Projektmanagement

Kapitel 1: Das Quellgebiet

"Der Helikopter landet auf einer freien Fläche mitten im Urwald. Eine Gruppe von Men-schen wird herausgestoßen; geblendet vom grellen Sonnenlicht blicken sie sich unsicher um, ohne zu wissen, was sie erwartet. Erst vor wenigen Minuten haben sie das Ziel ihrer 'Expedition' erfahren - und schon hebt der Helikopter wieder ab und lässt sie in der Wildnis zurück. Ihr Abenteuer beginnt.
Genauso starten auch viele Projekte: ein schnelles Briefing, eine grobe Auswahl von Teammitgliedern, und schon geht das Abenteuer los. Manches ist klar, das meiste unklar."

Abbildung 1: Landkarte

Diese Landkarte, deren Maßstab sehr grob ist, gibt den Beteiligten jedoch eine erste Orientierung. Das Ziel ist darauf eingezeichnet. Damit steht auch die Richtung fest, in die das Projektteam gehen muss.

1.1 Vorstudie

Zu einem bestimmten Zeitpunkt wird eine Projektidee geboren. Aber ist es möglich ein Projekt mit dem Satz zu beginnen: "Jetzt fangen wir einfach damit an"? Wohl kaum - an den einzelnen Wörtern dieses schlichten Satzes lässt sich gut aufzeigen, was fehlt, bevor ein Projekt "einfach so anfängt":

- "Jetzt anfangen": Was heißt jetzt? Heute, morgen oder besser schon gestern? Was fängt an? Wo ist der Zeitplan, die Aufgabenbeschreibung?
- "Wir": Wer ist wir? Gibt es ein Projektteam? In welche Projektorganisation ist das Projektteam eingebettet?
- "Einfach": Wie einfach? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Welche Quali-tät ist gefordert?
- "Damit": Womit? Welches Projekt? Wo ist die Projektdefinition und die Projekt-planung?

Die eine oder andere Idee ist vorhanden, aber noch sehr unklar. Nun werden mittels kreativer Arbeitsmethoden (Kreativitätstechniken) unterschiedliche Lösungsmöglichkeiten der Problemstellung erarbeitet. Mit zB einer Mindmap gelingt es, die Komplexität eines auf den ersten Blick einfach scheinenden Themas zu ergründen, andererseits gelingt es auch, ein komplexes Thema übersichtlich zu gestalten. (Siehe Anhang 1 "Ideenfindung")
Bevor man aber mit den umfangreichen Planungen beginnt, ist eine Projektidee auszuwählen (Konsens im Team ist erforderlich!) und ein möglicher potenzieller Projektauftraggeber auszumachen. An ihn stellt man einen Projektantrag, der das in Aussicht genommene Projekt in groben Zügen umreißt. Darin sind die wichtigsten Punkte des geplanten Projekts schriftlich festgehalten und es ist vergleichbar mit einem Angebot, das eine grobe Vorstellung vom Projekt, den Zielen, die durch das Projekt verfolgt werden und den Kosten, die anfallen werden bzw den Risiken, die auftreten können, enthält. (Siehe Anhang 2 "Projektanfrage/-antrag")
Nennen wir die Phase vor dem Startschuss Vorstudie. Gemeint ist damit die Phase im Projekt, die vor der eigentlichen Durchführung der Projektarbeit erfolgt, die Phase, in die die Vorbereitung auf das Projekt, die Initialisierung oder auch die Projektdefinition fällt.

1.1.1 Ein Projekt starten

Fast immer stehen Projekte unter Zeitdruck und die Versuchung, sofort nach Erhalt eines Projektauftrages mit der Erfüllung der inhaltlichen Geschäftsprozesse zu be-ginnen, ohne einen entsprechenden Projektstartprozess durchgeführt zu haben, ist groß. Daraus resultieren oft

- unrealistische Projektziele und unklare Rollendefinitionen;
- unadäquate und unverbindliche Projektpläne;
- unklare Vereinbarungen bezüglich der Gestaltung von Projekt-Umwelt-Beziehun-gen und fehlende organisatorische Regeln.

Ein professioneller Projektstart hingegen mit Situationsanalyse und Projektplanung ist ein Erfolgsfaktor schlechthin und vermeidet einen "Fehlstart"! Diese Aktivitäten sind gut vorzubereiten und umfassen eine Projektstartkommunikation, die meist eine Kombination von Einzelgesprächen ist, einem Kick-off-Meeting und einen Projektstart-Workshop. Gerade durch das Kick-off-Meeting können Anlaufschwierigkeiten, die es bei jedem Projekt gibt, reduziert werden. Ziel ist, ein gemeinsames Verständnis von Projektbedeutung, -umfang und -abwicklung zu erreichen.
Ein Großteil dieser Arbeiten dient dazu, dass die interne und betriebswirtschaftliche Abwicklung des Projektes sichergestellt ist. Es müssen Eckdaten erfasst werden, damit abteilungsbezogene oder auch vorausschauende, unternehmensbezogene Auswertungen (zB Kapazitätsauslastung) und Planungen möglich sind.
Zuständig dafür sind der Projektauftraggeber, der Projektmanager, das Projektteam und einzelne Projektteammitglieder. Die für den Projektstartprozess benötigten Ressourcen (Personal, Material, IT, externe Beratung etc) und Kosten sollen ermittelt und dem Arbeitspaket "Projektstart" im Projektstrukturplan zugewiesen werden. Für die Durchführung wird ein formaler Projektauftrag und eine Business Case Analyse vorausgesetzt. Ergebnisse des Projektstartprozesses stellen vor allem die entwickelten Projektpläne und die Etablierung des Projekts als soziales System dar. Dies ist durch entsprechende Sitzungs- und Workshop-Protokolle zu dokumentieren.

1.1.2 Projektentscheidung

Alles beginnt damit, dass ein Problem, welches zum Startschuss für ein Projekt führt, näher beleuchtet werden muss. Kennt man es nicht in allen seinen Facetten und Auswirkungen, weiß man auch nicht, wie man es durch ein Projekt erfolgreich lösen kann. Häufig werden dann nur die Symptome behandelt ohne die Ursache zu kennen.
In einer Projektentscheidung wird festgelegt, dass eine komplexe Aufgabe als Pro-jekt durchgeführt wird.
Diese ist abhängig von der durchzuführenden Aufgabe und von der Managementstrategie des projektdurchführenden Unternehmens. Was Projekt ist und was nicht, kann daher nicht absolut gültig festgelegt werden, sondern ist jeweils situationsspezifisch zu entscheiden.
Durch die Projektentscheidung wird der Erfüllung einer Aufgabe Wichtigkeit beigemessen. Die Projektbezeichnung wirkt als "Label" und sichert Aufmerksamkeit und Ressourcen.
Wird also eine Aufgabe als Projekt durchgeführt, sind folgende Entscheidungen zu treffen:

- Entscheidung über inhaltliche Bearbeitung
- Konzepterstellung oder Realisierung (intern)
- Entscheidung über Bearbeitungsform
- permanente Organisation (Linie), Projekt, Programm
- internes oder externes Projekt
- evtl Auswahl Projektmanager
- formaler Projektauftrag
- Projektorganisation

TIPPS:
Welche Wege gibt es, um der Ursache eines Problems auf den Grund zu gehen, um damit die Voraussetzungen für den Projekteinsatz kennen zu lernen? Beispielsweise kann man sich folgende Fragen stellen:

- Was sind die Beweggründe, ein Projekt ins Leben zu rufen?
- Welches Problem liegt vor?
- Welche Tragweite hat das Problem und damit das Projekt?
- Seit wann gibt es die Problemsituation?
- Welche Auswirkungen hat es, wenn das Problem gelöst wird?
- Welche Auswirkungen hat es, wenn das Problem nicht gelöst wird?
- Welche möglichen Widerstände gibt es gegen das Projekt?
- Wer hat Interesse daran, dass das Problem bestehen bleibt?
- Wie sind die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Projekt?