Grosser, T: Grundlagen Projektmanagement - Theoriebuch

Der umfassende Einstieg
 
 
Böhm Bildungsmedien AG (Verlag)
  • 1. Auflage
  • |
  • erschienen am 4. Januar 2017
  • |
  • 142 Seiten
 
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978-3-906248-18-9 (ISBN)
 
Ein Projekt beginnt mit einer Idee, die sukzessive verfeinert und detaillierter geplant wird. Es folgt die Durchführungsphase, die gesteuert, überwacht und dokumentiert wird.
  • Deutsch
  • Basel
  • |
  • Schweiz
  • 6,19 MB
978-3-906248-18-9 (9783906248189)
3906248186 (3906248186)
weitere Ausgaben werden ermittelt
Dipl. Wirtschaftsinformatiker HF, Ausbilder mit eidg. Fachausweis IT-Grundausbildung als Application Engineer und IT-Projektmanager. Danach Konzeption und Dokumentation von Informatik-Ausbildungskursen mit den Schwerpunkten Systemsicherheit, Datensicherung, Datenkomprimierung und Datenverschlüsselung. Unterrichtet daneben an verschiedenen Informatikschulen (IFA, WISS und ZLI) in den Bereichen System-, Daten-, Qualitäts-, Projekt- und Service-Management sowie Business Engineering.
Teil A zeigt Ihnen die Notwendigkeit des Projektmanagements auf. Sie lernen die Definition eines Projektes und die unterschiedlichen Projektarten kennen. Im Teil B wird die Projektaufbauorganisation behandelt. Sie erfahren, welche Rollen in einem Projekt beteiligt sind und wie ein Projekt in eine bestehende Organisation eingegliedert werden kann. Teil C erklärt Ihnen, wie ein Projekt entsteht und initialisiert werden muss. Im Teil D lernen Sie, ein Projekt von A bis Z zu planen. Dabei werden verschiedene Aspekte wie Abläufe, Personalressourcen sowie Finanzen erörtert. Teil E stellt Ihnen den Einsatz geeigneter Vorgehensmodelle und Phasenpläne vor. Im Teil F lernen Sie, wie ein Projekt überwacht und geführt und wie ein Informations- und Dokumentationsmanagement integriert wird. Teil G kümmert sich um den Abschluss des Projektes. Sie erfahren, wie ein Projekt abgeschlossen und dokumentiert wird."

Teil A Grundlagen

Einleitung

Projekte zu leiten (Projektmanagement), ist eine der interessantesten Aufgaben. Projektleitung beinhaltet den Umgang mit Menschen aus den unterschiedlichsten Bereichen (Kunden, Lieferanten, Vorgesetzte und Mitarbeiter, Behörden usw.), verbunden mit oftmals unterschiedlichsten Anforderungen und Vorstellungen. Diese Kombination und die Einmaligkeit von Projekten in ihrer Gesamtheit verhindern das Abgleiten in Routinetätigkeit und eröffnen Perspektiven auf eine Vielzahl interessanter Aufgaben.

In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über die Bedeutung von Projekten. Sie lernen den Begriff «Projekt» kennen. Ausserdem erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten von Projekten.

1 Bedeutung des Projektmanagements

Stellen Sie sich ein Restaurant vor, welches pro Mittagszeit hundert Menüs kocht. Von diesen 100 Menüs können lediglich 16 gegessen werden. Das heisst, das Essen ist warm und schmeckt vorzüglich. 31 Menüs hingegen sind ungeniessbar. 53 Menüs sind entweder kalt, versalzen oder haben sonstige Mängel.

Würden Sie noch in dieses Restaurant essen gehen? Wie sehen Sie die Zukunftschancen dieses Restaurants?

1.1 Heutiger Projekterfolg

Doch genau in diesem Verhältnis werden Projekte abgeschlossen. Nach einer Studie der Standish Group teilt sich der Erfolg bei Projekten wie folgt auf:

16% aller Projekte sind erfolgreich. Das heisst, dass die definierten Ziele erreicht sowie die Dauer und die Kosten eingehalten wurden. 31 % der Projekte werden abgebrochen und 53% aller Projekte werden mit Einschränkungen abgeschlossen. Eine Einschränkung liegt dann vor, wenn die vereinbarten Ziele nicht erreicht sind, die Qualität verfehlt, der Termin oder die Kosten überschritten sind.

Abbildung 1: Erfolgsquote bei Projekten

In den meisten Fällen sind schlechte Planungen und ein fehlendes Projektmanagement für diese schlechten Zahlen verantwortlich.

1.2 Einsatz von Projektmanagement

Ein Grossteil der immer komplexer werdenden Aufgaben in grossen, mittleren und auch kleineren Unternehmen werden heute als Projekt abgewickelt. Projektmanagement hat sich weltweit zu einer der wichtigsten Methoden der Steuerung von Veränderungen entwickelt, sei es intern im Unternehmen selbst oder gar als eigentliche Dienstleistung gegenüber potenziellen Kunden.

Effektives und effizientes Projektmanagement ist einer der massgeblichen Faktoren für geschäftlichen Erfolg und aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Es gibt aber kaum eine andere Tätigkeit, die so vielseitig ist und so hohe Anforderungen an die fachliche, methodische und vor allem auch an die soziale Kompetenz aller Beteiligten stellt.

Der Erfolg eines Projekts resultiert nicht primär aus der umfassenden Kenntnis vieler Einzelmethoden. Wichtiger für das Gelingen eines Projektes sind die hohe Einbindung der Beteiligten, die klare und realistische Zielsetzung sowie die daran ausgerichtete, zügige Durchführung.

So ist auch Projektmanagement ein wichtiger Bestandteil der SE-Philosophie, welche von Projektmanagement und vielen unterschiedlichen Techniken des Projektmanagements unterstützt wird.

Abbildung 2: SE-Männchen

2 Projektdefinition

Der Begriff «Projekt» wird in der Umgangssprache sehr oft verwendet. Erhält man eine etwas grössere Aufgabe, spricht man sofort von einem Projekt. Doch nicht alle erhaltenen Aufgaben sind auch Projekte.

2.1 Projekt

Die DIN (Deutsche Industrie Norm) 69901 definiert ein Projekt folgendermassen:

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.

Aus der Definition ist erkennbar, dass Projekte immer etwas Zusätzliches und Besonderes in einer Linienorganisation sind. Sie erfordern jeweils spezielle Regelungen und unterliegen in vielen Fällen nicht den starren Prozessen einer Organisation, damit rascher und flexibler gehandelt werden kann. Ausserdem sind mehrere Stellen und Personen im Projekt selber oder von den Ergebnissen aus dem Projekt involviert.

Ein Projekt umfasst unter anderem die folgenden Merkmale:

Merkmal

Beschreibung

Zeitbegrenzt

Ein Projekt hat immer einen Start und ein bereits definiertes Ende. Die zur Verfügung stehende Zeit wird zu Beginn des Projektes definiert.

Beschränkte Ressourcen

Bei einem Projekt werden die Ressourcen (finanzielle Mittel, Projektmitarbeiter) zu Beginn des Projektes zugeteilt. Das Einhalten dieser Ressourcen ist ein wichtiges Ziel des Projektes.

Neuartig

Bei einem Projekt handelt es sich immer um etwas Neues, was in einem Unternehmen in dieser Art noch nicht durchgeführt wurde.

Komplex

Ein Projekt ist im Umfang und in der Problemstellung komplex.

Abteilungsübergreifend, viele Betroffene

Beim Ausarbeiten des Projektes sind viele Personen involviert. Diese Rollen sind im Kapitel 4.3 näher beschrieben. Das Projektergebnis beeinflusst in der Regel ebenfalls mehrere Mitarbeiter.

Tabelle 1: Projektmerkmale

2.2 Erfolgsfaktoren im Projekt

Damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen die fünf Erfolgsfaktoren beachtet werden:

Projektmanagement-Funktion

Projektteam-Umwelt

Abwicklungsinstrumente

Personen

Organisation

Abbildung 3: Erfolgsfaktoren

2.2.1 Projektmanagement-Funktion

Unter Projektmanagement-Funktion versteht man die Organisation rund um das Projekt, wie zum Beispiel Dokumentationen, Schulungen, Informationssysteme, Sachmittelverbrauch usw.

Oftmals entsteht Widerstand gegen die hohen Kosten, die ein aktives Projektmanagement verursacht, da man den Nutzen einer guten Organisation nicht direkt messen kann.

Je komplexer und grösser ein Projekt ist, umso mehr spielt dieser Managementfaktor eine Rolle. Um ein aktives und gutes Projektmanagement verfolgen zu können, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

Die Geschäftsleitung muss der Projektstartphase die grösste Beachtung schenken.

Die saubere Aufbereitung der Entscheidungsunterlagen, der Dokumentationen sowie der Ergebnisse ist ebenso wichtig wie ein geordnetes Berichtswesen.

Der Planungsumfang muss der Aufgabenstellung und der Projektgrösse angepasst sein.

In jedem Projekt müssen zweckmässige Kontrollen durch die Projektträgerinstanz stattfmden.

2.2.2 Projektteam-Umwelt

Die Integration der Umwelt in das Projekt kann einen grossen Einfluss auf den Projekterfolg haben. Zur Umwelt gehören unter vielen der Auftraggeber, aber auch die zukünftigen Nutzer. Damit man von diesen Umweltangehörigen die volle Unterstützung bekommt, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Die zukünftigen Nutzer müssen ins Projekt integriert werden.

Durch rechtzeitige, vollständige Information und Koordination ist die Mitarbeit der direkt oder indirekt Betroffenen zu fördern.

Der Auftraggeber muss stets informiert werden.

2.2.3 Abwicklungsinstrumente

Mit den Abwicklungsinstrumenten sind Hilfsmittel gemeint, welche die Organisation von Projekten vereinfachen. Darunter fallen spezielle Projektsoftware, E-Mail für die gemeinsame Kommunikation sowie eventuelle gemeinsame Laufwerke.

2.2.4 Personen

Ein sehr wichtiger Bestandteil neben der Technik ist der Mensch. Damit ein Projekt erfolgreich ist, braucht es den vollen Einsatz und das Fachwissen der Projektmitarbeiter. Dazu sollten folgende Punkte beachtet werden:

Der Projektleiter muss über genügend Methoden-, Fach- und Betriebskenntnisse verfügen, um diese mit HiIfe seiner guten Führungsqualitäten umsetzen zu können.

Die Projektmitarbeiter müssen sich selbst immer wieder von neuem motivieren können.

Konflikte müssen frühzeitig erkannt werden.

2.2.5 Organisation

Ein Projekt muss unbürokratisch organisiert sein. Die Organisation muss jedoch Stabilität aus- weisen. Nur der Projektleiter darf personelle Veränderungen vornehmen. Jeder Projektbeteiligte verfügt über seine entsprechenden Aufgaben, Kompetenzen sowie seine Verantwortung.

2.3 Projektmanagement

Der Erfolg eines Projektes wird von den drei Zielvorgaben Zeit, Kosten und Leistung bestimmt. Alle drei Zielgrössen beeinflussen sich gegenseitig. Sie bilden konkurrierende Beziehungen, ein so...

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