Projektmanagement

2 Die DIN ISO 21500:2016-02

Das vorangegangene Kapitel hat die Grundlagen des Projektmanagements erläutert. Dabei wurde zudem bereits in die Grundstruktur der DIN ISO 21500:2016-02 eingeführt - entlang der verschiedenen, normspezifischen Prozess- und Themengruppen. Auf dieser Basis wird die relevante internationale Norm in diesem Kapitel nun detailliert analysiert und erklärt. Um die Anwendbarkeit der Norm in der Praxis zu erleichtern, werden die folgenden Ausführungen regelmäßig um Anwendungshilfen - in Form von praktischen Arbeitsvorlagen - ergänzt.

Ein wirksames Projektmanagement setzt voraus, dass alle Projektbeteiligten eine einheitliche Verständnisweise vom Begriff Projekt besitzen. Daher erfolgt in Abschnitt 2.1 zunächst eine Klärung der zentralen Begrifflichkeiten des Projektmanagements nach DIN ISO 21500:2016-02. Darauf aufbauend werden die 39 von der DIN ISO 21500:2016-02 identifizierten Projektmanagementprozesse den bereits in Kapitel 1 eingeführten Prozess- und Themengruppen der Norm zugeteilt und eingehend besprochen. Den fünf verschiedenen Prozessgruppen entsprechend wird hier eine Einteilung der je Prozessgruppe relevanten Prozesse in fünf zentrale Projektphasen vorgenommen. Diese Projektphasen der DIN ISO 21500:2016-02 werden in den jeweiligen Subkapiteln 2.2 - 2.6 vorgestellt.

2.1 Begriffe des Projektmanagements

Lernziele

In Kapitel 2.1 setzen Sie sich mit den verschiedenen Begrifflichkeiten des Projektmanagements auseinander. Nachdem Sie sich mit diesem Kapitel beschäftigt haben, sollen Sie die folgenden zentralen Begrifflichkeiten des Projektmanagements (nach DIN ISO 21500:201602) erklären können:

• Organisationsstrategie und deren Bezug zu Chancen und Nutzen,
• Projekt und Projektmanagement,
• Projektorganisation und Stakeholder,
• Projektumfeld,
• Projekt-Governance,
• Projektlebenszyklus,
• Betrieb.

Im Folgenden werden diese Kernbegriffe weiter erläutert.

In einem immer agiler werdenden Wettbewerbsumfeld ist die Ausrichtung der Organisationsstrategie von zentraler Bedeutung. Die Organisationsstrategie dient Organisationen als Basis: Hieran orientieren sich die Leistungen, die betrieblichen Prozesse und die unterschiedlichen Kennzahlen, die der Steuerung der Organisation dienen. Für die Ausgestaltung der Organisationsstrategie sind interne Aspekte wie die Vision, Mission und das Leitbild einer Organisation entscheidend. Zudem können auch externe Faktoren diesbezüglich handlungsleitend wirken. Projekte dienen Organisationen dabei stets als Mittel, um ihre langfristigen Ziele optimal zu erreichen.

Die DIN ISO 21500:2016-02 setzt die Strategie einer Organisation dabei in Bezug zu den folgenden zwei zentralen Aspekten:

• Ermittlung von Chancen,
• Realisierung des Nutzens.

Das Ziel eines Projektes besteht allgemein darin, ermittelte Chancen umzusetzen, um damit zur Generierung eines messbaren Nutzens für die Organisation beizutragen (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 226). Die Chancenauswahl einer Organisation wird dabei durch verschiedene Einflussfaktoren - maßgeblich durch das Erzielen eines Nutzens und das Beherrschen von Risiken - bestimmt (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 225). Organisationen sollten daher stets die Chancen mit dem antizipiert höchsten Nutzenpotenzial verfolgen.

Dieser Nutzen kann direkter monetärer Natur sein oder sich in Form neuer wirtschaftlicher Perspektiven darstellen. Zudem sind die Nutzen versprechenden Chancen aus einer Risikoperspektive zu bewerten. Eine Abwägung bezüglich dieser zwei Kriterien, Nutzenrealisierungspotenzial und Risiko, ist im Rahmen der Ermittlung und Auswahl von Chancen also wesentlich.

Die DIN ISO 21500:2016-02 illustriert die Chancen einer Organisation auf verschiedene Weise - zum Beispiel als neue Nachfrage auf dem Markt oder in Form neuer rechtlicher Anforderungen (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 226): Entsteht eine neue Nachfrage auf dem Markt, gilt es diese mit den eigenen Lieferobjekten, das heißt speziellen Produkten oder Dienstleistungen, zu befriedigen. Neue rechtliche Anforderungen hingegen können den eigenen Handlungsrahmen einer Organisation verändern und einer Organisation dadurch einen zusätzlichen Chancenraum eröffnen.

Bei der Ermittlung von Chancen kommt dem von einer Organisation für ein Projekt bestimmten Projektbeauftragten eine besonders verantwortungsvolle Rolle zu. Denn es obliegt dem Projektbeauftragten, eine nutzen- und risikoabwägende Bewertung der ermittelten Chancen vorzunehmen. Damit wird der Führung einer Organisation ein Hilfsmittel an die Hand gegeben, um im Rahmen ihrer strategischen Ziele Projektspezifische Entscheidungen zu treffen. Wird eine Übereinkunft der strategischen Ziele mit dem durch ein Projekt erwarteten realisierbaren Nutzen festgestellt, besitzen Organisationen einen Anreiz, in ein spezifisches Projekt zu investieren (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 226). Organisationen sollten dabei ausschließlich solche Projekte verfolgen, die die eruierten Chancen - unter Einbezug der strategischen Ziele - in substantiellen Nutzen umwandeln können.

Ausgehend von der bereits im vorigen Kapitel dargestellten Verständnisweise des Begriffs Projekt vollzieht die Norm DIN ISO 21500:2016-02 den Übergang zum Begriff Projektmanagement, indem sie diesen wie folgt definiert (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 225):

Merke

Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken [.] in einem Projekt. Es umfasst das [.] Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus.

Die Normdefinition des Begriffs Projektmanagement stellt eine gute Basis dar, um den grundsätzlichen Charakter des Projektmanagements zu erfassen: Die Umsetzung des Projektmanagements einer Organisation erfolgt in Form verschiedener Prozesse: Jeder einzelnen Phase des Projektlebenszyklus sind dabei spezifische Lieferobjekte zuzuweisen. Deren Verfasstheit ist während des Projektes kontinuierlich zu überprüfen, um den Anforderungen der im Projektkontext relevanten Parteien (Projektauftraggeber und anderer Stakeholder) gerecht zu werden (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 225).

Die skizzierten Empfehlungen setzen voraus, dass die Organisation ihre Projektorganisation sowie die Stakeholder des jeweiligen Projektes im Vorfeld des Projektstarts identifiziert. Die Rollen, Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflichten der Stakeholder, die im Rahmen der Projektorganisation bestimmt und bekannt gegeben werden, orientieren sich dabei an der Organisation selbst und ihren Projektzielen. Der Terminus Projektorganisation ist dabei von zentraler Bedeutung; er erfährt durch die Norm eine explizite Definition: Die Projektorganisation zeigt die zeitlich befristete Struktur der Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektes; diese Struktur ist möglichst früh zu definieren und den Stakeholdern im Anschluss mitzuteilen (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 228). Im Rahmen der Projektorganisation werden den Projektbeteiligten üblicherweise verschiedene Aufgaben mit unterschiedlich hohem Verantwortungsgrad zugewiesen. Für Organisationen ist es deshalb von wesentlicher Bedeutung, dass die diversen Aufgabenzuteilungen bereits zu Projektbeginn klar und eindeutig kommuniziert werden. Nach DIN ISO 21500:2016-02 können folgende Rollen und Verantwortlichkeiten erfasst werden (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 229):

• Projektmanager:
  • führt und managt die Vorgänge der Organisation im Rahmen des Projektes,
  • ist dafür verantwortlich, dass die Projektziele erreicht werden.
• Kernteam:
  • unterstützt den Projektmanager bei seinen Tätigkeiten.
• Projektteam:
  • ist für die operative Ausführung der Projektvorgänge verantwortlich.

Dem Projektmanager wird die höchste Verantwortung zuteil. Denn er übernimmt die Führung und das Management der Projektvorgänge und ist für die Erreichung der Projektziele - entsprechend der strategischen Ziele der Organisation - verantwortlich (DIN Deutsches Institut für Normung 2016, S. 226). Dem Projektmanager wird somit regelmäßig ein maßgeblicher Anteil an einer erfolgreichen Abwicklung eines Projektvorhabens zugeschrieben, gleichzeitig zeichnet er jedoch auch primär verantwortlich für das etwaige Scheitern eines Projektes. Im Rahmen seiner Tätigkeiten wird der Projektmanager vom Kernteam des Projektes unterstützt. Für die Ausführung der verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Projektes ist das Projektteam verantwortlich. Das Projektteam wird zeitlich befristet...