Zeugnisse und Referenzschreiben

Was ist bei der Erstellung des Zeugnisses konkret zu tun? Wer ist für welche Arbeitsschritte zuständig? Und bis wann müssen die einzelnen Schritte ausgeführt worden sein?Sie finden in der Ablaufcheckliste alle notwendigen Schritte am zeitlichen Ablauf orientiert aufgelistet. So können Sie die Zeugniserstellung im Voraus planen und koordinieren. Die Ablaufcheckliste ist ebenfalls auf der CD-ROM enthalten. Sie können sie ausdrucken oder direkt an Ihrem PC weiter bearbeiten.1.1 WER IST AN DER ERSTELLUNG DES AUSBILDUNGSZEUGNISSES BETEILIGT?DIE PERSONALABTEILUNGDie Personalabteilung bzw. die Personalreferentin oder der Personalreferent haben den wichtigsten Part bei der Zeugniserstellung. Von hier aus wird der gesamte Ablauf gesteuert und darauf geachtet, dass fehlende Daten eingehen sowie Termine eingehalten werden. Die Personalabteilung teilt den Bewertungsbogen zum Ankreuzen aus, fordert ihn zurück, vergleicht die Daten und erstellt dann daraus das Zeugnis.Anders sieht es aus, wenn Sie in einer kleinen Firma arbeiten, die keine/n Personalreferenten/in hat. Dann liegt die Verantwortung für das Zeugnis beim Ausbilder bzw. Fachvorgesetzten. In diesem Fall empfiehlt es sich, Aufgaben an diese Mitarbeiter zu delegieren.DER AUSBILDERDer Ausbilder ist vor allem gefragt, wenn es um die Zusammenstellung der Tätigkeitsbeschreibung, die Bewertung der Leistung des Auszubildenden und um das Mitarbeitergespräch geht. Wenn es keinen Personalreferenten gibt, muss der Ausbilder dessen Aufgaben bei der Zeugniserstellung übernehmen.DER AUSZUBILDENDEDer Auszubildende ist mindestens gefragt, das Zeugnis durchzusehen und Änderungen anzumelden. Durch seine vorherige Einbindung wird möglichen späteren Auseinandersetzungen wirksam vorgebeugt.DER GESCHÄFTSFÜHRERDer Geschäftsführer oder der Unterschriftsberechtigte liest das Zeugnis durch und fordert eventuell noch einige kleinere Korrekturen. Wichtig aber ist, dass er das Zeugnis unterschreibt.1.2 ZEITPLANUNG MIT DER ABLAUFCHECKLISTEDer Auszubildende sollte sein Zeugnis möglichst am letzten Arbeitstag erhalten. Und da so ein Zeugnis etliche Stationen zu durchlaufen hat, bis es fertig ist, verstreicht die Zeit bis zum letzten Arbeitstag schnell. Damit es aber trotzdem klappt, bieten wir Ihnen eine Ablaufcheckliste an, die Sie am Ende dieses Kapitels finden.Die Ablaufcheckliste unterstützt Sie bei der Erstellung des Zeugnisses, indem sie daran erinnert, wann welche Aufgaben und von wem zu erledigen sind. So haben Sie nicht nur die knappe Zeit im Blick, sondern können auch auf die Qualität des Zeugnisses Rücksicht nehmen und auf die positive Erfahrung des Auszubildenden zurückgreifen.Die Ablaufcheckliste sagt Ihnen nicht nur, was wann von wem getan werden muss, sondern verweist Sie auch auf alle weiteren Arbeitsmittel im Buch und auf der CD-ROM, die Sie direkt einsetzen können.SO ARBEITEN SIE MIT DER ABLAUFCHECKLISTEDrucken Sie die Ablaufcheckliste von der CD-ROM aus oder bearbeiten Sie diese direkt an Ihrem PC. Füllen Sie zunächst aus, für wen das Zeugnis erstellt wird und welche Personalreferenten und Ausbilder/Fachvorgesetzte für die Erstellung verantwortlich sind. Bestimmen sie dann den zeitlichen Ablauf in 14 vorgegebenen Arbeitsschritten bis zur Aushändigung und Archivierung des Zeugnisses. Tragen Sie dazu die einzelnen Termine rückwärts, beginnend mit dem letzten Arbeitstag des Auszubildenden, in die Spalte oberhalb des Zeitstrahls ein. Wenn der letzte Arbeitstag der 21. Mai ist, so tragen Sie bei "eine Woche vor dem letzten Arbeitstag" den 14. Mai ein usw. Anhand des so erstellten Terminplans können Sie jederzeit überblicken, was gerade ansteht.