Teamwork, Collaboration, Homeoffice? Mit diesem verständlichen und umfassenden Einstieg setzen Sie Microsoft Teams gekonnt in vollem Umfang ein. Schritt für Schritt lernen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der Software kennen - damit Sie sicher mit Ihren Kollegen in Kontakt treten. Vom einfachen Chat über größere Videokonferenzen und Aufgabeneinteilungen bis hin zur gemeinsamen Arbeit an Dateien. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Homeoffice professionell und effizient gestalten. Nicole Enders gibt Ihnen wertvolle Tipps und Tricks für die tägliche Arbeit mit Microsoft Teams an die Hand.
Aus dem Inhalt:
- Richtig starten: Was ist und was kann Microsoft Teams?
- Teams einrichten
- Mit Kollegen chatten und telefonieren
- Dokumente teilen
- Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
- Homeoffice effizient gestalten
- Ein gemeinsames Aufgabenboard für die Teamarbeit
- Teamarbeit übersichtlich gestalten
- Produktive Besprechungen durchführen
- Aufbau und Integration eines Intranets für die Teamarbeit
- Governance - den Überblick über die Teamarbeit behalten
- Microsoft Teams im Bildungssektor
- Microsoft Teams im privaten Umfeld
- Das Zusammenspiel mit anderen Microsoft-365-Diensten
Nicole Enders ist Modern-Workplace-Expertin und arbeitet bei der CONET Solutions GmbH als Teamleiterin im Bereich Cloud Workplace Solutions. Als MVP für Office Apps & Services teilt Sie ihr Wissen auf zahlreichen Events, ihrem persönlichen Blog sowie in ihren Büchern.
Seit 2007 setzt sie sich als Beraterin und Entwicklerin mit den Anforderungen an effiziente Zusammenarbeit in Unternehmen auseinander. Von den Vorteilen, die Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Teams und die Power Platform) für die gemeinsame Arbeit bietet, ist sie überzeugt.
Gemeinsam mit ihren Kunden kombiniert sie bewährte Standardprodukte aus dieser Produktpalette und passt sie mithilfe von diversen Entwicklungswerkzeugen an. So entstehen individuell auf die Kunden zugeschnittene Arbeitsumgebungen für Social Intranet, Modern Workplace und Collaboration. Sie ist eine absolute Teams-Expertin.
1 Einstieg in Microsoft Teams
Möchten Sie lernen, wie Microsoft Teams Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen kann und wie Sie die verschiedenen Funktionen am sinnvollsten einsetzen können? Dann ist dieses Buch genau für Sie gedacht. In diesem Kapitel gehe ich auf die gängigsten Einsatzszenarien und die ersten Schritte bei der Einrichtung Ihrer persönlichen Einstellungen ein. In späteren Kapiteln lernen Sie dann unter anderem, wie Sie chatten, Teamräume nutzen oder Online-Besprechungen effektiv gestalten können.
»Nichts ist so beständig wie der Wandel.« (Heraklit von Ephesus, 535-475 v. Chr.)
Die Anforderungen an Ihre Arbeit verändern sich stetig. Und so ändern sich auch die Anforderungen an die von Ihnen im Arbeitsalltag verwendeten Tools. Microsoft ist bestrebt, möglichst zeitnah auf neue oder geänderte Wünsche einzugehen und somit ist Microsoft Teams ein Tool, das sich stetig verändert. Daher kann es - je nachdem wann Sie dieses Buch lesen - sein, dass Sie weitere in der Zwischenzeit hinzugekommene Funktionen entdecken. Auch können sich Menüpunkte teilweise an einer anderen Stelle als hier beschrieben befinden.
Die Grundfunktionen und der primäre Einsatzzweck von Microsoft Teams werden sich allerdings nicht verändern, sodass Sie auch viele Monate nach dem Erscheinungsdatum mit diesem Buch den perfekten Einstieg in die digitale Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen finden werden.
1.1 Sinn und Zweck - was ist Microsoft Teams?
Könnte Microsoft Teams die Lösung sein, die Sie in der Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen, Kunden und Partnern unterstützt? Können Sie damit aus dem Homeoffice heraus in Kontakt mit anderen Menschen bleiben, und können Ihre Kinder darüber von zu Hause aus unterrichtet werden? Und gibt es eine Unterstützung für die sogenannten First Line Worker?
Ich lehne mich mal aus dem Fenster und antworte mit »ja«. Microsoft Teams ist eine App, die von Microsoft im Rahmen eines Microsoft-365-Abonnements angeboten wird und für verschiedene Zwecke eingesetzt werden kann, wie zum Beispiel:
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Instant-Messaging/Chat
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(Video-)Telefonie
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Projektarbeit (Besprechungen, Dokumente und Aufgaben)
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Informationsaustausch innerhalb einer Organisationseinheit
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Communitys/Arbeitsgruppen
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Zusammenarbeit mit externen Personen
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Firmenveranstaltungen
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digitales Lernen
Ich gehe nun auf einige der Möglichkeiten detaillierter ein, damit Sie schon einmal ein Gefühl dafür bekommen, was Sie in diesem Buch erwartet.
1.1.1 Mit einem Kollegen chatten
Alles beginnt mit einem Gespräch, und im privaten Umfeld haben sich verschiedene Instant-Messaging- bzw. Chat-Apps längst etabliert. Im beruflichen Umfeld kann Microsoft Teams zum Chatten verwendet werden. Anstelle einer E-Mail können Sie der gewünschten Person nun eine Nachricht über den Chat senden und sich mit ihr austauschen. Einen Chat nutzen Sie in der Regel, wenn Sie auch einige Zeit auf die Antwort warten können. Denn bei einem Chat handelt es sich um ein asynchrones Kommunikationsmittel; das bedeutet, Ihr Gesprächspartner liest die Nachricht vielleicht erst wesentlich später. Diese Art der Kommunikation eignet sich gut, wenn Sie nur begrenzte gemeinsame freie Zeitabschnitte haben und in der Zwischenzeit dennoch eine Unterhaltung führen möchten. So kann jeder von Ihnen dann antworten, wenn er gerade Zeit hat. In Abschnitt 2.1 ff. finden Sie weitere Informationen zu diesem Einsatzszenario.
1.1.2 Weitere Personen in den Chat holen
Sollten Sie in einer Unterhaltung das Gefühl haben, dass Ihnen eine oder mehrere weitere Personen weiterhelfen können, so können Sie diese einfach zu Ihrem Chat einladen und nun gemeinsam das Gespräch fortführen. Die neu eingeladenen Personen haben keinen Zugriff auf den bisher geführten Chat und müssen von Ihnen evtl. erst einmal inhaltlich abgeholt werden. Dafür können Sie und Ihr bisher alleiniger Gesprächspartner sich jedoch sicher sein, dass keine explizit nur zwischen Ihnen beiden vertraulich ausgetauschten Informationen anderen Personen zugänglich gemacht werden. In Abschnitt 2.1.6 gehe ich im Detail auf die Möglichkeiten ein.
1.1.3 Mit Kollegen telefonieren (mit/ohne Kamera)
Während eine Unterhaltung mittels eines Chats asynchron und somit zeitversetzt erfolgen kann, ist es in vielen Fällen einfacher, direkt mit einer anderen Person zu sprechen. Sie können aus einem Chat heraus die gewünschte Person oder bei einem Gruppenchat auch die gesamte Gruppe anrufen und so ein Telefonat mit ihnen führen (siehe Abschnitt 2.3). Dabei können Sie entscheiden, ob es sich um einen Audioanruf oder einen Videoanruf handeln soll. Die Entscheidung, ob die Kamera aktiviert wird oder nicht, obliegt dabei jedem einzelnen Teilnehmer. Bei aktivierter Kamera lassen sich Besprechungen fast so durchführen, als würde man gemeinsam in einem Raum sitzen.
1.1.4 Remote unterstützen mittels Bildschirmfreigabe
Wenn Sie Hilfe benötigen und ein Kollege beispielsweise sich ein Verhalten auf Ihrem Rechner anschauen soll oder wenn Sie ein Arbeitsergebnis präsentieren möchten, können Sie wie in Abschnitt 2.3.2 beschrieben hierfür Ihren Bildschirm freigeben. Sie können eine Bildschirmfreigabe jederzeit aus einem Chat heraus oder innerhalb eines Telefonats oder einer Besprechung beginnen. Während der Bildschirmfreigabe können Sie sogar die Steuerung der Maus und der Tastatur an einen Ihrer Gesprächspartner übergeben und sich somit noch besser helfen lassen.
1.1.5 Im Team gemeinsam Dokumente bearbeiten, Aufgaben verwalten und Informationen austauschen
Zu Beginn einer Zusammenarbeit werden Sie vielleicht einen Chat bzw. einen Gruppenchat nutzen. Wenn Sie über die Zeit hinweg allerdings irgendwann feststellen, dass diese Art der Zusammenarbeit langfristig angelegt ist, sollten Sie ein Team anlegen und sich dort organisieren. Sie können einen solchen virtuellen Arbeitsraum nutzen, um
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Dokumente zentral abzulegen,
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gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten (gleichzeitig),
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über ein zentrales Aufgabenboard Ihre Aufgaben innerhalb des Teams abzustimmen sowie
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verschiedenste Informationen innerhalb des Teams auszutauschen.
Ein solcher Teamraum ist schnell angelegt und kann von Ihnen sowie den weiteren Teammitgliedern an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Jeder Teamraum kann somit etwas anders aussehen, wobei der generelle Aufbau und die angebotenen Funktionen überall dieselben sind. In Kapitel 3, Kapitel 4 und Kapitel 5 gehe ich auf die vielfältigen Möglichkeiten näher ein.
1.1.6 Besprechungen planen, durchführen und aufzeichnen
Sie können mit Microsoft Teams außerdem wie in Kapitel 6 beschrieben Online-Besprechungen durchführen. Dabei wird zwischen spontan angesetzten Besprechungen und geplanten Besprechungen unterschieden. Eine spontane Besprechung wird auch als Sofortbesprechung bezeichnet. Sie kann aus einem privaten Chat oder aus der Unterhaltung innerhalb eines Teams gestartet werden. Wenn sich beispielsweise im Rahmen eines Chats der Bedarf an einem direkten Austausch ergibt, kann somit ein Anruf gestartet und das entsprechende Thema besprochen werden. Sollte die Klärung des Themas nicht ganz so dringend sein, kann auch an dieser Stelle ein Termin für die Besprechung festgelegt und somit eine Besprechung geplant werden. Eine geplante Besprechung finden Sie auch in Ihrem Kalender wieder, über den Sie ebenfalls Besprechungen planen können.
Sie können verschiedene Arten von Besprechungen planen
Je nach den Einstellungen in Ihrem Tenant können Sie zwei verschiedene Arten von Besprechungen planen. Bei der einen Option handelt es sich um eine gewöhnliche Besprechung, in der alle Teilnehmer gleichermaßen berechtigt sind, zu sprechen und Inhalte freizugeben. Diese Art von Besprechung ermöglicht es jedem Teilnehmer, sich an dem Gespräch zu beteiligen und Informationen mit den anderen Teilnehmern zu teilen.
Die zweite Option nennt sich Liveereignis und sollte in den Fällen verwendet werden, in denen Sie nur eine sehr...
»Microsoft Teams - Die verständliche Anleitung ist ein umfassender, leicht verständlicher Ratgeber für alle, die Teams im Unternehmen oder im Bildungssektor nutzen wollen.«
(Paules-PC-Forum)
»Leicht verständliches Standardwerk, schnelle Hilfe bei allen Fragen rund um die Plattform!«
(Akademie Druck + Medien Nord-West e.V.)
»Die verständliche Sprache, die mehrfarbige Struktur und der reichliche Einsatz von Bildern machen es zum nützlichen Leitfaden für Einsteiger:innen in MS Teams.«
(ToolBlog - Dr. Stephan List)
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(Website Boosting)
