ECM in der Cloud - Potenziale und Risiken

Textprobe: Kapitel 4.4, Potenziale und Risiken: Kapitel 2. und 3. haben gezeigt, dass zum einen die Masse an Informationen in Zukunft stetig wachsen wird und ECM-Lösungen dabei Hilfestellung zur Strukturierung und Verwaltung bieten. Zum anderen dass das Cloud-Computing Lösungen bietet, um Anwendungen mit vermeintlich geringem Aufwand bereitzustellen, zu betreiben und zu warten (gegenüber dem traditionellen Client-Server-Konzept). Die Vision ist es durch die Kombination aus ECM-Lösungen mit Cloud-Computing ein hohes Nutzenpotenzial zu generieren. Diese Potenziale sollen in Kapitel 4.4.1 vorgestellt werden. Dem Potenzial stehen jedoch auch Risiken gegenüber. Beginnend bei der Entwicklung, über die Einführung und den Betrieb, bis hin zum etwaigen Ausstieg gilt es, Risiken im Vorfeld zu analysieren und laufend zu kontrollieren. Vermeintliche Vorbehalte und Probleme der ECM-Cloud werden in Kapitel 4.4.2 behandelt. 4.4.1, Potenziale: Als grundlegende Vorteile für den Einsatz von ECM-Lösungen aus der Cloud wurden Kostentransparenz, Effizienz und Flexibilität genannt. Dieses deckt sich auch mit den Erwartungen der Anwender (siehe Abbildung 21). Die genannten Vorteile werden in vier verschiedene Kategorien aufgeteilt: 1. Wirtschaftlichkeit, 2. Organisation, 3. Recht und 4. Technik. Diese Kategorien sollen nun mit ihren Vorteilen und Potenzialen im Einzelnen vorgestellt werden. 1., Wirtschaftlichkeit: Wie bereits erwähnt, liegt dem Cloud-Computing ein Geschäftsmodell zu Grunde, das sich am Umfang und an der Intensität der Nutzung orientiert. Die Gesamtkosten ergeben sich dabei aus den Anschaffungskosten in Form einer Einrichtungsgebühr und den nutzungsabhängigen Kosten. Um dieses Geschäftsmodell attraktiv zu gestalten, werden die Anbieter versuchen, die Investitionskosten im Bereich der Anschaffung einer klassischen Lösung zu unterbieten. Die nutzungsabhängigen Kosten können von Anbieter zu Anbieter variieren, mögliche Parameter sind: die Anzahl der Anwender, die Anzahl der Mandanten, die Speicherkapazität, zusätzliche Funktionalitäten oder Beratungskosten durch den Anbieter. Die Kostentransparenz ergibt sich aus dem definierten Leistungskatalog der Anbieter im Zusammenhang mit der nutzungsabhängigen Vergütung. Die oftmals schwer zu planenden Kosten eines Release-Wechsels werden auf den Anbieter übertragen. ECM-Lösungen aus der Cloud können ökonomisch effizient sein, wenn eine Multi Tenancy-Architektur Anwendung findet. Hierbei teilen sich mehrere Kunden eine gemeinsame Instanz und somit verteilen sich auch die Lizenzkosten für das Betriebssystem, die Datenbank oder andere Applikationen. Ein Release-Wechsel muss nur ein einziges Mal durchgeführt werden, je nach Anzahl der Mandanten einer Multi Tenancy-Instanz können so die Aufwände eines Release-Wechsels deutlich verringert werden. Darüber hinaus verteilen sich allgemeine Kosten der Administration, Sicherheit sowie Infrastruktur auf die einzelnen Mandanten. Weitere Einsparungen sind durch ein gemeinsames, größeres Einkaufsvolumen möglich. Die Gegenüberstellung der Tabelle 1 beinhaltet eine Zeile für 'Time to Value'. Gemeint ist die Zeitspanne von der Anschaffung bis zur produktiven Inbetriebnahme der Lösung. Cloud-Dienstleistungen stehen unmittelbar nach Vertragsabschluss zur Verfügung und die Anpassung an eigene Anforderungen kann begonnen werden. Dieses führt zu einer schnelleren Implementierung, was wiederrum zu Kosteneinsparungen und zu einem schnelleren Mehrwert durch die Nutzung der Lösung führen kann. Die AIIM weist in ihrem Whitepaper auf eine hohe Total Cost of Ownership, kurz TCO, hin. TCO ist eine Methode um die Gesamtbetriebskosten eines Projektes zu ermitteln. Somit können Projekte die in ihrer Art verschieden sind (lokale Installation vs. Cloud-Computing) bewertet und anschließend verglichen werden, um das Ergebnis in einer Entscheidungsgrundlade zu berücksichtigen. 2., Organisation: Die Bereitstellung der ECM-Services aus der Cloud birgt das Potenzial, diese ortsunabhängig über das Internet sowie für mobile Endgeräte anzubieten. So wird die von den Anwendern gewünschte, dezentrale Unternehmensstruktur gefördert. Ein weiterer Vorteil ist, dass die eigene Infrastruktur nicht erweitert werden muss (Beanspruchung von Kapazität des Rechenzentrums, Anschaffung neuer Anwendungs- und Datenbankserver, Personalkosten). Das gilt auch für den Zukauf von Unternehmen. Wird ein Partner oder Konkurrent in das eigene Unternehmen integriert, so kann dieser nahtlos in die bestehende ECM-Lösung integriert werden. Cloud-Anbieter werden ihre Lösung möglichst so gestalten, dass einzelne Kunden einfach und flexibel Anpassungen selbstständig durchführen können. So kann die Support-Abteilung des Anbieters entlastet werden und sich komplexeren Aufgaben widmen. Dieses fördert ebenfalls die Akzeptanz der Anwender. Desweiteren verfügt der Cloud-Anbieter über Fachkompetenz in seiner Lösungsbranche, diese kann als Beratungsdienstleistung abgerufen werden oder findet sich in der Qualität seiner Produkte wieder. Der Anbieter muss sich vielen verschiedenen Anforderungen und Aufgaben seiner Kunden stellen. Diese werden in der für die Kunden einheitlichen Cloud-Lösung realisiert. Dieses birgt das Potenzial das zukünftige eigene Anforderungen bereits berücksichtigt oder bereits realisiert worden sind. 3., Recht: Der Anbieter einer ECM-Cloud wird sich (je nach Kundenkreis) bereits mit rechtlichen Fragen der Bereitstellung seiner Cloud-Services beschäftigt haben. So kann man von seinen Erfahrungen profitieren und ggf. verfügt dieser bereits über Verfahren um Aufgaben des Datenschutzes nach aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu übernehmen. Dieses sollte im Vorfeld geprüft und vertraglich geregelt werden. Die Anforderungen bzgl. revisionssicherer Aufbewahrung von Dokumenten sind oftmals mit Aufwand verbunden. Es ist ebenfalls denkbar, Aufgaben aus dem Bereich Compliance an den Anbieter abzugeben. Verantwortlich ist in erster Linie der Cloud-Nutzer hinsichtlich der Konformität gesetzlicher Anforderungen. Verfügt ein Cloud-Anbieter über Kenntnisse in diesem Bereich oder besitzt gar Verfahren um Rechtskonformität herzustellen, können Cloud-Nutzer dieses zum eigenen Vorteil verwenden. 4., Technik: Die Auslagerung des Betriebsrisikos wurde als einer der favorisierten Gründe einer ECM-Cloud-Lösung genannt. Gemeint sind Risiken beim Change Management (Re-lease-Wechsel, Softwareupdates) und des Betriebs im Allgemeinen. Cloud-Anbieter planen ihre Services redundant und streben die höchstmögliche technische Verfügbarkeit an, da ein Ausfall zumeist mehrere Kunden gleichzeitig trifft. Somit verfügen Cloud-Anbieter über eine höhere Leistungsdimension als einzelne Anbieter; dieses wirkt sich positiv auf die technische Elastizität aus. Die höhere Leistungsdimension kann sich auch in einer besseren Performance gegenüber einer bestehenden lokalen Installation ausdrücken. Denkbar ist ebenfalls das der Cloud-Anbieter feste Reaktionszeiten garantiert. Somit entfallen eigene oftmals sehr aufwendige Wartungsarbeiten im Bereich der Leistungsüberwachung und Leistungsoptimierung. 4.4.2, Risiken: Vor der Einführung einer ECM-Cloud-Lösung gilt es mögliche Risiken zu analysieren und zu bewerten. Der Frage welche Vorbehalte Anwender gegenüber einer ECM-Lösung aus der Cloud haben, ist die Firma Trovarit nachgegangen. Über 50% der Anwender nannten die 'Unklarheit über den Aufenthaltsort /Speicherort sensibler Daten', die vermeintliche 'Abhängigkeit vom Service-Anbieter', die 'mangelnde Datensicherheit' sowie 'unklare Rechts- und Haftungsfragen'. Weniger Schwierigkeiten werden bei den 'Integrations- und Betriebskosten' oder in der 'mangelnden technischen Verfügbarkeit des Services' gesehen (siehe auch Abbildung 23 im Anhang). Demnach vertrauen die Anwender darauf, dass ECM-Cloud-Lösungen zuverlässig und zu transparenten Kosten eingekauft werden können. Große Vorbehalte gibt es dagegen im Bereich der Rechtssicherheit. Diese haben zur Ursache das beim Cloud-Computing zunächst unklar ist, wo und durch welche Subunternehmen die Anwenderdaten verarbeitet und letzten Endes gespeichert werden. Das komplette Ergebnis der Umfrage befindet sich im Anhang. Die Risiken sollen analog zu den Potenzialen in vier Kategorien erläutert werden: