Benchmarking in Steuerkanzleien

2 Benchmarking in der Praxis
2.1 Machen Sie sich frei für neuen Input

Benchmarking ist ein moderierter, überregionaler Erfahrungsaustausch und in gewisser Weise vergleichbar mit Urlaub: Herausgelöst aus der Kanzlei verbringt man einen Tag im Kreis geschätzter Kollegen und bespricht wichtige Themen, die bewegen, mit der Sicherheit, dass jeder Diskussionsbeitrag fundiert ist und persönlich weiterhilft.

Es ist speziell für unternehmerisch handelnde Steuerberater geschaffen, die zielgerichtet an ihren Unternehmen Veränderungen vornehmen und ihre Kanzleien weiterentwickeln. Die Orientierung an den Besten gibt die richtigen Impulse und wichtige Anregungen. Jeder Teilnehmer sucht dabei die für ihn wichtigsten Themen heraus und verpflichtet sich, eigene Fragestellungen in die Workshops einzubringen, wodurch der Praxisbezug gewährleistet ist. Die Treffen der Benchmarking-Gruppe finden vierteljährlich statt. Die Termine sind bereits ein Jahr im Voraus abgestimmt, damit sie frühzeitig im Kalender verankert sind. Durch die regelmäßigen Treffen wird die Kanzleistrategie zu einer festen Größe im Geschäftsjahr. Abseits vom Kanzleialltag steht einen Tag lang Ihr wichtigster Kunde - nämlich Ihre eigene Kanzlei - im Mittelpunkt. Dabei gibt es keinen Aufzug zum nachhaltigen Erfolg. Jede Stufe muss einzeln genommen werden. Das ist nur mit Fleiß, Training und großer Disziplin möglich. Benchmarking ist jedoch konsequentes Training, das Freude bereitet, denn der Erfolg ist messbar!

2.2 Den Kanzleierfolg pushen

Erfolgreiche Praktiker stecken ihre Köpfe zusammen und vervielfachen das Ergebnis durch gemeinsame konstruktive Arbeit.

Das Grundkonzept besteht also darin, dass sich Kanzleiinhaber zu Management-Zirkeln zusammenschließen, sich regelmäßig treffen, ihre Zahlen offenlegen und die richtigen Methoden und Werkzeuge auf die eigenen Kanzleien übertragen. Dieser Austausch setzt ein hohes gegenseitiges Maß an Vertrauen voraus. Er erfordert die Bereitschaft von allen Teilnehmern, sich bewusst aus dem Tagesgeschäft auszugliedern und sich mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens auseinanderzusetzen. Dieser Prozess zeigt immer ein hohes Maß an Verbesserungspotenzial auf. Das führt unumgänglich zu positiven und spürbaren Veränderungen, wenn die entsprechenden Maßnahmen umgesetzt werden.

Um in einem Benchmarking-Zirkel mitzuarbeiten, sollten Sie die Benchmarking-Prinzipien akzeptieren, offen für positive Veränderungen sein und vorbehaltlos Wissen und Erfahrungen weitergeben. Bei Weigert + Kunde haben sich im Laufe der Jahre eine eigene Benchmarking-Philosophie, eine Art »Ehrenkodex« bzw. Compliance-Richtlinien entwickelt. Die Teilnehmer verpflichten sich mit ihrer Unterschrift

• für jeden Workshop Themen aus der eigenen Praxis zu nennen,
• bei jedem Workshop pünktlich und vollzählig anwesend zu sein,
• termingerecht die angeforderten Zahlen und Daten zu liefern,
• durch gute Vorbereitung die Effektivität des Workshops zu erhöhen,
• gegenseitig interne Informationen zur Verfügung zu stellen,
• einen vertraulichen Austausch der Informationen zu gewährleisten,
• die gewonnenen Erkenntnisse nur für interne Zwecke zu nutzen,
• die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv in das Benchmarking einzubinden,
• die abgeleiteten Maßnahmen zeitnah und zügig umzusetzen.

Benchmarking umfasst die gesamte Kanzlei und ist ein softwareunabhängiges Führungssystem. Alle Softwaresysteme des deutschsprachigen Steuerberatermarktes - ADDISON, AGENDA, BMD, CURADATA, DATEV, HMD, SBS, SCHLEUPEN, SIMBA, STOTAX, TSENIT - sind im Benchmarking vertreten, sodass auch im Bereich Software und Technik die unterschiedlichsten Blickwinkel beleuchtet und Erfahrungswerte ausgetauscht werden können.

2.3 Benchmarking für die Geschäftsbereiche

Bundesweit einmalig bei Weigert + Kunde ist die Fokussierung der Workshops auf einzelne Geschäftsbereiche in den Kanzleien. Der Teilnehmerkreis erstreckt sich vom Kanzleiinhaber über definierte Teamleiter bis hin zu fachverantwortlichen Mitarbeitern.

Für die Mitarbeiter gilt dasselbe wie für Kanzleiinhaber. So ist für die Teilnehmer sichergestellt, dass sich die Spezialisten aus den Kanzleien zu aktuellen Themen der Kanzleiorganisation, strategischen Fragen und vor allem Best Practices austauschen. Der Nutzen für Sie und Ihre Mitarbeiter ist der Austausch mit Gleichgesinnten und die daraus resultierende hohe Eigenmotivation für die konsequente Umsetzung Ihrer Maßnahmen. Der Vergleich mit anderen Kanzleien zeigt zusätzlich Potenziale auf und bietet konkrete Hilfestellungen für die erfolgreiche Umsetzung im Alltag. Die Teilnehmer nehmen aus den Workshops Freude und Begeisterung für neue Projekte und Motivation für die konsequente Realisierung der Vorhaben mit in die Kanzlei. Die Workshops sind softwareübergreifend und finden halbjährlich statt. Für jeden Workshop wird eine eigene Tagesordnung mit den Themenwünschen der Teilnehmer erstellt.

Die Workshops decken alle Kanzleibereiche ab:

• FiBu und Abschluss,
• Lohn und Gehalt,
• Einkommensteuer,
• Sekretariat und Team-Assistenz,
• Kanzleimanagement und Controlling sowie
• EDV- und Schnittstellenmanagement.

Der Inhouse-Workshop »In 7 Stunden zur Bilanz« findet direkt in den Kanzleien statt, um vor Ort die Finanzbuchhaltungs- und Abschlusssachbearbeiter zu trainieren.

2.4 Benefits

Der Vergleich der Controlling-Zahlen innerhalb der Gruppe sowie der gruppenübergreifenden Benchmarks (TOP-Werte verschiedener Kanzleien) zeigt, welche Kriterien entscheidenden Einfluss auf die Kanzleiergebnisse haben und wo noch Potenziale zur Qualitäts- und Leistungssteigerung liegen.

Benchmarking verschafft sowohl hochkonzentriertes Wissen als auch eine praktische Anleitung für die erfolgreiche Weiterentwicklung der Kanzlei und setzt dabei an drei Punkten an:

1. Es ersetzt das Bauchgefühl über die eigene Marktposition durch eine objektive Faktenlage und einen externen Blickwinkel.
2. Es räumt der Kanzleistrategie den gebührenden Stellenwert ein - zeitlich festgelegt, konzentriert und diszipliniert.
3. Es vermittelt erprobte Methoden bei der Einführung neuer Prozesse und Geschäftsfelder.

Die weiteren Vorteile für Sie beim Einsatz des Benchmarkings in Ihrer Kanzlei sind:

• Sie steigern die Eigenverantwortung und Produktivität der Mitarbeiter.
• Sie erhöhen nachhaltig den Umsatz und den Gewinn.
• Sie verbessern die Kosten- und Leistungstransparenz.
• Sie erkennen wesentlich früher die wichtigen Trends.
• Sie haben die Entwicklung Ihrer Kanzlei viel besser im Griff.
• Sie arbeiten als Führungskraft mit wesentlich weniger Druck.
• Sie verschaffen sich dadurch viel größere geistige Freiräume.
• Sie steuern damit Ihre Kanzlei auf Wachstums- und Erfolgskurs.

Die Gegenüberstellung von Organisationsformen ähnlich strukturierter Kanzleien macht Verbesserungsmöglichkeiten sichtbar. Bei beispielsweise gleichem Durchschnittsumsatz der Bilanzen erstellen die besten Kanzleien die Hälfte der Jahresabschlüsse an einem Tag. Andere Kanzleien benötigen dafür noch bis zu einer Woche. Sie sehen den Unterschied und das große Potenzial!

Sehr erfolgreiche Benchmarking-Kanzleien haben vor ca. fünf Jahren begonnen, das Thema »Bilanz in 7 Stunden« anzugehen. »Bilanz in 7 Stunden« steht bildhaft für das Erstellen der Bilanz an einem Tag. 80 % der Benchmarking-Kanzleien waren der Meinung, dass dies auch funktioniert. Mittlerweile ist das Ergebnis, dass unsere Kanzleien für die eigentliche Erstellung der Bilanz nur noch einen halben Tag benötigen. Der andere halbe Tag dient der Erstellung der Steuererklärungen, dem Konfektionieren, der Offenlegung der Bilanz, dem digitalen Finanzbericht, der E-Bilanz und der Rechnungsschreibung. Ähnliche Aussagen gelten für die Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung. Bei gleichem Durchschnittsumsatz erstellen Spitzenkanzleien die Einnahmen-Überschussrechnung in zwei bis vier Stunden, während schwächer aufgestellte Kanzleien dafür zwei bis drei Tage brauchen. Aus diesen Angaben wird ersichtlich, welches Potenzial allein im Abschlussbereich liegt. Im Rahmen der Digitalisierung und im Zeitalter der »Monatsbilanz« wird dies alles noch spürbarer. Der Erfolg des Benchmarkings ist die Verbindung zwischen modernen und traditionellen Faktoren. Modern sind Technik, Software, Organisation und Führungsmethoden. Traditionell ist und bleibt der Mensch. Er ist Dreh- und Angelpunkt. Mit höher...