgänge zur Zeitachse hinzufügen 308
Die Zeitachse anpassen 310
Die Zeitachse kopieren 310
Verbessertes Kopieren und Einfügen 311
Kapitel 19
Laufende Verbesserung 313
Das Projekt analysieren 313
Aus Fehlern lernen 314
Das Team befragen 315
Versionen eines Projekts vergleichen 316
Auf Erfolgen aufbauen 318
Eine Vorlage erstellen 318
Komponenten mit dem Organisator kopieren 320
Teil V Der Top-Ten-Teil 323
Kapitel 20 Zehn goldene Regeln des Projektmanagements 325
Planen Sie rollierend 325
Bereiten Sie Ihre Arbeit vor 326
Rechnen Sie mit Überraschungen 327
Erfassen Sie Daten zeitnah 327
Delegieren Sie 328
Dokumentieren Sie 328
Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden 329
Messen Sie den Erfolg 329
Bleiben Sie flexibel 330
Lernen Sie aus Ihren Fehlern 330
Kapitel 21 Zehn coole Shortcuts in Project 2013 333
Vorgangsinformationen 333
Ressourceninformationen 333
Häufig benutzte Funktionen 334
Teilvorgänge einblenden oder verbergen 335
Heraufstufen und herabstufen 335
Nach unten füllen 336
Navigation 336
Stunden in Jahre 336
Shortcuts der Zeitachse 336
Schnelle Suche 337
Glossar 339
Stichwortverzeichnis 349
Einleitung
Über die Jahre hinweg hat sich das Projektmanagement zu einer Disziplin entwickelt, die mit Karteikarten begann und heute ausgeklügelte Analysen, Techniken und Diagramme zum Verwalten von Zeitabläufen und zur Kontrolle der Kosten sowie ein umfangreiches Berichtswesen umfasst. Software für das Projektmanagement, die es erst seit ungefähr 30 Jahren gibt, macht die Verwaltung unserer komplexen Projekte etwas einfacher.
Über Project 2013 für Dummies
Microsoft Office Project 2013, die aktuelle Auflage der wohl bekanntesten Software für Projektmanagement, bietet den Benutzern eine unglaubliche Fülle von Funktionen an. Doch wie so oft bei Software scheint der Einstieg ziemlich schwierig zu sein. Er wird leichter, wenn Sie verstehen, in welcher Beziehung die Programmfunktionen zu Ihrer täglichen Arbeit als Projektleiter stehen.
Mit Microsoft Office Project 2013 für Dummies möchte ich Ihnen helfen, Project 2013 zu erkunden. Dabei möchte ich Sie nicht nur mit wichtigen Konzepten des Projektmanagements vertraut machen, sondern Ihnen auch die speziellen Abläufe aufzeigen, wie Sie einen Projektplan erstellen und überwachen. Viel wichtiger aber ist, dass ich Ihnen zeigen werde, wie Sie die vorhandenen Funktionen und Prozeduren mit Ihren vorhandenen Kenntnissen als Projektleiter kombinieren können, um Ihnen den Umstieg auf Project 2013 zu erleichtern.
Hier sind einige übergreifende Themen, die in diesem Buch behandelt werden:
Einstieg in die Arbeit mit Project 2013 durch Eingabe von Aufgaben und Abhängigkeiten und das Arbeiten mit Projektansichten
Arbeiten mit Ressourcen, Kalendern und Kosten
Berücksichtigung von Einschränkungen, Feinabstimmung des Zeitplans und Erstellung eines Basisplans
Sammeln von Daten, Fortschrittsanalysen, Anpassungsmaßnahmen bei Planabweichungen und Projektstatusberichte
Einige Annahmen über den Leser
In diesem Buch werden einige Annahmen über Sie als Leser gemacht. Ich unterstelle, dass Sie mit einem Computer umgehen können und wissen, wie man eine Maus, eine Tastatur, Menüs und Symbolleisten bedient. Weiterhin nehme ich an, dass Sie die gebräuchlichen Windows-Funktionen (wie zum Beispiel die Zwischenablage) kennen und mit Texten arbeiten können, etwa dass Sie Text mit der Maus markieren und an eine andere Stelle ziehen können.
Ich nehme auch an, dass Sie über Erfahrungen im Projektmanagement verfügen. Wenn Sie bereits sehr große, langjährige Projekte verwaltet oder Projektteams geleitet haben, können Sie die Informationen in diesem Buch besser verstehen.
Ich nehme nicht an, dass Sie bereits mit Project oder einer anderen Projektmanagementsoftware gearbeitet haben. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Project beschäftigen, finden Sie hier den passenden Einstieg: Sie erfahren, wie Project arbeitet, wie Sie in Project navigieren und wie Sie Ihren ersten Projektplan erstellen können. Wenn Sie bereits mit einer früheren Version von Project gearbeitet haben, werden Sie alles über das neue Project 2013 und seine Funktionen kennenlernen.
Konventionen in diesem Buch
Einige Konventionen erleichtern das Arbeiten mit diesem Buch:
Einige Wörter werden kursiv dargestellt, wenn sie zum ersten Mal benutzt und definiert werden.
Menübefehle werden in der Reihenfolge angegeben, in der Sie sie ausführen müssen: »Wählen Sie EXTRAS|RESSOURCEN GEMEINSAM NUTZEN|GEMEINSAME RESSOURCENNUTZUNG«. (Sie finden in Kapitel 2 mehr Informationen zu den Menübändern von Project.)
Einstellungsmöglichkeiten in Dialogfeldern, die gerne auch mit dem Fachausdruck Optionen bezeichnet werden, werden wie Menübefehle in Kapitälchen geschrieben: »Setzen Sie im Dialogfeld ZEITSKALA die Option TEILUNG auf 1.«
Was Sie nicht lesen müssen
Sie müssen dieses Buch nicht von vorn bis hinten durchlesen, und Sie müssen nicht einmal alle Abschnitte in einem bestimmten Kapitel lesen. Sie können Informationen überspringen, die für Sie nicht relevant sind, und nur das Material lesen, das Ihnen hilft, eine anstehende Aufgabe zu lösen.
Dennoch habe ich dieses Buch so strukturiert, dass es mit den grundlegenden Konzepten beginnt, die Sie kennen müssen, um die Arbeitsweise von Project zu verstehen. Dann folgen die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um ein typisches Projekt aufzubauen. Wenn Sie den ganzen Prozess genau kennenlernen möchten, können Sie vorne anfangen und das Buch durcharbeiten, um Ihren ersten Projektplan zu erstellen.
Wie dieses Buch aufgebaut ist
Dieses Buch soll Ihnen helfen, einen leichteren Einstieg in das Arbeiten mit Microsoft Office Project 2013 zu finden, um Projekte zu planen, durchzuführen und zu überwachen, wobei bewährte Erfahrungen und Prinzipien des Projektmanagements beachtet werden. Das Buch ist logisch in größere Abschnitte unterteilt, die der Erstellung und Überwachung eines typischen Projektplans entsprechen.
Teil I: Einstieg in Project 2013
Teil I erklärt, was Project 2013 für Sie tun kann, und beschreibt, welche Art von Daten Sie eingeben müssen, um Projekte erfolgreich verwalten zu können. Sie erhalten eine erste Einführung in Projektansichten und wie Sie darin navigieren können. Sie beginnen mit dem Aufbau eines Projektstrukturplans, indem Sie Aufgaben und Aufgabenbezüge eingeben und Zeiten abschätzen.
Teil II: Ressourcen verwalten
Teil II handelt von den Projektressourcen: Sie erfahren, wie Sie Arbeitsressourcen, Materialressourcen und fixe Kosten erstellen und den Vorgängen eines Projekts zuordnen können. Außerdem lernen Sie, wie der Ressourcenverbrauch während des Projekts in seine laufenden Gesamtkosten einfließt.
Teil III: Den Basisplan vorbereiten
Nachdem Sie den Projektplan im Einzelnen festgelegt haben, müssen Sie herausfinden, ob dieser Plan Ihren Budget- und Zeitanforderungen entspricht. Project bietet diverse Werkzeuge an, mit denen Sie Ressourcen- und Zeitvorgaben ändern können, um die Kosten zu senken und die Fristen einzuhalten und so den Plan fertigzustellen. Außerdem wird kurz beschrieben, wie Sie das Format von Elementen Ihres Projekts ändern können, damit Ihr Plan sowohl beim Ausdruck als auch auf dem Bildschirm möglichst gut aussieht. Nachdem jeder am Projekt Beteiligte dem Plan zugestimmt hat, können Sie ihn zum Basisplan deklarieren, an dem der künftige Arbeitsfortschritt gemessen werden soll.
Teil IV: Das Projekt im Plan halten
Wie jeder erfahrene Projektleiter weiß, laufen Projekte niemals so ab, wie sie sich das vorgestellt haben. In diesem Teil beginnen Sie, laufende Aktivitäten mit Ihrem Plan abzugleichen. Außerdem lernen Sie Methoden kennen, um Fortschrittsberichte zu erstellen und festzustellen, wie Sie bei Planabweichungen wieder auf den rechten Kurs kommen können. Project 2013 verfügt über eine überarbeitete Berichtsfunktion, um überzeugende, aussagekräftige Berichte zu erstellen. Ich beschreibe, wie Sie diese neue Funktionalität bestmöglich für Ihre Berichte nutzen können. Im letzten Kapitel dieses Teils erhalten Sie Tipps, wie Sie künftige Projekte anhand von Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten besser planen können.
Teil V: Der Top-Ten-Teil
Zehn scheint für Menschen eine praktische Zahl zu sein, wenn es darum geht, etwas aufzulisten, deshalb finden Sie in diesem Teil zwei Zehnerlisten: Zehn goldene Regeln des Projektmanagements und Zehn coole...
