
Mit PEP an die Arbeit
So organisiere ich mich und meinen Job
Kerry Gleeson(Author)
Campus (Publisher)
9th Edition
Published on 16. January 2012
Book
Paperback/Softback
309 pages
978-3-593-39616-3 (ISBN)
Description
Zeit ist die kostbarste Ressource im Arbeitsalltag. Wie man sie optimal nutzt, zeigt das erprobte "Persönliche Effektivitäts-Programm" (PEP). Es hilft anhand einfach umsetzbarer Methoden, Prioritäten zu setzen, Überforderung zu vermeiden und ein positives Verhältnis zur Arbeit zu gewinnen. PEP zeigt aber auch: Ziel ist nicht, noch mehr arbeiten zu können, sondern auch mal die Füße hochlegen zu dürfen. Kerry Gleesons Klassiker erscheint in einer überarbeiteten und erweiterten Neuauflage, die der veränderten Arbeitswelt aufs Beste Rechnung trägt.

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More details
Product info
KART
Edition
9., aktualisierte und erweiterte Auflage 2012
Language
German
Place of publication
Frankfurt/Main
Germany
Edition type
Enlarged edition
Dimensions
Height: 215 mm
Width: 135 mm
Thickness: 27 mm
Weight
434 gr
ISBN-13
978-3-593-39616-3 (9783593396163)
Schweitzer Classification
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Book
02/2008
1st Edition
Campus
€12.00
Article exhausted; check for reprint
Persons
Kerry Gleeson ist der Gründer und CEO des Institute for Business Technology (IBT), einer international agierenden Beratungsfirma, die weltweit bereits mehr als eine Million Führungskräfte dabei unterstützt, die Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe in ihren Teams zu verbessern.
Content
Inhalt
Vorwort 11
Einleitung 15
Das Persönliche Effektivitäts-Programm: Woran es fehlt 15
Die Wurzeln von PEP 16
Die Ursache des Problems 18
Wie geht man dieses Problem an? 20
Bis ins Detail 21
Die Lösung 22
Es wird nicht einfach, aber es lohnt sich 23
1 Tun Sie's sofort 25
Wie das Persönliche Effektivitäts-Programm funktioniert 26
Fangen Sie bei Ihrem Arbeitsplatz an 28
Nichts mehr auf die lange Bank schieben 31
Nicht alles kann oder sollte man sofort tun 44
Machen Sie sich Entschlusskraft zur Arbeitsgewohnheit 45
Gewöhnen Sie sich an, alles sofort zu tun 46
Perfektion 47
Disziplin 48
2 Organisieren Sie sich sofort 51
Über das Soldatenleben 51
Das Durcheinander beseitigen 52
Wie kommt es zum Durcheinander? 53
Warum die Unordnung bleibt 54
Aus den Augen, aus dem Sinn? 55
Übersehen Sie nicht das Offensichtliche 56
Beginnen Sie mit dem Grundlegenden 59
Ihre Büroutensilien 59
Beobachten Sie den Markt für Büroartikel 63
Ablagesysteme - fangen Sie mit dem Papierkram an 64
Ablage und Beschriftung 77
Elektronische Ablagesysteme 78
Am Anfang steht das Betriebssystem 80
Eine Sicherungskopie Ihrer Festplatte erstellen 80
Abspeichern und Benennen von Dateien 81
Organisation allgemein zugänglicher Daten 85
Organisation von E-Mails 90
Erstellen und Verwalten Ihres E-Mail-Adressbuchs 192
Bookmarks verwalten 93
Strukturieren Sie Ihren Desktop 94
Mit Suchfunktionen arbeiten 94
Organisation anderer Medien 96
3 Bauen Sie Routinen auf 101
Führen Sie ein Aktivitätsprotokoll 102
Ihr Aktivitätsprotokoll im Rechner 104
Dämmen Sie die Informationsflut ein 104
Zum Thema Eingangskorb 106
Erledigen Sie Routinearbeiten in einem Rutsch 107
Planen Sie und vermeiden Sie ständige Entscheidungszwänge 109
Parkinsons Gesetz und Zeiteinteilung 110
Zeitblöcke 111
Telefonate hintereinander weg erledigen 112
Der richtige Umgang mit E-Mails 114
Externe und interne Post 116
Zu Lesendes 117
Wöchentliche Einzelgespräche 118
Tägliche Besprechungen mit Assistenten 119
Mit Störungen umgehen 120
Respektieren Sie anderer Leute Zeit 122
So funktioniert es 124
Fallstricke 125
4Planen Sie sofort 129
Der Zweck des Planens 131
Grundzüge der Planung 133
Prioritäten setzen 133
Zeitmanagement 134
Ist es den Aufwand wirklich wert? 135
PEP-Planung 136
Tagesplanung 137
Wochenplanung 137
Projektplanung 146
Strategieplanung 154
Zielsetzung 156
Werte 158
5Der richtige Umgang mit E-Mails 165
Stress durch Unterbrechungen 166
Kontrollieren Sie, was Sie erhalten 167
Je mehr E-Mails Sie versenden, umso mehr erhalten Sie auch 168
Agieren statt reagieren 169
Haben Sie einen Assistenten? 169
Der Umgang mit Spam 170
"Cc" und "Allen antworten" 172
Informationen effizient verwalten und bearbeiten 173
Add-ins für E-Mail-Programme - Informationen organisieren 173
Standards festlegen 174
Bearbeiten Sie E-Mails sofort! 176
Instant Messaging 178
Unerledigtes 179
Erinnerungsfunktion 180
Lesen Sie schneller! 180
Goldene Regeln für den E-Mail-Verkehr 181
Keine leichte Aufgabe! 183
6Ziehen Sie eine Sache durch und bleiben Sie am Ball 185
Ausdauer 185
Ausdauer, Routine und Gewohnheiten - wie Sie lernen, auch unliebsame Dinge zu erledigen 186
Vergessen Sie, sich erinnern zu müssen 188
Vertieftsein und Zeit 189
Schaffen Sie sich effektive Systeme, um auf dem Laufenden zu bleiben 191
Gedächtnisstützen aus Papier 191
Aufgabenbuch 192
Terminkalender 195
Arbeitsgruppen 199
Informiert bleiben und delegieren 200
Delegieren mithilfe elektronischer Hilfsmittel 202
Ausnahmen von der Regel 204
Integrieren Sie das Nachhaken in Ihren Arbeitsprozess 204
7Tun Sie's sofort richtig 207
Warum ist Qualität so wichtig? 208
Kaizen 210
PEP - ein praktisches Hilfsmittel zur Qualitätsverbesserung 211
6S 211
Kaizen am Arbeitsplatz 215
Seine Kunden und deren Bedürfnisse erkennen 216
Benchmarking 217
Konzentrieren Sie sich auf die Vorbeugung 218
Stufenweise Verbesserung 218
Kontinuierliche Veränderun
Vorwort 11
Einleitung 15
Das Persönliche Effektivitäts-Programm: Woran es fehlt 15
Die Wurzeln von PEP 16
Die Ursache des Problems 18
Wie geht man dieses Problem an? 20
Bis ins Detail 21
Die Lösung 22
Es wird nicht einfach, aber es lohnt sich 23
1 Tun Sie's sofort 25
Wie das Persönliche Effektivitäts-Programm funktioniert 26
Fangen Sie bei Ihrem Arbeitsplatz an 28
Nichts mehr auf die lange Bank schieben 31
Nicht alles kann oder sollte man sofort tun 44
Machen Sie sich Entschlusskraft zur Arbeitsgewohnheit 45
Gewöhnen Sie sich an, alles sofort zu tun 46
Perfektion 47
Disziplin 48
2 Organisieren Sie sich sofort 51
Über das Soldatenleben 51
Das Durcheinander beseitigen 52
Wie kommt es zum Durcheinander? 53
Warum die Unordnung bleibt 54
Aus den Augen, aus dem Sinn? 55
Übersehen Sie nicht das Offensichtliche 56
Beginnen Sie mit dem Grundlegenden 59
Ihre Büroutensilien 59
Beobachten Sie den Markt für Büroartikel 63
Ablagesysteme - fangen Sie mit dem Papierkram an 64
Ablage und Beschriftung 77
Elektronische Ablagesysteme 78
Am Anfang steht das Betriebssystem 80
Eine Sicherungskopie Ihrer Festplatte erstellen 80
Abspeichern und Benennen von Dateien 81
Organisation allgemein zugänglicher Daten 85
Organisation von E-Mails 90
Erstellen und Verwalten Ihres E-Mail-Adressbuchs 192
Bookmarks verwalten 93
Strukturieren Sie Ihren Desktop 94
Mit Suchfunktionen arbeiten 94
Organisation anderer Medien 96
3 Bauen Sie Routinen auf 101
Führen Sie ein Aktivitätsprotokoll 102
Ihr Aktivitätsprotokoll im Rechner 104
Dämmen Sie die Informationsflut ein 104
Zum Thema Eingangskorb 106
Erledigen Sie Routinearbeiten in einem Rutsch 107
Planen Sie und vermeiden Sie ständige Entscheidungszwänge 109
Parkinsons Gesetz und Zeiteinteilung 110
Zeitblöcke 111
Telefonate hintereinander weg erledigen 112
Der richtige Umgang mit E-Mails 114
Externe und interne Post 116
Zu Lesendes 117
Wöchentliche Einzelgespräche 118
Tägliche Besprechungen mit Assistenten 119
Mit Störungen umgehen 120
Respektieren Sie anderer Leute Zeit 122
So funktioniert es 124
Fallstricke 125
4Planen Sie sofort 129
Der Zweck des Planens 131
Grundzüge der Planung 133
Prioritäten setzen 133
Zeitmanagement 134
Ist es den Aufwand wirklich wert? 135
PEP-Planung 136
Tagesplanung 137
Wochenplanung 137
Projektplanung 146
Strategieplanung 154
Zielsetzung 156
Werte 158
5Der richtige Umgang mit E-Mails 165
Stress durch Unterbrechungen 166
Kontrollieren Sie, was Sie erhalten 167
Je mehr E-Mails Sie versenden, umso mehr erhalten Sie auch 168
Agieren statt reagieren 169
Haben Sie einen Assistenten? 169
Der Umgang mit Spam 170
"Cc" und "Allen antworten" 172
Informationen effizient verwalten und bearbeiten 173
Add-ins für E-Mail-Programme - Informationen organisieren 173
Standards festlegen 174
Bearbeiten Sie E-Mails sofort! 176
Instant Messaging 178
Unerledigtes 179
Erinnerungsfunktion 180
Lesen Sie schneller! 180
Goldene Regeln für den E-Mail-Verkehr 181
Keine leichte Aufgabe! 183
6Ziehen Sie eine Sache durch und bleiben Sie am Ball 185
Ausdauer 185
Ausdauer, Routine und Gewohnheiten - wie Sie lernen, auch unliebsame Dinge zu erledigen 186
Vergessen Sie, sich erinnern zu müssen 188
Vertieftsein und Zeit 189
Schaffen Sie sich effektive Systeme, um auf dem Laufenden zu bleiben 191
Gedächtnisstützen aus Papier 191
Aufgabenbuch 192
Terminkalender 195
Arbeitsgruppen 199
Informiert bleiben und delegieren 200
Delegieren mithilfe elektronischer Hilfsmittel 202
Ausnahmen von der Regel 204
Integrieren Sie das Nachhaken in Ihren Arbeitsprozess 204
7Tun Sie's sofort richtig 207
Warum ist Qualität so wichtig? 208
Kaizen 210
PEP - ein praktisches Hilfsmittel zur Qualitätsverbesserung 211
6S 211
Kaizen am Arbeitsplatz 215
Seine Kunden und deren Bedürfnisse erkennen 216
Benchmarking 217
Konzentrieren Sie sich auf die Vorbeugung 218
Stufenweise Verbesserung 218
Kontinuierliche Veränderun
Einleitung
Das Persönliche Effektivitäts-Programm:
Woran es fehlt
- Läuft Ihnen scheinbar dauernd die Zeit davon?
- Haben Sie manchmal das Gefühl, von Ihrer Arbeit erschlagen zu werden?
- Kommt es Ihnen meistens so vor, dass Sie bis zum Hals in Papierkram versinken?
- Wünschen Sie sich mehr Zeit für das, was Sie immer schon mal tun wollten?
- Machen Sie oft bis spät abends oder an den Wochenenden Überstunden, um nachzuholen, was Sie während der normalen Arbeitszeit nicht geschafft haben?
- Geraten Sie wegen unerledigter Aufgaben in Stress?
- Fällt es Ihnen schwer, eine Aufgabe abzulehnen?
- Vergeuden Sie Zeit bei Besprechungen?
- Bekommen Sie die Ineffizienz Ihrer Kollegen am eigenen Leib zu spüren?
- Können Sie sich kaum darauf konzentrieren, Ihr Leben beruflich und privat langfristig zu verbessern, weil Sie ständig überlastet sind oder Krisen meistern müssen?
- Fragen Sie sich manchmal, ob Sie am Arbeitsplatz und im Leben wirklich das erreichen, was Sie wollen?
- Wünschen Sie sich, dass bei all der Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Arbeit stecken, mehr herauskommt?
- Würden Sie gern öfter ausspannen oder Urlaub machen?
Die meisten Menschen beantworten diese Fragen mit einem nachdrücklichen "Ja". Wenn es Ihnen genauso geht, machen Sie sich auf eine angenehme Überraschung gefasst: Sie können diese Probleme bewältigen. Sie können das erreichen, was Ihnen beruflich und privat am wichtigsten ist, und trotzdem noch Zeit für sich selbst, für Ihre Familie und für die Dinge finden, die Sie gern tun würden.
Die Wurzeln von PEP
In den frühen 1980er Jahren lebte ich in Schweden und leitete eine kleine Unternehmensberatung. Um neue Kunden zu gewinnen, entwickelte ich ein damals einzigartiges Vergütungssystem: Ich würde kein Honorar nehmen, bis mein Kunde messbare Resultate vorweisen konnte. In Verhandlungen mit potenziellen Kunden war es zentral festzulegen, was diese messbaren Resultate sein könnten. Da ich mich auf Marketing- und Vertriebsthemen spezialisiert hatte, konnte ich meinen Kunden in der Regel quantifizierbare Ziele vorschlagen, meist steigende Umsatz- oder Kundenzahlen.
Als nächstes musste ich für meinen Kunden Vertriebsstrategien entwickeln, die diese steigenden Umsatz- oder Kundenzahlen herbeiführten. Das war einfacher als erwartet: Ich musste nur die Verantwortlichen in den Unternehmen fragen, was sie tun würden, um die gewünschten Steigerungen herbeizuführen. In den meisten Fällen war ihnen klar, was zu tun war.
Ich entwickelte daraufhin einen Plan, der auf ihren Empfehlungen basierte. Und nun kommt das Interessante: In fast allen Fällen stellte ich, wenn ich wieder in das Unternehmen kam, fest, dass dieser Plan nicht umgesetzt worden war! Den Mitarbeitern fehlte die Zeit; sie hatten zu viele andere Aufgaben auf dem Tisch, Kollegen waren durch Urlaub oder Krankheit ausgefallen. Mir wurde schnell klar: Ich würde die Leute in den Unternehmen dazu bringen müssen, meinen Plan auch umzusetzen - oder ich würde niemals ein Honorar sehen. Die Angestellten waren in ihren täglichen Routinen gefangen, sie verbrachten viel Zeit damit, Unterlagen zu suchen, oder sie waren auf viele andere Arten unorganisiert, und es entwickelte sich zu meiner Hauptaufgabe, ihnen nicht beim Erreichen ihrer Marketing- oder Vertriebsziele zu helfen, sondern dabei, sich vernünftig zu organisieren.
Es gelang mir schnell, einen Kundenstamm aufzubauen. Einer meiner Kunden war ein Zweig der Svenska Handelsbanken, eine der profitabelsten Banken von Schweden. Sie beauftragten mich mit der Aufgabe, das Gesamtvolumen der Kundengelder auf Sparkonten zu erhöhen - ein klar messbares Resultat. Gemeinsam mit dem Managementteam und den Mitarbeitern erarbeitete ich einen Marketingplan. Dann aber kam der härtere Teil der Aufgabe: dafür zu sorgen, dass dieser Plan umgesetzt wurde.
Bei der Svenska Handelsbanken hielt eine Reihe von Dingen die Mitarbeiter davon ab, meinen Marketingplan umzusetzen. Zum Beispiel gehörte Job-Rot
Das Persönliche Effektivitäts-Programm:
Woran es fehlt
- Läuft Ihnen scheinbar dauernd die Zeit davon?
- Haben Sie manchmal das Gefühl, von Ihrer Arbeit erschlagen zu werden?
- Kommt es Ihnen meistens so vor, dass Sie bis zum Hals in Papierkram versinken?
- Wünschen Sie sich mehr Zeit für das, was Sie immer schon mal tun wollten?
- Machen Sie oft bis spät abends oder an den Wochenenden Überstunden, um nachzuholen, was Sie während der normalen Arbeitszeit nicht geschafft haben?
- Geraten Sie wegen unerledigter Aufgaben in Stress?
- Fällt es Ihnen schwer, eine Aufgabe abzulehnen?
- Vergeuden Sie Zeit bei Besprechungen?
- Bekommen Sie die Ineffizienz Ihrer Kollegen am eigenen Leib zu spüren?
- Können Sie sich kaum darauf konzentrieren, Ihr Leben beruflich und privat langfristig zu verbessern, weil Sie ständig überlastet sind oder Krisen meistern müssen?
- Fragen Sie sich manchmal, ob Sie am Arbeitsplatz und im Leben wirklich das erreichen, was Sie wollen?
- Wünschen Sie sich, dass bei all der Zeit und Mühe, die Sie in Ihre Arbeit stecken, mehr herauskommt?
- Würden Sie gern öfter ausspannen oder Urlaub machen?
Die meisten Menschen beantworten diese Fragen mit einem nachdrücklichen "Ja". Wenn es Ihnen genauso geht, machen Sie sich auf eine angenehme Überraschung gefasst: Sie können diese Probleme bewältigen. Sie können das erreichen, was Ihnen beruflich und privat am wichtigsten ist, und trotzdem noch Zeit für sich selbst, für Ihre Familie und für die Dinge finden, die Sie gern tun würden.
Die Wurzeln von PEP
In den frühen 1980er Jahren lebte ich in Schweden und leitete eine kleine Unternehmensberatung. Um neue Kunden zu gewinnen, entwickelte ich ein damals einzigartiges Vergütungssystem: Ich würde kein Honorar nehmen, bis mein Kunde messbare Resultate vorweisen konnte. In Verhandlungen mit potenziellen Kunden war es zentral festzulegen, was diese messbaren Resultate sein könnten. Da ich mich auf Marketing- und Vertriebsthemen spezialisiert hatte, konnte ich meinen Kunden in der Regel quantifizierbare Ziele vorschlagen, meist steigende Umsatz- oder Kundenzahlen.
Als nächstes musste ich für meinen Kunden Vertriebsstrategien entwickeln, die diese steigenden Umsatz- oder Kundenzahlen herbeiführten. Das war einfacher als erwartet: Ich musste nur die Verantwortlichen in den Unternehmen fragen, was sie tun würden, um die gewünschten Steigerungen herbeizuführen. In den meisten Fällen war ihnen klar, was zu tun war.
Ich entwickelte daraufhin einen Plan, der auf ihren Empfehlungen basierte. Und nun kommt das Interessante: In fast allen Fällen stellte ich, wenn ich wieder in das Unternehmen kam, fest, dass dieser Plan nicht umgesetzt worden war! Den Mitarbeitern fehlte die Zeit; sie hatten zu viele andere Aufgaben auf dem Tisch, Kollegen waren durch Urlaub oder Krankheit ausgefallen. Mir wurde schnell klar: Ich würde die Leute in den Unternehmen dazu bringen müssen, meinen Plan auch umzusetzen - oder ich würde niemals ein Honorar sehen. Die Angestellten waren in ihren täglichen Routinen gefangen, sie verbrachten viel Zeit damit, Unterlagen zu suchen, oder sie waren auf viele andere Arten unorganisiert, und es entwickelte sich zu meiner Hauptaufgabe, ihnen nicht beim Erreichen ihrer Marketing- oder Vertriebsziele zu helfen, sondern dabei, sich vernünftig zu organisieren.
Es gelang mir schnell, einen Kundenstamm aufzubauen. Einer meiner Kunden war ein Zweig der Svenska Handelsbanken, eine der profitabelsten Banken von Schweden. Sie beauftragten mich mit der Aufgabe, das Gesamtvolumen der Kundengelder auf Sparkonten zu erhöhen - ein klar messbares Resultat. Gemeinsam mit dem Managementteam und den Mitarbeitern erarbeitete ich einen Marketingplan. Dann aber kam der härtere Teil der Aufgabe: dafür zu sorgen, dass dieser Plan umgesetzt wurde.
Bei der Svenska Handelsbanken hielt eine Reihe von Dingen die Mitarbeiter davon ab, meinen Marketingplan umzusetzen. Zum Beispiel gehörte Job-Rot