Schnelleinstieg Controlling mit SAP

1.1 MODULAUFBAU VON SAP ERP®
In allen Unternehmen der Welt entsteht, als Folge der Planung und Dokumentation betrieblicher Abläufe, eine ungeheure Datenflut. SAP ERP® ist eine Standardsoftware, deren Entwickler sich von Anfang an das Ziel gesetzt haben, alle wesentlichen betrieblichen Prozesse und Abläufe softwaretechnisch zu erfassen, um sie einer direkten und unmittelbaren Steuerung besser zugänglich zu machen. Dabei haben von Anfang an zwei Zielsetzungen im Vordergrund gestanden: Integration und Echtzeitverarbeitung (Realtime). Während die Echtzeitverarbeitung aufgrund der gewaltigen Fortschritte in der Computerentwicklung schon bald keine wirkliche Herausforderung mehr war (und inzwischen fast selbstverständlich geworden ist), ist die Integration von Daten aus ganz unterschiedlichen Konzernbereichen noch immer eine der größten Herausforderungen der Softwareentwicklung.
Als wäre das nicht schon genug, tritt SAP ERP® mit einem weiteren Anspruch an: SAP ERP® ist eine branchenübergreifende Lösung, die aufgrund ihrer vielfältigen Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten die besonderen Anforderungen verschiedener Unternehmen (von der produzierenden Industrie über Banken und Dienstleistungen bis in den Non-Profit-Bereich hinein) abdeckt.
Die Software - der Name steht übrigens für "Enterprise Resource Planning" und meint die Planung und Steuerung von Unternehmensabläufen und Ressourcen - ist eine Weiterentwicklung des Programms SAP R/3®, das 1992 erschienen ist. Sollten Sie in Ihrem Unternehmen noch nicht SAP ERP®, sondern "nur" R/3 Enterprise oder gar ein früheres Release nutzen, müssen Sie dieses Buch keineswegs enttäuscht zur Seite legen. Aufgrund des schon damals sehr weit fortgeschrittenen Entwicklungsstandes der SAP-Software unterscheiden sich SAP R/3® und SAP ERP® in den im Rahmen dieser Einführung beschriebenen Funktionalitäten nur geringfügig. Unterschiede bestehen im Rahmen des sogenannten "Look-and-Feel", weil SAP sich gerade in den letzten Jahren - zumindest in den Kernbereichen der Software - vor allem um Verbesserungen hinsichtlich der Benutzerführung und der Ergonomie bemüht hat. Eine Ausnahme hiervon stellt das neue Hauptbuch dar, dem wir ein eigenes Kapitel gewidmet haben.
SAP ERP® besitzt eine klare hierarchische Struktur, die von den klassischen betriebswirtschaftlichen Funktionen eines Unternehmens abgeleitet wurde. Auf der obersten Ebene finden sich die funktionalen Sichten Finanzen, Personalwirtschaft, Beschaffung und Logistik, Produktion und Vertrieb, die in Komponenten und einzelne Unterkomponenten aufgeteilt sind. Darunter findet sich dann die Ebene der einzelnen Transaktionen, in denen die vielfältigen betrieblichen Abläufe softwaretechnisch abgebildet wurden.
- Sichten - Rechnungswesen
- Komponentenebene - Controlling (CO)
- Unterkomponentenebene - Kostenstellenrechnung (CO-OM)
- Transaktionsebene - Kostenstelle anlegen

Alle Komponenten sind miteinander in Echtzeit integriert und alle Transaktionen greifen bei ihrer Ausführung auf dieselbe Datenbank zurück. Dabei wird - stets ausgehend vom durch vergangene Transaktionen geschaffenen Datenbestand - die betriebswirtschaftlich korrekte Struktur des jeweiligen betrieblichen Prozesses eingehalten. Beginnt beispielsweise ein Produktionsmitarbeiter im Unternehmen seine Schicht mit dem Ausfassen von Material für einen bestimmten Fertigungsauftrag, so führt das u. a. dazu, dass die durch ihn an der Lagerausgabe veranlasste Warenausgangsbuchung in der Komponente Materialwirtschaft zeitgleich eine Materialverbrauchsbuchung in der Finanzbuchhaltung (Komponente FI) und eine Materialkostenbelastung auf dem von ihm angegebenen Fertigungsauftrag im Controlling (Komponente CO) nach sich zieht.
In den jeweils vorgelagerten Softwarekomponenten werden durch die verschiedensten Vorgänge Kostenbuchungen in CO ausgelöst. Die folgenden kurzen Beispiele sollen Ihnen veranschaulichen, wie sich die Integration im SAP-ERP®-System auswirkt:
- Die monatliche Personalabrechnung in der Personalwirtschaft (Human Capital Management; HCM) erzeugt automatische Buchungen im Finanzwesen und im Controlling.
- In der Materialwirtschaft (Material Management; MM) bewirken Wareneingangsbuchungen, Warenausgangsbuchungen und Buchungen von Rechnungseingängen in der Rechnungsprüfung ebenfalls automatische Buchungen im Finanzwesen und im Controlling.
- Im Vertrieb (Sales & Distribution; SD) erfasste Fakturen erzeugen automatisch Buchungen im Finanzwesen und im Controlling.
- Im Finanzwesen (Finance; FI) erfasste Sachkontenbuchungen, Kreditorenrechnungen und Abschreibungsbuchungen auf Anlagen ziehen ebenfalls Buchungen in CO nach sich.

All diese Buchungen werden in CO zuerst in der Kostenartenrechnung zu Periodensummen je Kostenart verdichtet und dann auf den bei der Buchung mit kontierten Kostenstellen, Aufträgen oder PSP-Elementen von Projekten belastet.
Im Gemeinkostencontrolling finden CO-interne Kosten- und Leistungsverrechnungen auf Kostenstellen, Innenaufträge und Prozesse statt, um den Wertefluss abzubilden. Die Prozesskostenrechnung sei an dieser Stelle kurz erwähnt; wir behandeln sie aber wegen ihrer geringen Verbreitung nicht.
Im Produktkostencontrolling erstellen Sie für Ihre Produkte Kalkulationen und verwenden Kostenträger, um die Herstellkosten zu sammeln.
In der Ergebnisrechnung sammeln Sie alle Erlöse und Erlösschmälerungen aus den Fakturen der Komponente Vertrieb und die zugehörigen Kosten des Umsatzes aus den verkauften Artikeln und Dienstleistungen, um den Erfolg der vom Anwender definierten Marktsegmente zu ermitteln.
In der Profitcenterrechnung werden die Buchungen aus allen Komponenten des CO im Sinne einer statistischen Rechnung mit dem Ziel fortgeschrieben, Auswertungen nach größeren Verantwortungsbereichen (wie z. B. Business Units) durchzuführen.
Aus all diesen Einzeltransaktionen ergibt sich ein in sich geschlossener Mengen- und Wertefluss. Durch die konsequente Integration aller Komponenten entfallen die sonst notwendigen Doppelerfassungen an den Schnittstellen und alle damit verbundenen Fehlerquellen. Insbesondere das Controlling und die Unternehmenssteuerung werden hierdurch nachhaltig verbessert, weil die zur Steuerung relevanten Informationen einmalig an der Stelle, an der sie entstehen, erfasst und automatisch zur weiteren Aufbereitung in der Komponente CO bereitgestellt werden.
Eine Besonderheit des SAP-Konzeptes besteht darin, dass die Integration nicht nur auf der Basis der Istdaten erfolgt. Bei näherer Betrachtung ist vielmehr zu erkennen, dass die Grundlage der Integration durch eine umfassende, in sich geschlossene und konsistente Planung gelegt wird bzw. gelegt werden muss.