Informationsmanagement

4.2.4 Informations- und Kommunikationstechnik (S. 497)

Auf der Ebene der Informations- und Kommunikationstechnik steht die Frage im Mittelpunkt, welche besondere Anforderung Wissensmanagement an die Verarbeitung, Speicherung und Kommunikation von Informationen stellt. Bei der Informationsverarbeitung geht es darum, wie Wissensmanagementprozesse durch Funktionen von Anwendungssystemen automatisiert oder unterstützt werden können. Aus Sicht der Speicherung von Informationen geht es um die Speicherung von Wissenseinheiten (z.B. Dokumente). Durch Kommunikationstechnik ist schließlich die bedarfsgerechte Vernetzung von Wissensträgern (Mitarbeiter) untereinander und deren Zugriff auf Wissenseinheiten sicherzustellen. Diese Anforderungen werden durch unterschiedliche Technikbündel abgedeckt, die einzeln oder in Kombination die informationstechnische Grundlage für die weiter oben vorgestellten funktionsorientierten Technikbündel des Wissensmanagement sind (Böhmann/Krcmar 2002).

4.2.4.1 Technikbündel

4.2.4.1.1 Dokumenten- und Inhaltsmanagementsysteme

Dokumentenmanagementsysteme unterstützen die Arbeit mit großen Dokumentensammlungen. Dabei geht es um Erzeugung, Erfassung, Ablage, Verwaltung sowie das Wiederauffinden und Weiterverarbeiten von Dokumenten (Götzer et al. 2001, S. 11). Die Systeme bieten neben der Möglichkeit, Dokumentensammlungen nach einer inhaltlichen Struktur zu organisieren, auch eine Unterstützung der geordneten Arbeit an einzelnen Dokumenten. Dazu gehört bspw. die Möglichkeit, Dokumente zur Bearbeitung aus dem System auszubuchen. Diese Ausbuchung verhindert, dass andere Benutzer zur gleichen Zeit das Dokument verändern. Eine Versionierung von Dokumenten macht Veränderungen an Dokumenten kenntlich und durch Sicherung von älteren Versionen des Dokuments auch später noch nachvollziehbar. Gleichzeitig können bei vielen Systemen auch einfache Arbeitsabläufe zur Prüfung von Dokumenten hinterlegt werden, wenn diese in einer Dokumentensammlung veröffentlicht werden. Beim Einbuchen des Dokuments, also dem Einstellen in die Dokumentensammlung, werden dann andere Mitarbeiter aufgefordert, das Dokument zu prüfen und für die Veröffentlichung freizugeben. Über solche Mechanismen können Teile der Qualitätssicherung von Wissenseinheiten umgesetzt oder zumindest unterstützt werden.

Content Management Systeme (CMS) folgen ähnlichen Prinzipien wie Dokumentenmanagementsysteme. Ihr Schwerpunkt liegt aber vor allem auf dem redaktionellen Management von Inhalten im Intra- oder Internet. CMS unterstützen die Erzeugung und Verwaltung von Inhalten, wobei Inhalte und Darstellung der Inhalte getrennt werden (Darstellungsunabhängigkeit). Damit ermöglichen sie die Präsentation der Inhalte in unterschiedlichen Kontexten, Kombinationen, Medien und Formaten (Gersdorf 2002; Hartmann 2001, S. 121). Gleichzeitig werden redaktionelle Abläufe wie die Prüfung und Freigabe der Inhalte unterstützt.


4.2.4.1.2 Recherchesysteme

Aufgabe von Recherchesystemen ist es, Benutzern das Auffinden von Wissenseinheiten (z.B. Dokumente) in unterschiedlichen Datenquellen zu ermöglichen. Dazu müssen zunächst die für solche Suchanfragen zu berücksichtigenden Wissenseinheiten identifiziert werden. Diese Wissenseinheiten sind zu deskribieren, d.h. ihnen müssen Beschreibungswörter als Deskriptoren der Inhalte zugeordnet werden (Wedekind 2001a). Diese Zuordnung kann entweder manuell, halb- oder vollautomatisch erfolgen, wobei die unterschiedlichen Vorgehensweisen verschiedene Qualitäts- und Kostenanforderungen befriedigen. Bei der Deskribierung können die Wissenseinheiten zum einen klassifiziert und zum anderen indiziert werden.

Bei der Klassifikation werden die Wissenseinheiten Klassen einer Klassifikation zugeordnet, also z. B. bestimmten Themengebieten. Allerdings ist hier beim automatisierten Vorgehen auch eine Umkehrung möglich. Dazu werden auf Grundlage von aus den Wissenseinheiten ermittelten Inhalten Cluster gebildet, die dann manuell benannt werden. Bei der Indizierung werden den Wissenseinheiten Schlagwörter oder Stichwörter zugeordnet. Die Stichwörter werden dabei meistens Textinhalten der Wissenseinheiten entnommen. Schlagworte müssen dazu im Unterschied nicht im Text vorkommen. Werden als Schlagworte Begriffe aus einer Ontologie zugeordnet, so lassen sich bei der Recherche auch die in der Ontologie abgebildeten Beziehungen berücksichtigen (z. B. dass ein "PPS-System" ein Spezialfall des Begriffs "Betriebliches Anwendungssystem" ist).